Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как грамотно оформить очередной отпуск». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для этого нужно знать расчетный период. Для тех, кто работает давно – это 12 месяцев до первого дня месяца, в котором сотрудник уйдет в отпуск. Если дата начала отдыха 15 февраля 2018 года, то расчетный период – с 1 февраля 2017 года до 31 января 2018 года.
Он должен быть у каждого работодателя.
Разработать и утвердить график на будущий год нужно до 17 декабря.
Вы можете составить его в произвольной форме, но удобнее использовать унифицированную форму Т-7.
Имейте в виду, что есть категории работников, которые по закону могут отдыхать в то время, которое выберут сами, и вы не сможете им отказать. Среди них:
- сотрудники, у которых есть дети-инвалиды;
- внешние совместители;
- беременные женщины (они могут уйти в очередной отпуск перед отпуском по беременности и родам, или после него);
- почетные доноры;
- участники боевых действий;
- работники, которых вы до этого отозвали из очередного отпуска;
- новые сотрудники, которые отработали 6 месяцев – свой первый отпуск они берут вне графика.
Исполнение и изменение
За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.
Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.
Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.
Отпуск «по соглашению сторон»
Если в графике отпуск конкретного работника не запланирован1 (например, когда он первый год работает в этой организации и данный документ был составлен до его трудоустройства в эту организацию – см. Схему 2), то необходим иной документ, однозначно фиксирующий волю как работника, так и работодателя. Таковым является заявление работника о предоставлении отпуска с положительной резолюцией на нем руководителя организации2.
Сотрудник имеет право разделять этот период на части, но как минимум одна из этих частей не должна быть меньше 14 дней. Например, работник может разделить время отдыха по схеме 14 + 5 + 9.
К аждый вид отпуска требует оформления своего пакета документов, и отпускные полагаются не всегда. В Схеме 1 предложен один из вариантов классификации отпусков. Как видите, ежегодный оплачиваемый отпуск — это не единственный вариант (более того, он включает в себя несколько подвидов отпусков). Вот об оформлении такого ежегодного оплачиваемого отпуска мы и будем говорить далее в статье.
Состав оформляемых документов будет зависеть еще от одного фактора. Если отпуск сотрудника запланирован в графике отпусков на данный год, то у нас будет один алгоритм действий. Если же человек пришел в организацию недавно, т.е. работает первый год, то основанием (и первым документом) для оформления его ежегодного оплачиваемого отпуска будет заявление с просьбой предоставить отпуск. Наглядно эти 2 ситуации показаны в Схеме 2.
Схема 2
Комплект документов для оформления ежегодного оплачиваемого отпуска
Свернуть Показать
Раньше для оформления отпуска использовали унифицированные формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Сейчас они потеряли свой обязательный статус. На практике этими формами продолжают пользоваться, утвердив их же (возможно, с минимальными доработками) своим приказом и заменив в «шапке» данные утвердившего документа: раньше там было постановление Госкомстата, а теперь красуется приказ вашего руководителя. Поэтому для лучшего понимания того, какой документ участвует в оформлении отпуска, в Схему 2 мы включили ссылки на номера уже «отмененных» унифицированных форм. Те документы, для которых номер формы не указан, и раньше, и сейчас составляются в произвольной форме (пока организация не регламентировала для себя этот процесс).
Итак, при оформлении очередного отпуска необходимо четко различать ситуации, когда он предоставляется по графику отпусков, а когда — по согласованию между работником и администрацией организации (за 1-й год работы в организации или в случае переноса отпуска и т.п.).
Отпуск «по соглашению сторон»
Если в графике отпуск конкретного работника (например, когда он первый год работает в этой организации и данный документ был составлен до его трудоустройства в эту организацию — см. Схему 2), то необходим иной документ, однозначно фиксирующий волю как работника, так и работодателя. Таковым является заявление работника о предоставлении отпуска .
Образец заявления о предоставлении отпуска и комментарии относительно его реквизитов и текста смотрите в статье «Ежегодный оплачиваемый отпуск: когда и сколько гуляем? »
Наличие на заявлении визы согласования с непосредственным руководителем работника, желающего уйти в отпуск, не является обязательным с точки зрения законодателя. Но с позиции здравого смысла это необходимо: тогда перед принятием решения руководитель организации будет видеть не только желание работника, но и оценку возможности его отсутствия руководителем среднего звена, в зону управления которого входит участок работы желающего уйти в отпуск. При этом виза непосредственного руководителя по сути одновременно означает, что он берет на себя ответственность за согласованность таких моментов, как изменение графика работы или сменности, перераспределение обязанностей.
