Как правильно оформлять копию трудовой книжки для банка

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформлять копию трудовой книжки для банка». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Как заверить трудовую книжку для банка? Трудовая книжка представляет собой документ, который содержит историю рабочей деятельности гражданина. В ней указываются данные о человеке, на которого она заведена (ABJ, дата и год рождения), о его образовании (например, высшее, среднее профессиональное и так далее), профессии и специальности. Заводят заверенную копию трудовой книжки (для банка) работнику на его первом месте работы отделом кадров. Платить за ее изготовление не нужно. В документ вносятся данные о поступлении на должность, переводе на другую позицию, присвоении классного чина, увольнении и другие. Каждая запись заверяется подписью человека, отвечающего за кадровое делопроизводство. Запись о прекращении отношений с работодателем обязательно удостоверяется личной подписью сотрудника.

Понятие данного документа

Дело в том, что согласно действующему российскому законодательству, работодатель обязан хранить труд.книжку у себя на предприятии в течение всего периода времени, пока сотрудник работает у него. Хранится документ, чаще всего, в головном офисе.

И в том же законодательстве указано, что если сотруднику требуется получить данный документ, то он может быть выдан в виде заверенной копии. Основное ее отличие от дубликата состоит в том, что копия верна только при наличии оригинала, и ни в коем случае не заменяет его.

Работодателю дается 3 рабочих дня на то, чтобы выдать работнику требуемую бумагу со всеми необходимыми подписями и печатями, в противном случае можно подать в суд, и вашему начальству будет грозить административная ответственность.

Подчеркнем, то получение копии трудовых документов – это безвозмездная услуга, которая должна оказываться бесплатно.

Требования к оформлению

• Все листы, начиная с первого разворота должны быть отксерены, если есть нечитаемые записи – их можно набрать на компьютере. Не допускаются полосы, подчистки и исправления,
• Каждый лист заверяется требованиям, которые находятся в Правилах Госстандарта и Указе ПВС 9779-Х. Внизу каждой страницы должна иметься надпись «Копия верна», а также ФИО кто заверил (фамилия и инициалы), должность заверяющего (например, главный бухгалтер или директор), когда заверил, и подпись проверяющего,
• Внизу каждого листа обязательно ставится печать. Важно: печать должна захватывать саму копию и подпись проверяющего. Делается она на ксерокопии, ни в коем случае нельзя ставить подпись в самой книжке!
• На последней странице с имеющимися данными о работнике должна быть запись: «Работает по настоящее время», ее номер, дата заверения, должность заверяющего, его инициалы с фамилией и подпись. Печать ставится на этом тексте, чтобы «захватить» её, а также внизу ксерокопии.

Как получить копию трудовой книжки?

Общеизвестно, что пока человек числится сотрудником предприятия, выносить трудовую книжку за его пределы запрещено законодательством. Поэтому когда необходимо засвидетельствовать наличие постоянного места работы, первое, что нужно сделать, – письменно обратиться к начальнику отдела кадров с просьбой о предоставлении заверенной копии документа с целью получения кредита. Если штат сотрудников компании небольшой, то достаточно ограничиться устной просьбой.

В соответствии с п.7 постановления правительства РФ № 225 от 16.04.2003, работодателю дается 3 рабочих дня с момента подачи заявления, чтобы предоставить заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее.

Однако, чтобы иметь реальную юридическую силу, документ должен быть правильно заверен.

Для каких целей требуется заверять записи в трудовой

Чаще встречающимся органом, который запрашивает у гражданина предоставление копии своей трудовой, является банк, например, Сбербанк или иное кредитное учреждение.

Вам будет интересно:

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить

Они чаще всего делают это при следующей необходимости:

• Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
• Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
• Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
• Определить степень постоянства работы — клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
• Определить причины увольнения — в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.

Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта. Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет.

Документы для получения ипотечного кредита

Заемщику нужно будет предоставить следующие документы для получения ипотечного кредита:
• Паспорт. Ксерокопируем все страницы паспорта, «от корки до корки».

  Если откроем паспорт на последней странице и прочитаем пункт №6 Положения о паспортах, то там сказано, что «паспорт, в который внесены сведения отметки или записи, не предусмотренные настоящим Положением, является недействительным.». Сотрудникам различных служб банка нужно быть уверенным, что паспорта Заемщика и созаемщиков действительны. А поскольку банк паспорт «в живом виде» не видит, банк и требует ксерокопии всех страниц.

