Как правильно заполнить счёт-фактуру

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заполнить счёт-фактуру». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если продавец, выставивший счет-фактуру, обнаружил ошибки, он может внести необходимую корректировку. При этом у покупателя такого права нет, но он может указать на ошибку и попросить об исправлениях. Для этого предусмотрена специальная операция — корректировка счета-фактуры.

Пример корректировочного счета-фактуры на уменьшение

Корректировочный счет–фактура — документ, создаваемый в ситуациях, когда в договоре между сторонами произошли какие-либо перемены в части стоимости или количества поставляемых товаров, производимых услуг или выполняемых работ. Его форма достаточно понятна, но некоторые моменты нуждаются в разъяснениях.

В начале находится стандартная информация:

• номер корректировочного счета-фактуры (который может быть любым, так как поправки могут вноситься не один раз)
• день-месяц-год его заполнения,
• ссылка на первоначальную счет-фактуру (т.е. ту, которую он корректирует)
• реквизиты сторон.

Все данные должны быть аналогичны регистрационным бумагам компаний.

• В завершение в этой части нужно словами вписать валюту и ее цифровой код.

Корректировка счета-фактуры

У этой операции есть ряд требований:

1. Изменения вносятся в оба экземпляра — для продавца и для покупателя.
2. Исправления обязательно визируются руководителем компании-продавца и заверяются его печатью. Вместо директора подписывать может уполномоченное лицо, указав ФИО и должность, а также пометить, что подпись поставлена «за руководителя организации».
3. Нужно проставить дату исправления.
4. Неверные данные надо зачеркнуть, написать правильные в свободном поле, рядом указать «исправлено», причем дописать, какие показатели на какие и в какой графе.

Когда счёт-фактура не нужен

Иногда вместо счёта-фактуры сделку подтверждают другими документами: счётом на оплату, накладными и др. Это возможно в случае, если:

• сделка не облагается НДС (ст. 149, 169 НК РФ);
• предприятие продаёт товары физлицам в розницу за наличные — для таких сделок достаточно бланка строгой отчётности или чека из кассы;
• обе стороны сделки применяют спецрежим — УСН, ЕСХН, ПСН;
• юридическое лицо отдаёт товар своему сотруднику безвозмездно (на основании письма Министерства финансов РФ от 08 февраля 2016 г. № 03-07-09/6171);
• планируется поставка товаров, и на неё получен аванс (при этом данный товар производят не дольше полугода, либо покупатель не платит НДС, либо для сделки предусмотрена нулевая ставка по данному налогу, например, товар идёт на экспорт).

В каких случаях можно использовать УПД

Универсальный передаточный документ позволяет использовать его сразу в качестве нескольких документов:

• счет-фактура,

• накладная или иной передаточный документ,

• либо все вместе.

Его можно применять:

• при сдаче сделанной работы или услуги заказчику;

• при различных видах отгрузки товаров;

• при проведении сделок посредством комиссионеров,

• принципалов; при передаче своих имущественных прав другому лицу.

Что такое статус УПД

В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.

• Обратите внимание: в приложении № 4 к письму № ММВ-20-3/96@ сказано, что статус документа носит лишь информационный характер. А фактически он определяется наличием (или отсутствием) в нем всех показателей, обязательных для первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому, если продавец заполнил правильно все обязательные реквизиты УПД, но ошибся в поле «Статус» (вместо 1 поставил 2), это не означает, что покупатель не сможет воспользоваться вычетом «входного» налога на добавленную стоимость.

Если УПД используется только в качестве первичного документа (статус 2), то в нем не заполняются следующие показатели, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:

• «К платежно-расчетному документу» (строка 7);

• «В том числе сумма акциза» (графа 6);

• «Налоговая ставка» (графа 7);

• «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);

• «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);

• «Номер таможенной декларации» (графа 11).

Нововведения, общие для всех сфер

Говоря о последних изменениях и требованиях, коснувшихся информации о цифровых счетах-фактурах, порядка их выставления и подписания в электронном виде, стоит отметить следующие нюансы:

• В форме появилась дополнительная строка «5а», при заполнении которой указываются сведения об отгрузочной документации, выступающей основанием. В качестве примера — это могут быть накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг, и т. п.
• Отдельной графой фиксируется порядковый номер данных, при этом под название отведен раздел «1а», для кода по Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности — «1б».
• Изменено название одиннадцатой колонки, адаптированной не только для продукции, обязательной к прослеживанию, но и для остальных типов импортируемых изделий.
• В форме электронной счет фактуры (сч/ф) добавились дополнительные столбцы (12, 12а и 13), заполнять которые нужно, когда торговые операции связаны со сбытом прослеживаемой продукции. В первом и втором разделах отмечаются кодовый идентификатор и единица измерения. Для авансовых экземпляров, как и в тех случаях, когда реализовывать планируется товары, не относящиеся к указанной категории, строки прописываются, но не заполняются.