Сколько дней длится основной отпуск
Календарные дни – вот измерение отпуска. Официальные дни праздников не учитываются работниками бухгалтерии при вычислении этих данных. Минимальный срок отпуска – 28 дней. Тогда как предельной цифры законом не предусмотрено. Расчет ведется с учетом условий труда и должности сотрудника. В таблице предоставлены точные данные о продолжительности основного отпуска, с учетом занимаемой должности граждан.
| Рабочая специальность | Количество календарных дней отпуска |
| Дети, которым еще не исполнилось 18 лет | 31 |
| Прокуроры и следователи, ведущие деятельность на Крайнем Севере и в местах, приравненных к районам Крайнего Севера | 54 и 46 |
| Граждане, работающие в организации по разработке химического оружия | Ненормированный отпуск, от 49 до 56, в зависимости от тяжести и вредности труда |
| Прокуроры и следователи, ведущие деятельность в обычных областях | 30 |
| Кандидаты и доктора наук | 48 и 36 |
| Инвалиды | Не > 30 |
| Таможенные служащие | 30 |
| Сотрудники спасательных организаций, находящиеся под контролем правительства РФ | 30, 35, 40 – в учет берется стаж службы |
| Педагоги, занятые в государственных образовательных учреждениях | 42 или 56, зависит от занимаемой должности |
Предоставление отпуска несовершеннолетним работникам
По ТК РФ несовершеннолетние граждане могут трудоустраиваться. С ними директор предприятия руководящие подписывает советующие документы. Отпуск предоставляется в любое благоприятное время по заявке юного трудящегося. Его длительность составляет 31 календарный день.
Трудящиеся, которым нет восемнадцати лет, могут не дожидаться полгода, чтобы уйти в законный отпуск. Они имеют право написать заявление на отдых уже через 1 месяц после трудоустройства. Работодатели не приветствуют такие действия, однако отказ нарушает права работающих граждан. При этом руководитель предприятия вправе предложить сотруднику разбивку отпуска. Это предусмотрено нормами ТК РФ.
Гарантии по вопросу отпуска для лиц до 18 лет не заканчиваются на этом. Нюансы, о которых стоит знать несовершеннолетнему сотруднику и руководителю, взявшему такого работника к себе в организацию:
- отпуск воспрещается переносить на следующий год. Ребенок обязан отдохнуть в течение 12 месяцев активного труда;
- отпуск запрещено заменять финансовым возмещением;
- юного сотрудника нельзя досрочно вызывать с законного отдыха.
Кто может перенести дату начала отпуска?
Можно ли перенести дату начала отпуска, если она уже утверждена графиком? Можно, если это предусмотрено правилами учреждения.
Кроме того, существуют категории работников, право переноса даты отпуска которых закреплено ТК РФ. Например, если женщина находится в отпуске по беременности и родам, то ее муж может взять ежегодный оплачиваемый отпуск в любое время, независимо от периода его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 123 ТК РФ).
К категориям работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время, также относятся:
— женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
— работники в возрасте до 18 лет (ст. 122 ТК РФ);
— усыновители, имеющие ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ);
— совместители, которые имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск одновременно с отпуском по основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ).
К сведению. Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (ст. 286 ТК РФ).
Кроме того, согласно ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:
— временной нетрудоспособности работника;
— исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
— в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.
В числе случаев продления ежегодного оплачиваемого отпуска в Правилах об очередных и дополнительных отпусках*(2) также указан арест работника.
Перенесение всего отпуска в других случаях допускается по соглашению работодателя и работника. Если вышеперечисленные причины отсутствуют, то перенесение отпуска не допускается (п. 19 Правил об очередных и дополнительных отпусках).
А если работник не получил уведомление о начале отпуска?
Руководителю следует помнить, что неуведомление работника о начале отпуска не является малозначительным административным нарушением. Показателен пример из Постановления Суда Еврейской автономной области от 04.09.2013 по делу N 4-А-65.
Инспекция труда привлекла организацию к административной ответственности в виде штрафа по ч. 1 ст. 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране труда» КоАП РФ.
К сведению. Нарушение трудового законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб., на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. Повторное аналогичное правонарушение влечет дисквалификацию на срок от 1 до 3 лет (ст. 5.27 КоАП РФ).