• Справка 2-НДФЛ с места работы (или с мест работы, если заемщик работает в нескольких местах). Как правильно, в соответствии с требованиями банков, оформить справку 2-НДФЛ я писал на другом своем сайте: ЗдесьЕсли документы подаете в несколько банков — готовите несколько заверенных копий трудовой книжки, по числу банков.
• Справка с места работы «по форме банка», если у заемщика есть доходы, не подтверждаемые по 2-НДФЛ. У разных банков разные формы таких справок.
• Копия трудовой книжки, заверенная работодателем. Как правильно заверять копию трудовой книжки, в соответствии с требованиями банков, я писал ЗдесьЕсли документы подаете в несколько банков — готовите несколько заверенных копий трудовой книжки, по числу банков.
• Если заемщик — молодой человек призывного возраста (до 27 лет), то потребуется или военный билет или приписное свидетельство и иные документы, подтверждающие то, по каким основаниям заемщику предоставляется отсрочка от Армии.
• Для женатых (замужних) потребуется свидетельство о браке. (Для тех, кто в разводе — соответственно, потребуется свидетельство о расторжении брака).
• Если заемщик брал кредиты, то нужны будут справки из банков-кредиторов о том, насколько исправно он платил по кредитам, не было ли просрочек, а также справке об остатке ссудной задолженности по действующим кредитам.
• Если у заемщика есть несовершеннолетние дети, в возрасте до 18 лет, то потребуются свидетельства о рождении детей.
• Водительские права или справки из ПНД (психо-невралогического диспансера) и НД (наркологического диспансера). Причем, в банк предоставляем оригиналы справок из ПНД и НД. Здесь также требуются пояснения: во многих диспансерах говорят, что банк — не является той организацией, для которой они должны выдавать справки. В свою очередь, если у заемщика нет водительских прав и он не может предоставить справки из диспансеров, то такого заемщика не рассматривают в банке. Как быть?

  Спорить с банком — бесполезно. Лучше попросить справки для получения водительских прав. Банку — не важно для какой организации Вы их берете: важно, что в справке написано. А написано должно быть или то, что Вы прошли обследование врача и отклонений от нормы не выявлено или, что Вы не состоите на учете в диспансере.

• Если заемщик — директор (коммерческий, финансовый, генеральный), то многие банки могут потребовать выписку из ЕГРЮЛ (Единого государственного реестра юридических лиц) или копию Устава, заверенную печатями фирмы. Это нужно для того, чтобы убедиться, что заемщик-директор не является (со)владельцем фирмы, которой руководит, поскольку для владельцев бизнеса — иные условия предоставления кредитов и более жесткие требования со стороны банков.
• Некоторые банки могут потребовать документы, что называется «из тумбочки»: дипломы, аттестаты, загран. паспорт, сведения об активах заемщика (например, документы на автомобиль, другое недвижимое имущество, акции и проч.) Документы об активах косвенно свидетельствуют о платежеспособности заемщика и, если у заемщика много имущества, это повышает его шансы на получение кредита.
• Дальше — заполняете анкету-заявление на получение ипотечного кредита по форме конкретного банка, подписываете ее, и вместе с остальным пакетом документов подаете в банк. Если учитываются доходы нескольких созаемщиков, то все названные выше документы нужно предоставить по каждому из заемщиков. Если документы для получения ипотечного кредита подаются в несколько банков — пакеты документов предоставляете по числу банков. Если документы подаете в банк самостоятельно, то оригиналы документов показываете сотрудникам банка, копии — оставляете (и так в каждый банк);

  если документы подаете пользуясь услугами ипотечного брокера — оригиналы показываете только брокеру.

Читать еще –>Перечень льготников по уплате налога на имуществоЗдесь мы не будем рассматривать, какие банк предъявляет требования к объекту недвижимости. Требования к объекту недвижимости, как к предмету залога, зависят от конкретного банка-кредитора. Список документов по объекту, в свою очередь, сильно зависит от того, что за объект является предметом залога: квартира, комната, коттедж, земельный участок. Также список документов зависит от «истории объекта»: принадлежит ли он продавцу по договору передачи, договору мены, договору дарения, наследству или по иным основаниям. У каждого документа есть свои особенности. Их достаточно много, и разобраться в них лучше доверить профессионалам: юристам или риэлторам. Здесь мы рассмотрим то, какие документы потребует банк от заемщика, чтобы банк мог убедиться в платежеспособности заемщика.

