Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: как считать отпускные и когда платить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
За каждый день отпуска, в том числе и за те, что приходятся на выходные дни, вам выплачивают средний заработок. Чтобы рассчитать его, нужно сумму заработной платы, начисленной за последние 12 месяцев, разделить на 12 и затем на 29,3 — столько в среднем дней в месяце. Зарплата в вычислениях учитывается с премиями, надбавками, доплатами за переработки.
Как рассчитываются отпускные
Допустим, вы собрались в отпуск с 1 августа, а перед этим отдыхали в июне прошлого года. При этом до 1 января вы получали 44 тысячи в месяц, с 1 января — 50 тысяч, в марте вам дали премию в 5 тысяч рублей. Тогда расчёты выглядят так:
(5 × 44 + 7 × 50 + 5) / 12 / 29,3 = 1,63 тысячи рублей
Соответственно, если вы собираетесь в отпуск на 10 дней, то за него вам отдадут 16,3 тысячи.
Можно ли увеличить отпускные
Мер для значительного повышения выплаты к отпуску не предусмотрено. А вот увеличить продолжительность отпуска практически вдвое вполне допустимо. Минимальная продолжительность отпуска — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Работники вправе отдыхать период полностью или разбить его на несколько частей.
Законодательством предусмотрено, что одна часть отдыха не может быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ). А оставшиеся две недели можно разделить, как угодно. То есть можно брать периоды с понедельника по пятницу, и дополнительно отдыхать в выходные дни.
Дробление отпускных приводит к значительному занижению расчетной базы и уменьшению среднего заработка для исчисления отпуска. Поэтому сотрудник должен сделать самостоятельный выбор, как отдыхать: дольше или дороже. Учтите, что не каждый работодатель согласится с таким дроблением.
Не забывайте, что есть выгодные месяцы для отдыха, а есть убыточные. Выгоднее всего отдыхать в тех месяцах, где больше рабочих дней. Тогда и стоимость одного дня ниже. Примерами таких месяцев является август, сентябрь, октябрь. В январе, например, отдыхать невыгодно, потому что рабочих дней мало.
Материальная помощь и оздоровительные выплаты
Материальная помощь сотруднику, выплачиваемая в том периоде, за который производится расчет отпускных, не принимается во внимание.
По решению руководящего звена к отпускным начислениям работников этого предприятия помимо начисленных денег в качестве основных могут применяться дополнительные надбавки. В частности, такой доплатой может служить материальная помощь. Выступать она может в качестве фиксированной одинаковой суммы каждому работнику, лучшим специалистам предприятия, показавшим высокие показатели работы или не имеющим взысканий и замечаний за рассчитываемый период.
Такого рода материальная помощь может выступать в качестве компенсации за путевку в санаторий или профилакторий (так называемые оздоровительные выплаты).
Но, следует принимать во внимание тот факт, что ни материальная помощь, ни оздоровительные отчисления не должны быть учтены при расчете отпускных сумм.
Проблемы исчисления срока выплаты отпускных
Специальных правил исчисления срока выплаты отпускных законодательством не установлено. В связи с этим в правоприменительной практике не сложилось единой позиции по вопросу исчисления срока для оплаты отпуска. Так, например, из Информации Министерства труда и социальной защиты РФ от 16.06.2014 «О необходимости перерасчета отпускных сумм с учетом изменения среднемесячного числа календарных дней» следует, что специалисты Минтрудсоцзащиты полагают, что течение трехдневного срока начинается на следующий день после оплаты отпуска.
А из приведенного выше письма от 30.07.2014 № 1693-6-1, по нашему мнению, следует, что Роструд придерживается позиции, согласно которой трехдневный срок следует исчислять непосредственно со дня оплаты отпуска (в письме сказано, что выплата отпускных может быть произведена в пятницу (за три дня до начала отпуска), при этом по смыслу разъяснений, содержащихся в нем, речь идет о ситуации, когда отпуск работнику предоставляется в понедельник).
Судебная практика по данному вопросу также не отличается единообразием. Так, одни суды полагают, что день выплаты включается в эти три календарных дня (решение Московского городского суда от 18.02.2014 № 7-764/14, решение Павлово-Посадского городского суда Московской области от 03.09.2012 по делу № 2-1590/2012, определение СК по гражданским делам Московского городского суда от 02.09.2010 № 33-23757, решение Шилкинского районного суда Забайкальского края от 19.10.2012 по делу № 2-843/12), другие — что между датой предоставления отпуска и датой выплаты должно быть не менее трех полных дней (смотрите, например, решение Бежицкого районного суда г. Брянска Брянской области от 20.10.2014 по делу № 2-2266/14, решение Индустриального районного суда г. Хабаровска Хабаровского края от 13.11.2012 по делу № 2-5201/2012; решение Пензенского областного суда от 23.07.2015 по делу № 7-288/2015).
