Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как учесть НДС по чеку в авансовом отчете в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Расходы в отношении подотчетных средств обычно осуществляются путем расчетов наличными деньгами. Сложности в том, чтобы отразить НДС, обусловлены именно этим фактом. В Налоговом кодексе РФ содержится указание на этот счет. Основанием, чтобы провести налог на добавленную стоимость с вычетом, становится счет-фактура.
Выделять ли НДС в авансовом отчете
Данные касательно потраченных подотчетных средств следует оформить как авансовый отчет. При этом документ составляется на бланке регламентированной Госкомстатом формы, именуемой АО-1. Однако фирме предоставляется возможность самостоятельно составить форму отчетности. Главное, чтобы в ней присутствовал набор обязательных реквизитов.
Еще один момент — такой бланк надлежит заверить локальным нормативным актом, то есть издать приказ.
Отсутствуют какие-либо жесткие требования в отношении заполнения бланка авансового отчета. Основным правилом является соблюдение общих принципов делопроизводства. Форма бланка требует обозначения в отчете выделенного НДС.
Лицевая и оборотная стороны бланка содержат графы, куда следует вносить бухгалтерские записи с обозначением корреспонденции счетов. Размер НДС требуется выделить для проводки по 19 счету.
Сделаем анализ вашей 1С на ошибки для корректной сдачи отчетности, расчета НДС, закрытия периода без ошибок.
Предоставим письменный отчет по ошибкам. Анализируем более 30 параметров
- Неправильное указание НДС в документах;
- Отсутствие счетов-фактур, проверка дублей;
- Неправильный учет ТМЦ (пересорт, неверная последовательность прихода и расхода);
- Дублирование элементов (номенклатура, валюты, контрагенты, договоры и счета и т.д.);
- Ошибки во взаиморасчетах («красные» и развернутые сальдо по документам расчетов или договоров на счетах 60, 62, 76.);
- Контроль заполнения реквизитов в документах (контрагенты, договоры);
- Контроль (наличие, отсутствие) движений в документах и другие;
- Проверка корректности договоров в проводках.
В ООО «Ромашка» секретарю Колокольчиковой К.К. были выданы в подотчет денежные средства на сумму 5 000 рублей на почтовые расходы. Колокольчикова К.К. израсходовала все денежные средства и приложила к авансовому отчету чек на сумму 5 000 рублей, в котором отдельной строкой был выделен НДС на сумму 500 рублей. Какие проводки будут сделаны в следующей ситуации:
- Приобретены услуги почты: Д-т 26 (44) К-т 71 – 4 500 рублей;
- Отражена сумма НДС, выделенная в чеке: Д-т 19 К-т 71 – 500 рублей;
- Сумма НДС включена в состав прочих расходов: Д-т 91 К-т 19 – 500 рублей;
- Отражено постоянного налоговое обязательство: Д-т 99 К-т 68 – 100 рублей (500 х 20% ставка налога на прибыль).
Возврат денежного долга активами признано реализацией
А я вернусь к нормативной базе. Первая новость по НДС, и я в принципе с этим согласен. Просто имейте это в виду и не вляпайтесь. Судебная коллегия по экономическим спорам Верховного Суда признала, что передача имущества в качестве отступного для погашения обязательств по договору займа является реализацией. Поэтому передающая сторона обязана исчислить налог на добавленную стоимость, а получающая вправе принять НДС к вычету.
О чем речь, коллеги? Одна компания дала другой компании деньги в долг. Та расплатиться не смогла и расплатилась активами. И соответственно, налоговики потребовали, чтобы та компания, которая расплачивалась активами по договору отступного, заплатила налог на добавленную стоимость, посчитав, что эта компания, которая расплачивалась активами, реализовала эти активы. То есть они получили заем. Расплатились активами и вот налоговики признали это реализацией. Первые три инстанции поддержали бизнесмена и сказали, что это реализацией не является, и НДС платить не надо. Но судебная коллегия по экономическим спорам Верховного суда признала это реализацией. Это Определение от 31 января 2020 года № 309КГ-16-13100 по делу №А50-20135/2015.
Ошибка:
Налогоплательщик принял к вычету НДС после покупки товара за наличный расчет в розничном магазине. В кассовом чеке НДС не был выделен отдельной строкой.