Заполнение текстовой части СФ

Требования государства к заполнению счета-фактуры собраны в инструкции, утвержденной вышеназванным Постановлением Правительства. Кроме того, пятый пункт 169-й статьи Налогового Кодекса определяет, какие реквизиты обязательны для данного документа. В соответствии с этими нормативными актами, в СФ необходимо отразить:

• полные или сокращенные названия (согласно учредительным документам) плательщика НДС и покупателя товара (здесь и далее — услуг, работ);
• ИНН, КПП и адреса вышеназванных сторон сделки;
• названия и адреса отправителя (продавец указывает — «Он же») и получателя груза (для работ и услуг данную строку не заполняют);
• при получении авансовых платежей — номер и дату документа об уплате в счет предстоящего получения товаров;
• перечень товаров, при наличии — единица измерения;
• количество товаров;
• валюту платежа, код по ОКВ;
• цену или тариф по договору без НДС (за исключением регулируемых государством тарифов или цен, которые его включают);
• стоимость товара за поставляемое количество без НДС;
• при поставке подакцизного товара — размер акцизного сбора;
• ставку НДС;
• сумму НДС для получателя товара;
• стоимость товара с НДС:
• при наличии — идентификатор гос. контракта, договора или соглашения.

Оформление счета-фактуры

Одним из основных документов для ИП на ОСНО является счет-фактура.

Счет-фактура – документ, играющий важную роль и для продавца, и для покупателя и если он неправильно оформлен нередко возникают проблемы с возмещением НДС.

Счет-фактуру нужно оформить в срок 5 календарных дней с момента:

• полной или частичной оплаты покупателем товара
• отгрузки товара
• передачи имущественных прав

При этом должны быть оформлены обязательные реквизиты:

• номер и дата
• адрес и ИНН обеих сторон
• название и адрес обеих сторон
• номер платежки
• наименование товаров
• единицы измерения продукции
• количество товаров в названных единицах измерения
• наименование валюты
• идентификатор государственного контракта
• стоимость отгруженных товаров
• сумма акцизов (если есть)
• ставка НДС
• сумма налога в соответствии со ставкой
• стоимость поставки
• страна происхождения продукции
• регистрационный номер таможенной декларации (при импорте)
• код вида товаров по ТН ВЭД ЕАЭС (при вывозе товаров в стран ЕАЭС
• подпись

Эти реквизиты должны отражаться в документе. Форму счет-фактуры менять нельзя и если в форме будут пустые строки и графы, то нужно поставить прочерки.

Рассчитав размер НДС нужно уплатить налог в установленные сроки.

Плательщики НДС могут платить сумму налога, разбив на 3 части.

Например, за 3 квартал НДС нужно оплатить 60000 рублей, значит оформляются 3 платежки:

Перечислить каждую часть НДС необходимо до 25-го числа (включительно).

Также можно перечислить одним платежом, но до 25 октября (по данному примеру).

Как заполнить счет фактуру без НДС

Счет-фактура без НДС 2019 года заполняется по тем же правилам, которые установлены для оформления обычных счетов-фактур, содержащих НДС. Правила эти содержатся в разделе 2 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 и с 01.10.2017 в значительной мере обновлены.

Порядок оформления заголовочной части счета-фактуры без НДС не имеет особых отличий от обычного. Единственное различие состоит в том, что в графах основной таблицы, предназначенных для указания ставки налога и его суммы, рассчитанной по этой ставке, в счете-фактуре, составляемом без НДС, делается запись «Без НДС» (подп. «ж» и «з» п. 2 раздела 2 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Причем запись может быть проставлена любым способом — на компьютере, от руки, при помощи штампа.

Если выставить счет-фактуру с НДС

Некоторые организации по собственной инициативе могут выставлять счет-фактуры, выделяя НДС. В этом случае они обязаны оплатить в бюджет налог, а также сдать в ИФНС декларацию по НДС. Сделать это нужно в срок до 25 числа месяца, следующего за кварталом, в котором был выставлен документ. Например, компания на УСН выставила счет-фактуру 10 февраля 2018 года, соответственно, сдать декларацию по НДС она должна до 25 апреля 2018 года.