Оплата отпускных: пример
Работник оформлен на предприятии с 27 июля 2021 года. Правом на очередной отпуск сотрудник решил воспользоваться с 23.09.2022 года (28 календарных дней). Расчетным периодом в данном случае будет интервал с сентября 2021 года по август 2022 года. Условимся, что совокупный заработок в этом промежутке времени составил 565 200 руб., больничных и других исключаемых из расчета периодов не было. Получается, что наступит отпуск с пятницы. Когда выплачивать отпускные? Можно в понедельник — 19 сентября, это будет полностью законно. Но чтобы деньги точно дошли к понедельнику, то лучше в предыдущий четверг, 15.09.2022 года.Расчет суммы выплаты:
- среднедневной доход составляет 1607,51 руб. (565 200 / 12 месяцев / 29,3);
- сумма отпускных равна 45 010,28 руб. (1607,51 х 28);
- подоходный налог с отпускных надо заплатить не позже 30.09.2022;
- страховые отчисления должны быть перечислены в бюджет до 15.10.2022 г.
Когда должны выплатить отпускные по закону
В ст. 136 ТК РФ чётко сказано, что отпускные выплачиваются сотруднику не позднее, чем за 3 дня до начала его отпуска. Если будет задержка по вине работодателя, то он ещё будет обязан выплатить компенсацию работнику за каждый день просрочки.
Закон не запрещает производить расчёт отпускных раньше. Так предпочитают делать многие бухгалтеры, особенно если средства переводит банк. Но, как показывает практика, раньше можно на 1 или 2 дня, но не более, так как работник может заболеть и не пойти в отпуск, а перенести его на другой, удобный для него, период. Кроме того, могут произойти и другие события – например, индексация заработной платы по предприятию. Это напрямую влияет на сумму полученных отпускных.
Возникает вопрос – за сколько дней должны выплатить отпускные ? За 3 дня календарных или рабочих должны быть произведены выплаты? В ст. 136 ТК РФ сказано «не позднее чем за 3 дня до его начала», но в каких днях – календарных или рабочих, производить расчёты?
Некоторые эксперты утверждают, что раз сам отпуск рассчитывается в календарных днях, то и выплата должна быть произведена за 3 календарных дня до его начала.
За сколько дней выдаются отпускные по закону ? Но существует письмо Федеральной службы по труду и занятости от 21. 12. 2011 года № 8470; 3707-6-1 в котором сказано, что речь идёт именно о рабочих дня. Выплатить отпускные нужно за 3 рабочих дня до начала отпуска. Например, если сотрудник уходит в отпуск с понедельника, то выплатить отпускные ему нужно не позднее пятницы прошлой недели. В противном случае, работодатель будет оштрафован за задержку. Кроме того, он должен будет выплатить сотруднику компенсацию в размере 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки выплат.
В трудовом кодексе сказано, что каждый работник, который работает по трудовому договору, имеет законное право ежегодно уходить в отпуск. При этом продолжительность отпуска составляет двадцать восемь календарных дней, а сам отпуск должен быть полностью оплачен. Для того чтобы получить право уйти в отпуск работник должен отработать 11 месяцев. В кодексе прописываются и сроки, в которые отпускные должны быть выплачены сотруднику. В реальности часто складываются непростые ситуации с положенным отдыхом. К примеру, в некоторых организациях заблаговременно создаются графики отпусков сотрудников на год вперед, и уйти в отпуск в другое время, по своему желанию, бывает довольно сложно. Некоторые работодатели не дают своим сотрудникам возможности взять весь отпуск целиком, а заставляют отгуливать его по частям. Таких моментов, связанных со своеобразием работы предприятия, может быть немало, именно поэтому все работники должны знать каким образом и в какие сроки начисляются отпускные.
Обычно сначала трудящийся пишет заявление на отпуск, написанное на имя руководителя, затем по этому заявлению издается приказ, а на основании приказа и производятся расчеты и начисления выплат.