Комментарий:
Если счета-фактуры продавец не выдал при покупке товара в розницу, НДС можно принять к вычету на основании товарного или кассового чека, но сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой.
Ошибка:
Купленный товар не был оприходован на балансе фирмы. Налогоплательщик принял НДС к вычету на основании кассового чека с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость.
Комментарий:
Чтобы имелись основания для принятия к вычету НДС, необходимо оприходовать купленный товар на балансе предприятия, сохранить документы, подтверждающие право на вычет, перепродать товар или использовать его в ходе производственной деятельности или в при осуществлении иных операций, облагаемых НДС.
Сумму НДС в кассовых чеках на приобретенные товары нельзя отнести к расходам по налогу на прибыль
Минфин России напомнил, что организация не вправе учесть в составе расходов при формировании налоговой базы по налогу на прибыль сумму НДС, предъявленную покупателю и указанную в кассовом чеке при приобретении товаров в розничной торговле, и не принятую к вычету в целях НДС (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 24 января 2020 г. № 03-07-11/3094). В рассмотренном примере подотчетные лица организации приобретали в организациях розничной торговли за наличный расчет хозяйственные товары, предназначенные для использования в деятельности предприятия. К авансовым отчетам были приложены товарные и кассовые чеки с выделенной суммой НДС. В связи с этим возник вопрос: может ли организация принять к вычету НДС при отсутствии счета-фактуры, и если нет, то подлежит ли сумма предъявленного НДС на основании товарного и кассового чеков включению в состав расходов при налогообложении прибыли? В ответе финансисты напомнили, что вычеты сумм НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при продаже товаров (работ, услуг, имущественных прав), а также документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога при ввозе товаров в Россию, и наконец, документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п.3, 6-8 ст. 171 Налогового кодекса (п. 1 ст. 172 НК РФ). Суммы налога по товарам, приобретенным в розничной торговле, без наличия счетов-фактур к вычету не принимаются.
Можно ли отнести на расходы сумму НДС в кассовом чеке, если вместе с чеком был выписан счет-фактура, узнайте из материала «Учет реализации товаров, учтенных по продажным ценам с использованием счета 42» в «Энциклопедия решений. Хозяйственные ситуации» интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите бесплатный доступ на 3 дня! Получить доступ
Вместе с тем, включить суммы НДС в кассовых и товарных чеках в состав расходов при формировании налоговой базы по налогу на прибыль также нельзя, так как это не предусмотрено налоговым законодательством. Дело в том, что суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), если иное не установлено положениями главы 21 НК РФ, не включаются в расходы, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, за исключением случаев, предусмотренных п. 2 ст. 170 НК РФ (п. 1 ст. 170 НК РФ). В то же время в данной норме установлено, что суммы НДС, предъявленные покупателю при приобретении товаров (работ, услуг), учитываются в стоимости таких товаров (работ, услуг) только в случаях, установленных перечнем. При этом отсутствие у налогоплательщика документов, в том числе счетов-фактур, подтверждающих его право на применение вычета по НДС, указанным перечнем не предусмотрено. Следовательно оснований для включения данного налога в стоимость товаров (работ, услуг) при налогообложении прибыли в этих случаях не имеется.
Ответы на распространенные вопросы про вычет НДС по кассовому чеку
Вопрос №1:
Можно ли быть уверенным в том, что налоговая инспекция при проведении выездной проверки не откажет в вычете НДС по причине отсутствия счета-фактуры?
Ответ:
ФНС придерживается мнения, согласно которому вычет по НДС может производиться только при наличии счета-фактуры. Поэтому, если у налогоплательщика имеется только кассовый чек, в котором НДС выделен отдельной строкой, претензий налоговой инспекции не избежать, несмотря на то, что мнение арбитражных судей не сходится с позицией ФНС. Единственная возможность избежать претензий – оформить покупку товара в специальном договорном отделе магазина, где продавцы оформляют счет-фактуру, накладную и РКО для покупателей, рассчитавшихся наличными.
Вопрос №2:
Имеется кассовый чек на покупку товара в розничном магазине. Можно ли принять НДС к вычету без счета-фактуры, если товар приобретен не с целью использования его в процессе хозяйственной деятельности фирмы?
Ответ:
К вычету разрешается принимать НДС при покупке товара, который приобретался с целью перепродажи или использования в хозяйственной деятельности предприятия. Если товар покупался с иными целями, НДС принять к вычету нельзя в любом случае.