Организация обжаловала постановление, посчитав выявленные в результате проверки нарушения малозначительными — допущенными по невнимательности, без прямого умысла на причинение какого-либо вреда, поэтому не являющимися грубым ущемлением прав работника. Кроме того, последствия нарушения были добровольно устранены, причиненный работнику ущерб возмещен. По мнению руководителя организации, применение меры административного наказания в виде высокого штрафа носило неоправданно карательный характер, не соответствующий тяжести правонарушения и степени вины.
Однако суд оставил решение инспекции труда без изменения.
Как было установлено, внеплановая выездная проверка соблюдения трудового законодательства была проведена по заявлению работника организации. Было выявлено, что в нарушение ч. 3 ст. 123 ТК РФ работник, которому ежегодный оплачиваемый отпуск предоставлен 02.04.2013, уведомлен под подпись о времени начала отпуска 02.04.2013, то есть позднее чем за 2 недели до его начала. Кроме того, в нарушение ч. 9 ст. 136 ТК РФ оплата отпуска работнику была произведена 01.04.2013, то есть позднее чем за 3 дня до его начала. К тому же она была произведена без денежной компенсации за нарушение сроков оплаты отпуска, что недопустимо в силу ст. 236 ТК РФ.
Указанные обстоятельства послужили основанием для составления инспекцией труда в отношении организации протокола об административном правонарушении, исходя из которого было вынесено постановление о привлечении организации к административной ответственности в виде административного штрафа.
В ответ на приведенные в жалобе доводы о малозначительности совершенного организацией правонарушения судьи указали на п. 21 Постановления Пленума ВС РФ от 24.03.2005 N 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении КоАП РФ». Согласно данному документу, малозначительным административным правонарушением является действие или бездействие, хотя формально и содержащее признаки состава административного правонарушения, но с учетом характера совершенного правонарушения и роли правонарушителя, размера вреда и тяжести наступивших последствий не представляющее существенного нарушения охраняемых общественных правоотношений.
Суды посчитали, что вменяемые организации действия — существенное нарушение охраняемых общественных правоотношений, поскольку нарушение законодательства о труде является нарушением установленных государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, благоприятных условий труда, прав и интересов работников.
Суд отметил, что в данном случае нет оснований для применения положений ст. 2.9 КоАП РФ, предполагающей возможность освобождения от административной ответственности при малозначительности правонарушения.
Что же касается добровольного устранения последствий нарушения и возмещения причиненного ущерба, то эти факты не свидетельствуют о малозначительности правонарушения. В силу п. 3 ст. 4.1 КоАП РФ они учитываются только при назначении административного наказания — как обстоятельства, смягчающие административную ответственность юридического лица.
В каком случае нужно писать заявление на отпуск?
ТК устанавливает, что время, в которое работник может пойти на отдых, должно быть зафиксировано в графике отпусков. При этом сам сотрудник за две недели должен быть письменно предупрежден о скором его начале. Закон не устанавливает, должен ли работник писать заявление об отпуске, но во многих компаниях это шаг все еще необходим.
Если работник идет в отпуск строго по графику, то он не обязан оповещать об этом руководство компании и как-либо согласовывать начало отдыха. Следовательно, и заявление в этой ситуации писать не нужно.
Однако есть несколько исключений, когда заявление написать необходимо:
- График отпусков на предприятии не составляется. Однако надо помнить, что это может повлечь штрафные санкции до 50 тыс. руб.;
- Сотрудник поступил на работу только в текущем году, и отсутствует в графике;
- Работник хочет пойти в отпуск в другой день, чем закреплен в графике.
Это объясняется тем, что отсутствие на рабочем месте без согласования с руководством будет считаться прогулом, а также компания обязана рассчитать и перечислить отпускные не позднее 3-х дней до момента отдыха.
Если платит администрация
Отпускные периоды бывают ежегодные за счет средств работодателя. Минимальная продолжительность одной части — две полные календарные недели. Но кроме них, сотрудники нередко обращаются с просьбой предоставить отдых без сохранения заработной платы. Образец заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск в законодательстве отсутствует, следовательно, оно оформляется в произвольной форме. Как и любое другое прошение, оно должно содержать данные заявителя и адресата, количество дней отдыха и его вид.
Но не всегда все дни хочется выгулять за раз. Если сотрудник намерен разбить этот период на части, то одна из них не должна быть меньше 14 дней. Поэтому один раз придется взять отпуск минимум на 14 дней, а оставшиеся дни можно разбить на удобные периоды.
