Приходный кассовый ордер: особенности заполнения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приходный кассовый ордер: особенности заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.


Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.

Заполнение квитанции к приходному кассовому ордеру

Квитанция к приходному кассовому ордеру должна содержать все те же сведения, что и сам ордер.

В отрывной квитанции, прилагающейся к приходному кассовому ордеру, заполняется такая информация:

  • Наименование организации

  • Номер и дата составления документа

  • Принято от

  • Основание

  • Сумма

  • В том числе

  • Главный бухгалтер (подпись)

  • Кассир (подпись)

Приходным кассовым ордером называют элемент первичной документации. Он требуется, в соответствии с законом, для учета кассовых операций, осуществляемых в организации. С помощью этого бланка в кассу организации ставятся на приход наличные денежные средства.

Для приходного кассового ордера (ПКО) действует специальная форма. Она состоит из двух частей. Первая — сам ордер, вторая — квитанция к нему. В приходном кассовом ордере должна быть отражена следующая информация:

  • дата получения денег;
  • номер;
  • данные плательщика;
  • основания принятия денег;
  • сумма;
  • подписи сотрудников организации (кассир, бухгалтер, руководитель и т.д.) и другая информация.

Унифицированные бланки

Согласно постановлению № 88 Госкомстата РФ от 18 августа 1998, регламентирующему оформление документов по кассовым операциям, это:

  • ордеры – расходный и приходный, сокращенно РКО и ПКО;
  • книга;
  • платежная ведомость (если через ККТ рассчитываются с сотрудниками).

Зная их реквизиты, вы существенно упростите и убыстрите составление деловых бумаг. Также есть необязательные, и в их числе:

  • журнал регистрации данных счетчиков;
  • сами показания;
  • справки-расчеты;
  • акты – о возврате и переводе средств, о направлении ККМ в ремонт и так далее;
  • выписки о вызове технических специалистов.

Учреждение может не использовать именно унифицированные бланки, а разработать свои, отвечающие актуальным стандартам, но оно в любом случае должно своевременно заполнять обязательные бумаги и предъявлять их по требованию проверяющих органов.

Правила кассовых операций: четыре главных требования

Про порядок ведения кассовых операций написано в двух нормативных документах. Это указания Банка России:

  • от 09.12.2019 г. № 5348-У «О правилах наличных расчетов»;
  • от 11.03.2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указания № 3210-У).

Если обобщить основное из них, то получатся четыре правила:

  1. Расчеты наличкой между организациями и ИП ограничены лимитом в 100 тыс. руб. по одному договору.
  2. Наличная выручка расходуется только на определенные цели
  3. Прием и выдача наличных денег оформляются кассовыми ордерами и фиксируются в кассовой книге.
  4. Остаток денег в кассе не должен быть больше лимита, рассчитанного предприятием и зависящего от объемов наличной выручки или наличных трат.

Когда эти требования не соблюдаются, наступает административная ответственность. Если в течение двух месяцев со дня нарушения, организацию или ИП поймают на несоблюдении кассовых правил, то оштрафуют на:

  • 4–5 тыс. руб. – для должностных лиц и ИП;
  • 40–50 тыс. руб. – для организаций.

В некоторых случаях штрафы заменяются предупреждением. Так будет для некоммерческих организаций или субъектов малого и среднего предпринимательства, если они впервые нарушили требования для кассовых операций. При этом должны соблюдаться три условия:

  • нет материального ущерба;
  • нет угрозы возникновения природных или техногенных чрезвычайных ситуаций;
  • нет вреда или угрозы жизни и здоровью людей, животным и растительности, окружающей среде, памятникам истории и культуры, безопасности России.

Правило 2. Цели расходования наличной выручки

Если наличка поступила в кассу с расчетного счета, тогда компания или ИП вправе тратить ее так, как посчитают нужным. Если же деньги пришли в кассу как выручка от покупателей, тогда израсходовать их можно только на определенные цели. Вот на такие:

  • зарплата и социальные выплаты работникам. Полный перечень таких выплат есть в п. 83–86, 88 приказа Росстата от 24.11.2021 г. № 832;
  • оплата работ, услуг, товаров за исключением ценных бумаг;
  • выдача подотчетных сумм сотрудникам;
  • возврат покупателям за оплаченные наличкой, но возвращенные товары или невыполненные работы и неоказанные услуги;
  • личные нужды ИП, не связанные с его предпринимательской деятельностью;
  • страховые возмещения по договорам страхования в пользу физических лиц, которые ранее платили взносы наличными;
  • выдача денег при осуществлении банковским платежным агентом (субагентом) операций на основе ст. 14 Федерального закона «О национальной платежной системе».
Читайте также:  Можно ли оформить квартиру на несовершеннолетнего ребенка в Беларуси

Для микрофинансовых организаций, ломбардов и кредитных потребительских кооперативов, в том числе сельскохозяйственных, есть свои особенности. Кроме наличной выручки, они вправе тратить другую наличку, которую получили в кассу как:

  • заем;
  • возврат основной суммы долга, процентов, штрафов, пени по выданным займам;
  • паевые взносы.

А еще для таких организаций расширен перечень трат. Обобщили их в таблице.