Отражение НДС по авансовому отчету
В бухгалтерском учете отражение НДС по авансовому отчету производиться двумя способами, а именно:
Способ №1
| Дт26, 44 | Кт71 | сумма расходов по утвержденному авансовому отчету |
| Дт19 | Кт71 | НДС с почтовых расходов |
| Дт68 | Кт19 | НДС принят к вычету |
Как учитывать НДС в авансовых отчетах
Расходование подотчетных средств — это, как правило, расчеты наличными. В связи с чем возникают сложности в администрировании НДС. Статья 172 НК РФ определяет, что основанием для принятия налога на добавленную стоимость к вычету является счет-фактура (СФ).
Между тем, этот документ выписывается в расчетах с юридическими лицами, чаще всего при безналичной оплате. В случае расходования подотчетных средств нормой являются случаи, когда товары (работы, услуги) отпускаются «подотчетнику» как физическому лицу, без выставления СФ. Это происходит при расчетах с компаниями розничной торговли и небольшими фирмами.
Если указанный документ выписан, то учесть сумму налога не составляет труда. Эти суммы проводятся как входящий НДС с последующим принятием к вычету.
Существует два способа отражения НДС в авансовом отчете в бухгалтерском и налоговом учете.
1. Способ отражения НДС по утвержденному авансовому отчету предполагает проводки:
Если СФ отсутствует, то у плательщика все равно остается возможность произвести списание НДС. Это сопряжено с вероятными претензиями со стороны налоговиков, но перспективы воспользоваться этим правом благоприятны.
Обычная бухгалтерская практика в разрешении спорных ситуаций
В ходе повседневной деятельности штатные специалисты редко берут на себя ответственность в отстаивании интересов компании, стараясь избежать рисков претензий со стороны налоговых и других государственных органов. Бухгалтер, по сути, это служащий, выполняющий определенные рутинные функции. И даже законное право на возмещение НДС из бюджета сможет реализовать далеко не каждый штатных бух. Плюсовую разницу между входящим и исходящим НДС работники бухгалтерии предпочитают оставить в зачет будущих периодов.
Кроме того, многочисленный нюансы в уплате НДС далеко не всегда укладываются в рамки компетенций рядового специалиста. Например, право принятия к вычету НДС по командировочными расходами на основании документов строгой отчетности детализируется с некоторыми ограничениями. Так, нельзя включать в состав расходов обслуживание в номерах и барах, оздоровительные услуги.
В ситуациях, когда штатные бухгалтеры не уверены в своих действиях или же просто не знают, как подступиться к определенной ситуации, имеет смысл обращаться за помощью к внешнему эксперту. Это может быть как «герой-одиночка», так и аутсорсинговая компания. Как правило, солидная бухгалтерская фирма разделяет специалистов по направлениям работы с учетом их образования и профессионального опыта.
В нашей компании есть аудиторы, делопроизводители, бухгалтеры по расчету зарплаты, эксперты по налоговому праву, юристы, специализирующиеся на регистрации иностранных компаний и пр. Подобное разделение по профилю позволяет решать вопросы максимально быстро и эффективно — проблемы решаются не бухгалтером широкого профиля, а узкоспециализированным специалистом. Но это не единственное преимущество аутсорсинга.
Заказать услугу
Аванс или предоплата – это оплата, полученная продавцом до наступления момента фактической отгрузки продукции либо оказания услуг. Продавец, получивший от покупателя предоплату в счет предстоящих поставок, в течение 5 рабочих дней должен выставить ему счет-фактуру — п. 3 ст. 168 НК РФ ( ?). При этом у покупателя также появляется обязанность исчислить и предъявить НДС к уплате в бюджет по расчетной ставке 18/118 или 10/110.
Налоговая ставка применяется в зависимости от ставки, по которой облагается реализация товаров (работ, услуг), в счет которых получен аванс.
Важно! При получении предоплаты в счет предстоящих поставок товаров (работу, услуг), которые не облагаются НДС в соответствии со ст. 149 НК РФ , выставлять авансовую счет-фактуру не нужно.
НДС с сервисного сбора
1. В случае, когда сервисный сбор является оплатой услуг агента по приобретению билета, НДС можно принять к вычету на основании счета-фактуры, выставленного таким агентом.