Можно ли взять ипотеку без трудовой книжки

Банк пойдет вам навстречу, если вы сможете подтвердить свою платежеспособность другими документами. Например, заключенные трудовые договора, наличие нескольких поручителей или письмо от работодателя помогут вам доказать уровень своей зарплаты. Если при этом вы являетесь владельцем банковского счета, на который вам стабильно поступает заработная плата, и сможете подтвердить эти поступления выпиской из банковского счета, то считайте, что предварительное одобрение у вас в кармане!

Основная причина заключается в недостаточном для выдачи кредита размере заработной платы заемщика. Банк рассчитывает идеальный размер вашего дохода по схеме: треть от суммы вашей заработной платы должно идти в счет погашения кредитной задолженности. Банк может одобрить кредит даже на условиях 50/50, то есть половину от ваших доходов придется отдавать банку. Это основное условие, которое должно выполняться, даже при отсутствии официального подтверждения ваших доходов.

Заверение в отделе кадров

Перед тем, как заверять копию трудовой книжки для банка, если она находится у работодателя, необходимо сделать следующее:

1. Для начала работнику необходимо обратиться в отдел кадров. Если организация небольшая, то заверить копию может человек, который ведет учет сотрудников. Это может быть главный бухгалтер или сам работодатель.
2. Важно снять копию всех страниц, которые заполнены, включая страницу, где указано последнее место работы. Каждый разворот должен находиться на отдельном листе формата А4.
3. На всех страницах копии работодатель должен поставить печать и отметку, что копия верна. Также важно проставить там дату и подпись руководителя. Надписи и печать должны располагаться таким образом, чтобы наполовину занимать копию, а другой половиной находиться на чистом листе.
4. Чтобы заверить трудовую книжку для банка, на последней странице копии следует поставить надпись «Работает по сегодняшний день».

Только такая копия будет принята любым банком и будет считаться достоверным документом, который подтверждает наличие места работы клиента. Эта процедура может занимать до трех рабочих дней. После получения копии на руки обязательно необходимо проверить все пункты. Копия имеет силу в течение одного месяца.

Как заверить трудовую для банка

Копия трудовой книжки для банка должна быть заверена соответствующим образом. Заявление на выдачу копии отдаётся в отдел кадров, там его рассматривают.
Оснований для отказа в законодательстве не предусмотрено. Поэтому, если сотрудник отдела кадров отказывает работнику в выдаче копии документа, отказ должен быть представлен в письменном виде и быть обоснован.

Причин для отказа быть не должно, поэтому сотрудник отдела кадров сразу же приступит к оформлению копии. Для этого он снимает копии со всех страниц документа, начиная с титульного листа. Копии делаются с помощью копировального аппарата. Можно сделать ксерокопию, а можно снять скан документа. И тот и другой вариант подходит для банка. После этого нужно скрепить все копии в порядке нумерации, как в оригинале. На каждом листе ставится печать организации. Особое внимание стоит обратить на печать! Это не простая печать «для документов» или «для пакетов», а основная печать предприятия, на которой указаны все основные сведения о нём.

Обязательно нужно написать на каждой странице «копия верна». Делает это ответственный сотрудник отдела кадров. Эту надпись он заверяет своей подписью, а рядом ставит расшифровку. Не стоит забывать, что нужно проставить и число, когда была выдана копия.
На последней странице копии делается запись, что данный сотрудник до сих пор работает в данной организации. Здесь указываются ФИО работника и его должность.

На ксерокопии трудовой, как и в любом другом документе должна быть указана дата оформления этого дубликата, этот момент очень важен, так как он является показателем достоверности данных, которые отражены на этих листах бумаги. Так, например, если работник запрашивает копию для предоставления в кредитную организацию, то сведения о трудоустройстве играют ключевую роль при принятии банком положительного или отрицательного решения для выдачи займа, обратившемуся клиенту.

Основная масса банков нашей страны устанавливает срок годности этой копии в один календарный месяц. Форма же проставления даты выдачи копии может быть любой: как цифрами, так и прописаны словами, нередко можно встретить и оформление в виде сочетания цифрового и словарного обозначения даты заверения ксерокопии трудовой.

Оформление трудовых книжек на сотрудников ИП

С 06 октября 2006 года Работодатель – физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника.

В соответствии с ч. 3 ст. 66, ст. 303, ст. 309 ТК РФ в редакции, действовавшей до вступления Закона № 90-ФЗ в силу – 06.10.2006 г., индивидуальные предприниматели не имели право вносить записи в трудовые книжки, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Таким образом, трудовая книжка, впервые заведенная ИП и имеющая записи о периоде работы у ИП до 06.10.2006 г., не является документом о трудовой деятельности и трудовом стаже, т.к. заведена и заполнена работодателем, не имеющим права заводить трудовые книжки и производить в них записи.