По причине того, что сроки получения работником отпускных строго нормированы, бухгалтера не хотят изменять сроки намеченного заранее отдыха, чтобы не допустить ошибки в расчетах, ведь именно они отвечают за суммы и сроки. Поэтому удобнее всего такие вопросы решать заблаговременно.
Для начала давайте рассмотрим, каким же образом рассчитываются отпускные. Отдых насчитывается по среднему заработку работника за день, а для того, чтобы его посчитать нужно знать расчетный период, то есть сколько дней было отработано сотрудником с первого дня работы и до первого дня отпуска. Средний заработок за день считается следующим образом: суммируются все средства, полученные работником за расчетный период, и делятся на количество рабочих дней. Вот такую сумму работник и будет получать за каждый день отпуска. Исключение составляют только праздничные дни, выпадающие на отпускной период. Всю насчитанную сумму руководители обязаны выплатить работнику еще за три дня до того, как он выйдет в отпуск.
Не запрещается выплачивать отпускные ранее, чем за три дня. Но, при этом необходимо учитывать, что работник может либо уйти на больничный и не выйти в отпуск, либо могут произойти еще какие-нибудь непредвиденные ситуации, влияющие на расчетный период.
В трудовом кодексе есть статья (статья 236), регулирующая сроки выплат отпускных, в ней говорится о том, что при задержке выплаты отпускных, по любым причинам, работнику должна выплачиваться денежная компенсация. А для работодателя несвоевременные выплаты чреваты наступлением административной ответственности и назначением соответствующих штрафов.
Если Вам необходимы
Отпускные представляют собой гарантию, обеспечивающую работникам компенсацию за время отсутствия на работе по причине законного отдыха. Экономическая сущность отпускных, порядок предоставления отпуска и начисления за него компенсации, а также сроки ее выплаты закреплены в Трудовом Кодексе РФ.
Иными словами, отпускные являются вознаграждением от работодателя, за счет которого работник может профинансировать свой отдых.
Поэтому первоочередным вопросом отпускника становится процесс начисления отпускных и сроки их выплаты. В свою очередь, работодате��я в процессе бухгалтерских расчетов и операций выдачи волнует соблюдение всех законодательных норм.
Порядок предоставления отпуска
Дабы понять, как выплачиваются отпускные, необходимо обратить внимание на определенный порядок предоставления освобождения от работы.
Как известно, отпуск не может предоставляться лицам, не отработавшим определенное количество времени на том или ином предприятии со времени получения рабочего места (как правило, такой срок составляет год). Однако далеко не каждому гражданину известно о возможности получить несколько дней отдыха после полугода работы. При этом за эти дни, согласно ТК РФ, должны быть реализованы начисление и выплата отпускных.
Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть занесен в специальный график отпусков, а также согласован с самим работником. Стоит также отметить, что трудящееся лицо имеет право переноса отпуска (однако такая возможность существует не более чем два года подряд). Отпуск можно и делить; при этом каждая его часть не должна составлять менее 14 дней.
Можно ли подавать заявление в срок, менее трех дней до отпуска?
ТК не регламентирована дата оформления заявления на предоставление отпуска. Но с учетом того, что выплата должна производиться за три календарных дня до его наступления, заявление следует подавать не позднее четырех дней до этого. Иначе бухгалтерии работодателя просто физически будет недостаточно времени для расчета отпускных и их выплату за установленные законом три дня.
Если на предприятии был заранее составлен график отпусков, то заявление писать не нужно.
В этом случае порядок предоставления отпуска включает следующие действия:
- накануне наступления у работника отпускного периода по предприятию, в соответствии с графиком, издается приказ на его предоставление;
- работник после ознакомления с приказом ставит на нем свою подпись;
- на основании приказа бухгалтерия проводит расчет суммы отпускных и выплачивает их.
Если работнику по каким-либо причинам потребовалось использовать оплачиваемый отпуск вне графика, он обязан подать заявление заранее, в срок от четырех дней до двух недель, до желаемой даты начала отпуска.
Выплаты при уходе в отпуск нестандартные ситуации
Применение законодательных норм на практике вызывает немало вопросов, на которые регулярно отвечают федеральные ведомства и суды. Разберем некоторые из них.