В случае отсутствия счетов-фактур, принятие НДС к вычету по таким сервисным сборам будет являться необоснованным.
2. НДС по авиа и жд билетам можно принять к вычету, если в самом документе НДС выделен отдельно. При этом, в какой именно части билета будет отражен выделенный НДС, значения не имеет. В соответствии с п.1 ст.172 НК РФ, налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, предъявленных продавцами, а также иных документов, предусмотренных НК.
Указанные случаи предусмотрены пп. 2.1, 3, 6, 7, 8 ст. 171 НК РФ. Так, например, на основании п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам по НДС подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки, в том числе расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, принимаемые в расходы для целей исчисления налога на прибыль организаций.
Таким образом, в случае командировок вычет по НДС может быть произведен и на основании иных документов.
Также Конституционным Судом РФ в определении от 02.10.2003 г. № 384-О разъяснено, что счет-фактура не является единственным документом для предоставления налогоплательщику налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость. Вычеты могут предоставляться и на основании иных документов, подтверждающих уплату данного налога.
Соответственно, иными документами в рассматриваемом нами случае будут являться заполненные в установленном порядке бланки либо документы строгой отчетности (БСО).
Пунктом 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, определено, что «при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, в книге покупок регистрируются счета-фактуры либо заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке».
Аналогичную точку зрения высказывали Минфин в письмах от 14.10.2015 № 03-07-14/58804 и ФНС России в письмах от 21.05.2015 № ГД-4-3/8565.
НДС принимается к вычету в том квартале, в котором предоставлен авансовый отчет. Данный вычет нельзя перенести на более поздние налоговые периоды в рамках трехлетнего срока, который установлен п. 1.1 ст. 172 НК РФ (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, Письма Минфина России от 17.10.2017 № 03-07-11/67480, ФНС России от 09.01.2017 № СД-4-3/2@).
НДС с сервисного сбора за билет, приобретенный работником, направляемым в комнадировку, к вычету принять нельзя, поскольку расходы на оформление авиабилетов не относятся к расходам на проезд к месту командировки и обратно (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Если же услуги по оформлению авиабилетов для командированных работников компания приобретает отдельно, то входящий НДС по таким услугам можно принять к вычету в общем порядке на основании счета-фактуры (п. 1 ст. 169, п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Если сотрудники организации часто ездят в командировки, то обычно организация заключает договор с агентством, которое оформляет железнодорожные и авиабилеты. Посредник при этом выставляет счет-фактуру с выделенными строками по билетам и сервисному сбору. Облагаться НДС при этом могут как билеты, так и сервисный сбор.
В соответствии с п.7 ст. 171 НК РФ налогоплательщик может принять сумму налога к вычету, если командировочные расходы принимаются к вычету в целях налогообложения прибыли.
В том числе необходимо документальное подтверждение расходов, а именно приказ о командировке, подтверждение факта проезда и т.д., что обычно возникает при оформлении авансового отчета.
Поэтому НДС к вычету принимают не в периоде поступления билетов и счета-фактуры посредника, а в периоде оформления авансового отчета, т.е. при выполнении всех требований для принятия к вычету.
Если сотрудник по каким-либо причинам не воспользовался билетом, оформляется его возврат. При этом как правило сервисный сбор не возвращается, а также может быть возвращена не полная стоимость билета в качестве штрафа. Этот порядок описан в договоре с агентством, поэтому на основании п.
3 ст.168 НК РФ агентство выставляет организации корректировочный счет-фактуру, в котором исключает или уменьшает стоимость билета. По полученному корректировочному счету-фактуре покупатель производит восстановление сумм НДС, ранее принятых к вычету в соответствии с пп. 4 п.3 ст.
170 НК РФ
Суды: вычет возможен, если в чеке выделен НДС
Правовая позиция о возможности вычета НДС на основании кассового чека была сформулирована еще Президиумом ВАС РФ. В постановлении от 13.05.2008 № 17718/07 он рассмотрел ситуацию, когда предприниматель занимался перевозками пассажиров на такси и приобретал для этой деятельности в розницу ГСМ.
При проведении проверки декларации по НДС налоговики запросили у бизнесмена документы, подтверждающие право на вычет НДС. Он представил кассовые чеки АЗС.
Поскольку счетов-фактур у предпринимателя не было, налоговики доначислили ему НДС. Суды трех инстанций поддержали налоговиков.