Записи, внесенные впоследствии в трудовую книжку, впервые оформленную у ИП до 06.10.2006 г., также не будут порождать правовых последствий, поскольку книжка заведена лицом, не имеющим на это право (такому работнику у нового работодателя следует завести новую трудовую книжку).

Если ИП внес записи о приеме и увольнении до 06.10.2006 г., то такие записи также не порождают никаких правовых последствий, т.е. не подтверждают трудовой стаж потенциального Клиента.

При рассмотрении документов потенциальных Клиентов, необходимо иметь в виду, что документом, подтверждающим стаж работы у ИП до 06.10.2006 г., являлся трудовой договор, который должен был быть зарегистрирован в органе местного самоуправления. Кроме того, стаж работы у лиц, работающих у ИП, также может подтверждаться справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы, справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации, выданными соответствующими отделениями Пенсионного фонда (см. Письмо Минтруда РФ от 04.02.1997 г. № 28-6).

В случае отсутствия в трудовой книжке записи о приеме на работу сотрудника к ИП, но наличия записи об увольнении сотрудника из ИП после вступления в силу ФЗ № 90-ФЗ от 30.06.2006 г., такая не должна приниматься во внимание в целях подтверждения трудовой деятельности и трудового стажа потенциального Клиента, т.к. при отсутствии записи о приеме на работу к ИП, запись об увольнении такого работника от ИП после 06.10.2006 г. не имеет основания.

В письме от 30.08.2006 г. № 5140-17 Минздравсоцразвития РФ рекомендует в трудовую книжку работника, работающего у ИП на момент вступления Закона № 90-ФЗ в силу, внести запись о приеме на работу со дня начала работы у данного ИП. Соответственно, при увольнении в трудовой книжке также производится запись об увольнении (тогда эта запись будет иметь основание). Исходя из рекомендаций Минздравсоцразвития РФ, можно сделать вывод о том, что запись о приеме на работу работника к ИП, внесенная до 06.10.2006 г., и запись об увольнении работника от ИП, внесенная после 06.10.2006 г., сделаны в соответствии с действующим законодательством РФ.

Как оформить копию трудовой книжки для банка?

Соответственно, если сотруднику требуется какой-либо документ, отданный при трудоустройстве или в последствии работодателю, обращаться следует в отдел кадров. Документ не может быть передан на руки по первому требованию – придется написать заявление (в свободной форме или по унифицированной форме, в зависимости от требований фирмы), содержащее:

• обращение на имя начальства, данные руководства;
• полное название компании;
• личные данные обратившегося с просьбой сотрудника;
• слово “Заявление” в центре страницы;
• суть просьбы и основания для выдачи копии трудовой книжки;
• дату, личную подпись.

1. Сотрудник органа должен снять ксерокопии с каждого разворота документа, включая титульный лист, затем скрепить распечатки, проставить на каждой скопированной странице печать (общая) компании.
2. Внизу каждой страницы ставится подпись, подтверждающая, что ксерокопия действительна. Сотрудник кадровой службы указывает также свои инициалы и должность.
3. На самой последней странице необходимо поставить дату, на которую копия была сделана, и написать, что работник, взявший ксерокопию, в данный момент по-прежнему трудоустроен в компании в указанной в документе должности.
4. Сотрудник кадровой службы подписывается под последними записями, ставит инициалы, дату, подпись, ставит печать.
5. Копия передается на подпись работодателю.

Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть ⇒ Образец заверенной в отделе кадров копии трудовой книжки.

• должен быть указан номер записи;
• должна быть фраза “работает в настоящее время”;
• печать организации (общая) должна стоять на каждом скопированном листе;
• рядом с каждой печатью должна стоять запись сотрудника отдела кадров о том, что копия верна;
• на каждом листе должны быть в наличии инициалы сотрудника отдела кадров;
• на последнем листе пачки должны стоять те же печать и подпись, а также инициалы самого работника и подпись руководителя фирмы.

Ксерокопия последней страницы документа заверяется особым образом. На ней, кроме надписи “Копия верна”, должна указываться в письменном виде фраза “Работает по настоящее время”, номер записи, должность специалиста, а также подпись, фамилия должностного лица и дата заверения копии.