Выплаты за отпуск в рабочих дняхСогласно ст. 121 ТК РФ, продолжительность ежегодного отпуска исчисляется в календарных сутках. Однако из этого правила есть ряд исключений. Так, сотруднику, деятельность которого носит сезонный характер, рассчитывать срок необходимо в рабочих днях (ст. 291, 295 ТК РФ). К особой категории относят также судей и научных работников.Начисление придется производить по графику с 6-дневной неделей. Сначала потребуется отметить начало и конец отпуска, а затем перевести полученные данные в календарные сутки. Порядок описан п. 11 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного правительственным постановлением № 922. Законность применения схемы неоднократно подтверждена судебной практикой (например, апелляционным определением Оренбургского областного суда по делу № 33-7247/2014).
Ежегодный отпуск перед декретомБеременные женщины могут воспользоваться правом на оплачиваемый отдых непосредственно перед рождением ребенка. При этом отрабатывать 6 месяцев им не потребуется. Выплаты будут начислены авансом, юридическим обоснованием при этом станут ст. 122 и 260 ТК РФ.
Ошибки в начислении зарплатыНередко при расчете отпускных бухгалтер обнаруживает нарушения, в результате которых сотруднику выплачиваются недостающие премии и вознаграждения. В этом случае за основу необходимо брать все перечисления. Факт выхода выплат за пределы расчетного периода значения не имеет
Согласно ст. 139 ТК РФ, при определении среднемесячной зарплаты следует принимать во внимание все средства, причитающиеся лицу в рамках оплаты труда. Счетная ошибка ущемлять интересов сотрудника не должна.
Страховые взносы с отпускныхГлава 34 НК РФ не относит рассматриваемые выплаты к доходам, освобождаемым от обложения сборами, поэтому со всех сумм придется перечислить взносы во внебюджетные фонды
Официальная позиция по этому поводу закреплена в письме Минтруда России от 20.06.2016 № 17-3-ООГ-994.
Трудовой стаж при неполном рабочем днеПорядок расчета не меняется: поскольку условие о сокращенной смене согласовано сторонами, влиять на учет времени оно не будет. Так, если в договоре предусмотрено исполнение трудовой функции в течение 4 часов, день будет считаться отработанным полностью. Бухгалтер обязан включить в отпускной стаж все отработанные дни и выходные. Обоснованием позиции являются ст. 93 и 139 ТК РФ.
Выплаты за отпуск, разбитый на частиВ этом случае единственным ограничением является то, что продолжительность основной части отпуска должна быть не менее 14 дней (ст. 125 ТК РФ). По поводу распределения оставшегося времени сотрудник и работодатель вправе согласовать любой график. При этом будет действовать правило о сроках выплаты, согласно которому перечислять деньги необходимо за ту часть отпуска, которая предоставляется сотруднику. Так, если работник отдыхает 14 суток, сумма рассчитывается путем умножения размера среднедневного заработка на 14. Выдается причитающаяся сумма за 3 дня до начала отдыха.
Таким образом, порядок расчета выплат при уходе сотрудника в отпуск жестко регламентирован. Отклонения от установленных правил грозят организации административными штрафами и трудовыми спорами. Это означает, что во избежание длительных разбирательств бухгалтеру следует руководствоваться не только статьями ТК РФ, но и многочисленными разъяснениями федеральных ведомств. Надежной опорой послужит также судебная практика.
Каждый сотрудник имеет право на отдых. Оптимальная организация времени обеспечит плодотворную отдачу, как в финансовом, так и в производственном смыслах. В законах, регламентирующих трудовую деятельность, содержатся определения и порядок применения основных моментов взаимодействия работодателей и сотрудников. Трудовой кодекс РФ можно назвать одной из важных книг каждого руководителя (далее по тексту — Кодекс). Знание и правильное применение содержащихся в нем положений обеспечит комфортные отношения между участниками трудового процесса.
Что же такое отпуск? Это законное право сотрудника в течение определенного срока отдохнуть от выполняемых обязанностей. Сохранение занимаемой должности и оклада являются положительными моментами отпуска. Законом предусмотрены определенные выплаты в течение времени отдыха, которые зависят от размеров зарплаты сотрудника.
Как оплачивается календарный отдых?
Прежде чем говорить о сроках выплаты отпускных, давайте разберемся, как вообще начисляются эти средства.
Наверное, все понимают, что работодателю невыгодно оплачивать каникулы сотрудников по той же цене, что и их работу, поэтому отдых компенсируется по некой средней цифре. А именно: по среднедневному заработку. Чтобы его рассчитать, необходимо знать расчетный период, за который служащий получает возможность отдохнуть: то есть временной промежуток с первого рабочего дня до первого дня отпуска.