Но Президиум ВАС РФ указал, что суды не учли положения п. 7 ст. 168 НК РФ о том, что в рознице требования по выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал кассовый чек. Предприниматель закупал бензин в розницу на АЗС.
Развенчан культ счета-фактуры
Постановление Президиума ВАС от 13 мая 2008 г. N 17718/07 придется по душе многим налогоплательщикам. Отныне вычет «входного» НДС может производиться на основании не только счетов-фактур, но и иных документов.
Необходимые в предпринимательской деятельности товары, работы или услуги иногда приходится приобретать в розницу за наличный расчет. Сталкиваются с этим практически все компании, например при покупке горючего. Обычно в таких ситуациях покупателю выдается лишь кассовый чек. Может ли данный документ стать подтверждением вычета по этому налогу? В поисках ответа на этот вопрос одному предпринимателю пришлось дойти до президиума ВАС.
Ссылаясь на тот факт, что право коммерсанта на НДС-вычет не подтверждено соответствующими счетами-фактурами, налоговики приняли решение в этом деле ему отказать, заодно доначислив НДС и пени за несвоевременную уплату налога. Не забыли ревизоры и штраф выписать в соответствии с пунктом 1 статьи 122 Налогового кодекса. Поскольку начисленные суммы предприниматель добровольно уплатить отказался, то бороться за «бюджетные» деньги инспекция решила в суде.
Отстаивая перед арбитрами свое право на вычет, бизнесмен ссылался на пункт 7 статьи 168 Налогового кодекса. Согласно данному положению требования налогового законодательства по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур при продаже в розницу считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек. Следовательно, настаивал предприниматель, последний вполне может заменить счет-фактуру в целях подтверждения права на налоговый вычет. Тем не менее подобные доводы арбитров не убедили. Первая, апелляционная и кассационная инстанции поддержали налоговиков. Судьи полностью согласились с тем, что норма Кодекса, которой оперирует бизнесмен, в рассматриваемой ситуации неприменима. Дескать, она распространяется лишь на ту категорию покупателей, которая именуется «населением». ПБОЮЛ в данном случае к нему не относится, поскольку покупал горюче-смазочные материалы исключительно для использования в бизнес-деятельности. Наличие кассовых чеков нисколько не смутило служителей Фемиды. Отсутствие счетов-фактур они расценили как явное нарушение требований, установленных статьями 169, 171 и 172 НК, без соблюдения которых коммерсант не имел права предъявлять к вычету суммы НДС, уплаченные в составе цены ГСМ.
Точку в данном споре поставил президиум ВАС РФ (постановление от 13 мая 2008 г. N 17718/07). Высшие арбитры не стали отрицать, что основным документом, на основании которого суммы НДС принимаются к вычету, является счет-фактура (п. 1 ст. 169 НК). Вместе с тем, отметили они, Налоговым кодексом предусмотрено, что при розничной продаже он может быть заменен контрольно-кассовым чеком (п. 7 ст. 168 НК). При этом, указал Президиум ВАС своим младшим коллегам, данная норма не содержит никаких ограничений для применения ее индивидуальными предпринимателями. Следовательно, отказ коммерсанту в применении налогового вычета на основании кассовых чеков неправомерен. Тем более что еще в 2003 году в определении от 2 октября N 384-О Конституционный суд РФ разъяснил, что счет-фактура не является единственным документом для предоставления налогоплательщику НДС-вычетов.
«Пленум ВАС РФ при обобщении практики применения административной ответственности за неприменение ККМ почти пять лет назад указал, что при наличных расчетах населением считаются граждане, в том числе имеющие статус индивидуального предпринимателя (п. 4 постановления от 31.07.03 N 16)», — отметил руководитель группы «Юрист на предприятии» Роман Авалян. При этом арбитражная практика по данному вопросу в большинстве своем складывается в пользу налогоплательщиков. Однако есть и исключения. Пример тому — постановление ФАС Московского округа от 13.09.2007 N КА-А40/9377-07. Теперь подобных проблем быть не должно, уверен Авалян, поскольку президиум ВАС подтвердил право предпринимателей на вычет «входного» НДС, даже если торговая точка не выписала счет-фактуру.