Верность каждого листа свидетельствуется подписью уполномоченного сотрудника и печатью организации (1-й п. Указа). Из 3.26-го пункта Правил следует, что на каждой странице проставляется надпись должностного лица «Верно» и его личная подпись с расшифровкой и указанием должности и числа, например: «Верно. Старший инспектор отдела кадров Н. Т. Иванова. Дата».

2-й пункт 3.26-й ст. Правил указывает, что копия может удостоверяться любой печатью по усмотрению организации. Несмотря на то, что это необязательное требование, копии обычно заверяют печатью. Этого, в частности, требуют банки при оформлении кредитов.

Законом он не определен и зависит от того, для каких целей предназначается копия. Различные организации могут устанавливать свои сроки. На практике копия требуется для представления в банк, в миграционную службу, с органы социальной защиты, в суд и др.

В случае выдачи гражданину кредита, цель банка – убедиться в его платежеспособности и «срок годности» может быть сокращен даже до 2-х недель, но, как правило, составляет один месяц. Для предоставления в суд – срок не ограничен.

Если срок пропущен, для «обновления» копии достаточно будет простого ее удостоверения уполномоченным лицом работодателя с указанием новой даты и проставлением печати организации. Или же, работник всегда сможет обратиться за изготовлением целиком новой копии. Выдать документ бесплатно – обязанность работодателя и никакие ограничения здесь не предусмотрены.

Документ обладает законной силой на протяжении одного месяца с момента ее заверения и выдачи на руки. Она будет действительной для оказания банковских услуг. Далее законная сила теряется, однако срок ее действия для банка можно как увеличить, так и уменьшить.

Для этого кадровым сотрудником записывается определенная дата, с какого и по какое число данный документ будет действительным. Данные записи должны заполняться на последней странице отксерокопированной книги.

Актуальность действующего срока теряется в том случае, когда в книжке появляется новая отметка, например, о сокращении сотрудника.

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя).

Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.

Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.

Чтобы получить копию своей трудовой, сотруднику необходимо выполнить ряд действий:

• обратиться в отдел кадров;
• написать заявление с просьбой выдать копию документа; его обычно пишут на имя руководителя или начальника отдела кадров;
• ожидать выдачи заверенного документа на протяжении установленного законодательством времени. Согласно п. 7 «Правил ведения трудовых книжек» (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225), копию необходимо выдать на протяжении 3 дней с момента подачи работником заявления.

Как написать заявление на выдачу копии трудового регистра — образец, правила и рекомендации

Унифицированной формы для составления такого заявления в нормативных актах не существует. Поэтому заявление может быть написано от руки или напечатано с помощью ПК. Но при этом остаются правила кадрового делопроизводства, которые предъявляют к такому документу стандартные правила:

1. «Шапка» заявления оформляется сверху и справа, левая часть остаётся для отметок о приёме и резолюции руководства. Документ должен содержать информацию:
   • На чьё имя адресована бумага — если брать по порядку, то сначала пишется должность (как правило, адресат — ген. директор), название компании, Ф. И. О. руководителя. Причём стоит обратить внимание, что по правилам деловой переписки сначала идут инициалы, а потом фамилия адресата.
   • Далее следует мини-блок от кого исходит заявление. Рекомендуется указать подразделение, должность и Ф. И. О. заявителя (здесь последовательность в инициалах стандартная).

   Когда нотариус не может заверить копию трудовой книжки

   В 2020 году действуют правила, согласно которым трудовая книжка не всегда заверяется нотариусом, которому предоставлены её образцы. Причины отказа в следующем:

   • часть или вся информация в книжке заполнена карандашом, а значит, может быть просто подделанной;
   • в образце присутствуют ошибки, исправления, подтеки и другие недочеты, указывающие, что документ может быть поддельным;
   • образец поврежден, из него вырваны страницы и есть другие серьезные проблемы, из-за которых невозможно разобрать запись;
   • имеются подделанные или скопированные подписи руководителей (невозможно уточнить их подлинность);
   • данные в трудовой книжке оформлены неправильно, есть неточности;
   • оригинал трудовой книжки не предоставлен нотариусу для сравнения с данными копии.

   Если имеются эти или другие проблемы, нотариус не сможет на законных основаниях заверить документ, так как не уверен в подлинности образца – оригинала трудовой.

   
   

   Похожие записи:

   • Сколько имеют право удерживать по алиментам
   • Квартира по завещанию: когда можно продать
   • Молодая семья до скольки лет считается 2023 года