Таблица 1. На что еще некоторые компании могут тратить наличку из кассы

Вопросы

Виды компаний

Ломбарды и микрофинансовые организации

Кредитные потребительские кооперативы, в том числе сельскохозяйственные

Куда еще могут тратить наличку из кассы

· Выдача займов;

· возврат привлеченных займов;

· уплата процентов, штрафов и пени по привлеченным займам

· Выдача займов;

· возврат привлеченных займов;

· возврат средств по договорам передачи личных сбережений;

· плата за использование денег по договорам передачи личных сбережений;

· уплата процентов, штрафов и пени по привлеченным займам, по договорам передачи личных сбережений;

· выплата паенакоплений (паев)

Каковы дополнительные условия таких трат

Наличные траты не должны превышать:

· 50 тыс. руб. по одному договору займа;

· 1 млн руб. в течение одного дня в расчете на ломбард, микрофинансовую организацию или их обособленное подразделение

Наличные траты не должны превышать:

· 100 тыс. руб. по одному договору займа, передачи личных сбережений или по каждому паенакоплению;

· 2 млн руб. в течение одного дня в расчете на кооператив

ПКО подписывает кассир, а также главный бухгалтер, либо бухгалтер.

Однако, кроме бухгалтера подписать кассовый документ может и любой другой сотрудник. Для этого на него издается приказ. Если бухгалтер в организации не предусмотрен, то вместо него подписывает ПКО руководитель компании и кассир.

Если в организации не предусмотрены кассир и бухгалтер, то руководитель (или предприниматель) один подписывает кассовый документ.

Частым вопросом у заполняющих ПКО сотрудников является место для печати. Считается, что печать должна стоять как на отрывной квитанции, так и на самом ПКО, который остается в организации. Но следует иметь ввиду, что согласно Постановлению Госкомстата №88 печать должна стоять на бланке в месте «М.П.». Так как «М.П.» стоит в отрывной части ПКО, следовательно и печать должна стоять только на квитанции.

Печать для этого можно использовать специальную, а не основную печать организации. Например, печать с надписью «ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ» или «ДЛЯ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ».

Отказаться ставить печать на ПКО могут только организации, которые ее не используют в соответствии с уставными документами. В том случае, если печать в организации используется, не ставить ее на ПКО нельзя, так как данный бланк предусматривает ее наличие.

Приходный кассовый ордер (форма КО-1) в 2018 году

Приходный кассовый ордер — один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления поступления денежных средств в кассу ИП или организации.

Обычно приходный кассовый ордер (на основании Z-отчёта, бланков строгой отчётности (БСО), товарных чеков, а также иных документов, приравненных к кассовому чеку) оформляется в конце дня на общую сумму принятых за весь день денег.

Что касается вопроса оформления отдельного ПКО по какой-то определённой денежной операции (например, при получении денег от юридического лица), то это остаётся на усмотрение самой организации. То есть строгой обязанности в этом плане нет, акцент ставится на том, как вам будет удобно вести учётную политику.

Приходник состоит из 2-х частей:

  1. Сам приходный кассовый ордер
  2. Отрывная квитанция к ПКО

ПКО оформляется в одном экземпляре. Его подписывает кассир, а также главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии — лицо, их заменяющее, например, руководитель организации или ИП).

Отрывная квитанция подписывается этими же лицами (главный бухгалтер и кассир), заверяется печатью и передаётся человеку, сдавшему деньги в кассу. Печать должна стоять только на квитанции. Очень популярно мнение, что печать должна краешком «заезжать» на ПКО. Такое и правда практикуется, но это является нарушением правил заполнения кассовых документов.

Читайте также:  Льготы детям инвалидам и их родителям в 2023 году в Москве

Оформленный ПКО остаётся в кассе. Но перед этим его нужно зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Расходные кассовые ордера

Теперь рассмотрим расходные кассовые ордера (РКО). Оформляются они в журнале «Кассовые документы», через клавишу «Выдача». Заполнение аналогично ПКО, только операция обратная. С помощью РКО можно оформить документы:

  • Оплата поставщику;
  • Возврат покупателю;
  • Выдача подотчетному лицу;
  • Выплата заработной платы по ведомостям;
  • Выплата заработной платы работнику;
  • Выплата сотруднику по договору подряда;
  • Взнос наличных в банк;
  • Возврат займа контрагенту;
  • Возврат кредита банку;
  • Выдача займа контрагенту;
  • Инкассация;
  • Выплата депонированной заработной платы;
  • Выдача займа работнику;
  • Прочий расход.

Регистрация ПКО и порядок действий

Перед поступлением ПКО в кассу организации его необходимо зарегистрировать в журнале кассира-операциониста по форме № КО-3. После того как «приходник» оформили и зарегистрировали, бланк и квитанцию подписывает уполномоченное лицо или бухгалтер с указанием фамилии и инициалов. После этого на основании ПКО принимаются деньги.