«Несмотря на то что в деле участвовал индивидуальный предприниматель, выводы суда полностью распространяются и на организации», — считает эксперт по налогам юридической Вадим Зарипов. По его мнению, благодаря данному решению развенчивается созданный налоговыми и финансовыми органами «культ счета-фактуры», а практика взимания НДС приближается к своему экономическому основанию — обложению добавленной стоимости.
«Хотелось бы верить, что отныне и незначительные ошибки, допущенные при оформлении счетов-фактур, не будут иметь роковых последствий», — комментирует ситуацию партнер консалтинговой Валерий Гуща. Он очень рассчитывает, что наконец будет переломлена общепринятая практика налоговиков, которая состоит в том, чтобы отказывать в возмещении НДС по любому поводу.
Корпоративная карта – головная боль бухгалтера
Причина того, что у бухгалтеров сводит зубы при упоминании корпоративной карты простая: используют ее в основном руководители. Доказать директору – единственному участнику или владельцу большей части активов, что средства на счете компании и его личные надо разделять, непросто. По привычке начальник использует корпоративную карту как простую дебетовую, в том числе для личных нужд.
Учитывая, что карточка особая и платежи по ней отражаются непосредственно в выписке, надо правильно оформить затраты. Для этого есть два варианта действий.
Первый, когда есть постоянный доступ к банку, выписки идут день в день и можно проконтролировать движение средств:
Второй, когда нет возможности отследить перемещение денег оперативно, нет данных банка о платежах:
Кто бы ни пользовался корпоративной картой, он должен представить подтверждающие документы: чеки, накладные, квитанции, акты и т.п. Хорошо, если они будут оформлены на организацию, а не на частное лицо – подотчетника.
Правда предупредить продавца, что оплата происходит не обычной дебетовой карточкой, обычно забывают и несут в бухгалтерию просто кассовые чеки (об особенностях онлайн-касс поговорим ниже). Можно ли принять такие расходы к учету? Да, можно, в данном случае все происходит по аналогии с обычными расчетами по подотчету.
Обратите внимание! Если оплачиваются покупки или услуги по договору, который заключен с компанией, то и документы оформляются на нее, а не на физическое лицо.
Срок для предоставления авансового отчета по командировке — не позднее 3-х рабочих дней после возвращения из нее. Для других случаев время ограничено теми же тремя рабочими днями, но отсчет идет со дня окончания срока, на который были выданы денежные средства. Последний устанавливается руководителем, значит, он может составить и месяц, и два, и год.
До августа 2017 года нужно было обязательно отчитываться за предыдущий аванс, чтобы получить следующий. За нарушение следовал штраф до 50 000 рублей на организацию и до 5000 рублей — на должностное лицо. После – один из абзацев Указания №3210-У убрали, и штрафные санкции больше не действуют.
Особенности командировочных расходов
Во-первых, суточные раньше подтверждались командировочным удостоверением, а с его отменой вычисляются по приказу, документам на проезд и проживание, отметкам в загранпаспорте (если речь о командировке за пределы страны). Остаются руководители и бухгалтера, которые требуют подтверждения расходования суточных. Это незаконно.
Суточные начисляются за каждый день, в том числе за время пути и простоя (даже по вине работника), выходные и праздничные дни. Если есть возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания (определяется руководителем, исходя из условий и необходимости) или командировка длилась один день, то суточные не положены (пункт 11 «Положения …»).
Кстати! Размер суточных, не облагаемых НДФЛ, разный на территории РФ и за границей. Для России предел — 700 рублей, для зарубежья — 2500 рублей в день. День пересечения границы при следовании в командировку считается по «тарифу» для заграницы, в обратную сторону – по «тарифу» для РФ.
Во-вторых, организация вправе прописать в локальных документах правила оплаты проживания и проезда. Можно указать, что возмещаются только расходы на билеты эконом-класса, один сотрудник может занимать только односпальный номер и т.д. Аналогично прописываются исключения из правил или зависимость затрат от должности.
В-третьих, постарайтесь предусмотреть различные ситуации, применимые к вашей деятельности: поездки заграницу – где и как меняем валюту, вояж на автомобиле «в поля» – как прописывать маршрут движения, если в пути нет населенных пунктов, работник решил остаться в месте командировки на период отпуска – как будут оплачены обратные билеты. Чем точнее все будет прописано в положениях, тем проще будет вести учет и меньше проблем вызовут вопросы проверяющих.