Если, например, служащий трудоустроился третьего ноября 2011 года, а в отпуск пойдет третьего декабря 2012 года, расчетным периодом будет отрезок с третьего ноября 2011 года по второе ноября 2012 года, с третьего ноября 2012 пойдет уже новый расчетный период. На срок выплаты отпускных эти переменные не влияют, лишь на расчет среднедневного заработка и на саму возможность уйти на отдых.
Все об отпускных в нормативных документах
Законодательство Российской Федерации гласит, что каждому официально трудоустроенному человеку один раз в год полагается оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней. Таким образом, сотрудник, который проработал в течение 11 месяцев, может заслуженно взять отпуск. Что касается отпускных выплат, то здесь Трудовым кодексом предусмотрены основные правила, которым должен следовать работодатель и бухгалтер, проводя начисление и выдачу денежных средств работнику.
Основную информацию об отпуске работника можно найти в девятнадцатой главе Трудового кодекса Российской Федерации. Она практически вся посвящена данной теме. Рассмотрим, о чем говорится в некоторых статьях ТК РФ.
Если заглянуть в статью 114, то здесь можно узнать о том, что уходя в ежегодный отпуск, работник не может потерять свое рабочее место и заработную плату. Отпуск бывает как оплачиваемый, так и неоплачиваемый. Оплачиваемый, в свою очередь, может быть основным или дополнительным.
О правилах расчета отпускных читайте в этой статье:
Статья 115 ТК РФ содержит информацию о том, что ежегодный основной оплачиваемый отпуск имеет продолжительность 28 календарных дней. Но необходимо помнить и об удлиненном основном отпуске, который полагается определенной категории работников. К примеру, в статье 267 ТК РФ сказано, что несовершеннолетние сотрудники вправе воспользоваться оплачиваемым основным отпуском, продолжительность которого 31 календарный день. Кроме того, они могут его взять в то время, которое наиболее удобно для них.
Статья 116 Трудового кодекса РФ посвящена дополнительному отпуску. В ней сказано, что определенные сотрудники могут воспользоваться правом на дополнительный оплачиваемый отпуск. Сюда относятся те работники, которые трудятся при вредных и опасных условиях. Это поясняет статья 117. А в 118 статье ТК РФ говорится о том, что это же право предоставляется людям, работа которых имеет особый характер. Трудящимся на Крайнем Севере также полагается дополнительный оплачиваемый отпуск (статья 119 ТК РФ). Кроме того, сюда же относятся:
- работники, пострадавшие в Чернобыле;
- подвергшиеся радиации при ядерных испытаниях в Семипалатинске;
- медики, ветеринары и прочие работники, которые участвуют в помощи больным туберкулезом;
- работники-спасатели аварийно-спасательных служб;
- работающие в прокуратуре;
- медицинские сотрудники, которые работают с ВИЧ-инфицированными больными;
Кроме того, работодатель вправе самостоятельно добавить в данный список какую-либо категорию сотрудников и предоставить им также дополнительный оплачиваемый отпуск. В этом случае информация об условиях и характере его предоставления должна содержаться в коллективном договоре или нормативно-локальном акте.
Действующие правила выплаты отпускных денег по ТК РФ регулируют не только сроки перечисления средств работодателем, но и, разумеется, порядок расчёта их размера. В вычислении нет ничего сложного, но большинство работников не могут сами точно посчитать, какую сумму получат к отпуску — полноценная информация для этого есть только в бухгалтерии компании.
Например, не все работники знают, что расчет отпускных ведётся с использованием данных о заработной плате за прошедший год (или срок, отработанный гражданином в компании, если он трудоустроился менее 1 года назад). В основу вычислений берутся:
- все зарплаты;
- премии;
- стимулирующие и компенсационные (например, за опасные условия работы) выплаты;
- надбавки за профессиональный стаж, выслугу лет.
При этом из расчёта исключаются все «нетрудовые» перечисления:
- больничные выплаты;
- отпускные, полученные за предыдущие отпускные периоды;
- командировочные;
- компенсации стоимости питания, проезда к месту работы, обучения.
На основе всех трудовых выплат вычисляется среднеарифметическая заработная плата за один рабочий день. Чтобы получить данное значение нужно общегодовую сумму заработка (без исключаемых периодов отпусков, командировок и больничных) разделить на 12 и разделить на 29,3 (коэффициент среднеарифметического значения дней в году). Полученный результат дневной оплаты умножается на продолжительность отдыха в днях.