Перенос, продление и отзыв из отпуска
Продолжаем разговор о документальном оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска, начатый в прошлом номере журнала. Правда, на сей раз мы рассмотрим случаи его продления, переноса и отзыва из отпуска.
Их документальное оформление имеет много общего и зависит от того, кто стал инициатором изменений (работник или работодатель). Мы специально показали возможные варианты состава документов и реквизитов.
Благодаря таблице и множеству примеров вы поймете систему работы, что в каких случаях обязательно, а что факультативно. Кроме того, получите полный комплект образцов документов для рассматриваемых случаев.
Продолжаем разговор о документальном оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска, начатый в прошлом номере журнала. Правда, на сей раз мы рассмотрим случаи его продления, переноса и отзыва из отпуска.
Их документальное оформление имеет много общего и зависит от того, кто стал инициатором изменений (работник или работодатель). Мы специально показали возможные варианты состава документов и реквизитов.
Как правильно оформить отпуск сотруднику: пакет документов
Статья акутальна на: Ноябрь 2019 г.
Причем этот документ не просто формальность. Трудовой кодекс РФ обязывает строго соблюдать приведенные в нем сроки. Разумеется, в конце года далеко не все работники могут точно сказать, в какие сроки они планируют отдыхать в 2014 году. Укажите предположительные даты отпусков. Главное не оставляйте в графике пустых строк!
В трудовой инспекции прекрасно понимают, что строго соблюдать заранее запланированные сроки отпусков практически невозможно. У работников в течение года может появиться сотня причин перенести отпуск. Да и руководство зачастую предлагает поменять сроки отдыха. Кроме того, работника могут отозвать из отпуска. В каждой из этих ситуаций график отпусков неизбежно нарушается.
Чтобы избежать придирок, важно правильно оформить документы. Чаще всего вопрос о переносе отпуска решается по договоренности сторон. Но в любом случае потребуется внести изменения в график отпусков.
Если новый отпуск начинается раньше запланированного срока, достаточно, чтобы сотрудник написал обычное заявление и завизировал его у своего руководства.
После чего вам нужно либо составить приказ о переносе отпуска, либо сразу же оформить приказ на отпуск.
Реквизиты одного из этих документов и новую дату начала отпуска укажите в графике отпусков в графах 8 и 9 (если речь идет о типовой форме № Т-7). Причем тут не важно, по чьей инициативе переносится отдых.
А если отпуск начинается позже запланированного срока? Предупредите работника: о своем желании перенести отпуск он должен сообщить до того, как наступит приведенный в графике день начала отдыха.
Для этого надо написать заявление. Если же отпуск просит перенести работодатель, сотрудник должен в письменной форме подтвердить свое согласие на это.
Попросите его написать специальное заявление с новыми сроками отдыха.
Другие варианты отпусков
Один из вариантов перечислен выше, и он касается тех, у кого есть переработки. Как все происходит на практике:
- Человек работает в компании, за это время все часы переработки фиксируются в табеле учета рабочего времени ответственным сотрудником или кадровиком.
- Когда работнику нужно взять несколько дней отдыха в счет отработанных часов, он договаривается об этом с коллегами и руководителем. Согласование с коллегами по закону необязательно, но лучше их предупредить, потому как именно им придется выполнять обязанности отсутствующего работника.
- В назначенные даты сотрудник не является на работу, но эти часы будут списаны из общего количества переработки.
Для получения права на отпуск сотрудник должен иметь стаж работы на конкретном предприятии.
Ежегодный основной отпуск продолжительностью 28 дней предоставляется по прошествии 12 месяцев со дня начала непрерывной трудовой деятельности в данной организации. Этот период является рабочим годом, и у каждого сотрудника он индивидуален. Если во время года были периоды, не включаемые в трудовой стаж, конец рабочего года переносится на соответствующее количество дней.
Начиная со второго рабочего года сотрудник может брать очередной отпуск в любое время, которое выберет или в соответствии с утверждённым на предприятии графиком отпусков. Если он использует его и будет уволен до истечения текущего рабочего года, из его будет удержана компенсация за эти дни.
Как только сотрудник отработал в организации шесть месяцев, он имеет право на использование основного отпуска. По договорённости с руководством или согласно установленным правилам организации, зафиксированным в локальных нормативных актах, отдых может быть предоставлен и до этого периода, «авансом». При этом он полностью оплачивается .