Важно при том понимать, что выставив счет-фактуру с выделенным НДС не дает упрощенцу право на налоговый вычет по приобретенным товарам. Право на такой вычет имеют только плательщики НДС, а организации на УСН таковыми не являются.

>Выставление счет-фактуры ИП на УСН

Для предпринимателей на «упрощенке» действуют такие же требования для выставления счета-фактуры, как и для организаций, применяющих УСН.

Законные прочерки в счете-фактуре

Прочерки в счете-фактуре допускаются в отдельных случаях правилами его заполнения, утвержденными постановлением Правительства РФ № 1137.

В рассмотренном нами примере предприниматель реализовал отечественные товары на территории РФ. Поэтому ему не нужно указывать в счете-фактуре:

• код товаров по ТН ВЭД (гр. 1а) — данная информация заносится только в отношении товаров, вывезенных из России на территорию ЕАЭС;
• сведения о происхождении товаров (гр. 10 и 10а) и таможенную информацию (гр. 11) — указанные графы заполняются только по товарам, страной происхождения которых не является Россия.

Прочерки допустимы и по другим строкам и графам счета-фактуры:

• по стр. 8 — если поставка товара происходит не в рамках госконтракта или отсутствует его идентификатор;
• в гр. 2 и 2а — поставить в них прочерк можно в том случае, если единицу измерения и ее код невозможно определить или они отсутствуют в ОКЕИ (классификаторе единиц измерения).

Проставление прочерков в других строках и графах может вызвать претензии со стороны контролеров и проблемы с вычетом у покупателя.

Когда еще применяется счет-фактура без НДС?

Рассмотренный выше случай является поводом для обязательного формирования счета-фактуры, несмотря на то, что налог в нем отсутствует.

Можно выделить еще ситуации, при которых юридическое лицо или ИП имеют право по своей инициативе заполнить счет-фактуру без НДС для предъявления покупателю:

• Осуществляются операции, по которым НДС не начисляется (реализуются товарные ценности, услуги, работы, на стоимость которых не начисляется налог по ст.149 НК РФ). Перечень этих операций достаточно большой и закрытый;
• Фирма не относится к плательщикам НДС по причине использования налоговых режимов, отличных от общей системы (УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН).

В указанных случаях компании не обязаны формировать счет-фактуру вовсе, но если клиенты просят, можно пойти им навстречу и выписать документ, в котором в полях, посвященных НДС (ставка и величина налога), следует написать «без налога».

Чем обусловлена просьба клиентов о предоставлении счета-фактуры в подобных ситуациях, сложно сказать. Налог не выделен, возмещать покупателю нечего. Как правило, такая просьба связана с особенностями документооборота контрагента или неполным пониманием ситуации. Во втором случае можно предпринять попытку пояснить для покупателя ненужность счета-фактуры в этом случае.

Продавец может в такой ситуации подготовить счет-фактуру без НДС или отказаться от этого действия, выбор остается исключительно за продавцом. Если покупатель упорен в своем желании получить счет-фактуру, даже если она без налога, то лучше ее выписать, продавец в этом случае ничего не теряет и никаких обязанностей по уплате налога не приобретает.

Как учитывать НДС организации, которая получила освобождение от уплаты этого налога

Компания, получившая освобождение от уплаты НДС, должна тем не менее выставлять покупателям (заказчикам) счета-фактуры. В данных счетах-фактурах следует сделать надпись или поставить штамп «Без налога (НДС)» (п. 5 ст. 168 НК РФ).

НДС, предъявленный поставщиками (исполнителями), следует учитывать в стоимости приобретенных товаров, работ и услуг (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ). Принимать к вычету входной налог нельзя, а значит, и книгу покупок организация вправе не вести (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ, письмо ФНС России от 29.04.2013 № ЕД-4-3/7895).

В связи с этим входной налог, принятый к вычету до получения освобождения, может потребоваться восстановить. Дело в том, что получив освобождение, компания будет использовать это имущество для ведения деятельности, необлагаемой НДС. Так, восстановить НДС придется по (п. 8 ст. 145 НК РФ):

• материалам, не переданным в производство;
• нереализованным товаром;
• недоамортизированным основным средствам и нематериальным активам.

Похожие записи:

• Правила перевозки животных в электричках РЖД в 2023 году
• Штраф за отсутствие номера на автомобиле в 2022 году
• Место открытия наследства в 2023 году