В свою очередь кассир проверяет правильность оформления документа, наличие всех описанных приложение и подлинность подписи главного бухгалтера. При наличии каких-либо несоответствий ПКО отправляется на соответствующее переоформление и доработку. Если претензии отсутствуют, то кассиром принимаются деньги и он проставляет свою подпись и расшифровку на ордере и квитанции. На квитанции отмечается дата приема и проставляется печать таким образом, чтобы ее край заходил на сам ордер.

На приложениях ставится надпись «Получено» или штамп с указанием полной даты и подпись кассира.

После получения в кассу денежных средств квитанция передается вносившему лицу, а ордер остается в кассе организации.

Это должен знать каждый профессионал

С недавнего времени, а точнее с 2011-2012 г.г., адресатам стали поступать письма с маркировкой «ПКО ФМ (название города)», которые, как и любое нововведение, вызвали у получателей непонимание. Поскольку схожесть первой части аббревиатуры, а именно «ПКО…» вызвала ассоциацию с уже ставшей нормой рабочего сокращения приходно-кассового ордера, у адресатов возникли закономерные вопросы – как правильно расшифровывается аббревиатура ПКО ФМ, что это такое и имеет ли этот загадочный документ какое-либо отношение к обычному приходно-кассовому ордеру?

Правильная расшифровка аббревиатуры «Пункт Коллективного Обслуживания Франкировальной техники (машины)». Организация, скрывающаяся за этим названием – выделенное подразделение Почты России, специализирующееся на рассылке отправлений налоговых служб – уведомлений, а также квитанций на уплату различных видов налогов.

Учитывая это, совершенно очевидно, что к ПКО ФМ унифицированный приходник КО-1 не имеет никакого отношения, эти документы не взаимосвязаны, и путать эти два сокращения нельзя.

Некоторые правила оформления приходного ордера

При заполнении ордера есть несколько основных правил, которые должны соблюдать все, кто принимает наличные средства в кассу:

  1. Приходник может оформляться вручную или на компьютере
  2. Его составляют в 1 экземпляре и оставляют в бухгалтерии
  3. При наличии печати она ставится на квитанции. Печать может и не применяться – это выбор самого налогоплательщика
  4. Заполненный документ подписывает его составитель и главный бухгалтер
  5. Ошибки, помарки и исправления в документе не допускаются. Если они присутствуют, то документ считается недействительным. Это равноценно тому, что документ просто не был составлен
  6. Документ не может быть заполнен карандашом

Заполнение квитанции к приходному ордеру

Не может быть приходника без квитанции и квитанции без приходника. Квитанция содержит все основные реквизиты ордера.

Строка Заполнение строки
«К ПКО…» Записываем к какому конкретно ордеру относится данная квитанция. То есть прописываем его номер и дату
Принято Вносим информацию от кого получены деньги (переносим из ордера). Это либо организация, либо физическое лицо
Основание Указываем причину внесения денег (такую же, как в самом ордере). Например, возврат подотчетных сумм
Сумма Отличие от ПКО в том, что в квитанции сумму нужно сначала записать цифрами, а потом продублировать прописью
НДС Указываем наличие или отсутствие НДС
Дата Ставим дату составления документа
Подписи Свои подписи ставит исполнитель и главный бухгалтер

Как видим, квитанция содержит информацию, идентичную той, что указывалась в приходном ордере. Это делается для того, чтобы и продавец и покупатель владели одинаковыми данными.

При наличии ставим на квитанции печать. Она должна находиться четко на самой квитанции и не переходить на приходный ордер. После оформления квитанция отделяется от линии отреза и передается вносителю денег.

Как заполнять бланк ПКО

приходного кассового ордера — это первый этап задачи, а следующим шагом будет корректное заполнение данного документа. Заполненный образец ПКО может выглядеть так:

Приходный кассовый ордер может быть оформлен на бумаге либо с применением технических средств – данные вносятся на компьютере, затем ПКО распечатывают и подписывают. Кроме того, приходник может быть оформлен в электронном виде при условии обеспечения защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. В таком случае ПКО подписывается электронной подписью (п. 4.7 указания № 3210-У).

Заполненный образец приходного кассового ордера вы можете распечатать и разместить на рабочем столе кассира вместе с инструкцией по его заполнению, которую мы приведем ниже.

Отличие банковского ордера от платежного поручения

Хотя оба эти документа имеют широкое применение в рабочих процессах банковских систем, они обладают несколькими отличительными особенностями. Для этого важно разобраться в сути значения термина «платежный ордер». В отличие от банковского ордера под данным документом подразумевается некий инструмент, с помощью которого происходит частичный перевод средств по квитанции, счету или по другому виду обязательств со стороны организации по выдаче кредитов. На данном документе сам банк проставляет специальные характерные отметки и подписи. Подписываться под документом такого вида могут те сотрудники филиала, которые работают в сфере проведения транзакций.

Когда с помощью данного документа происходит частичная оплата, то тогда ордер позволяет зафиксировать произведенные изменения. Происходит это благодаря тому, что на документе будет проставлена специальная отметка. Специалист в области оказания банковских услуг должен иметь достаточный уровень квалификации. Его работа в данном процессе состоит в том, что он обязательно должен проставить на обороте квитанции сведения касательно частичного платежа, который был произведен. Информация должна отображать следующие данные: порядковый номер, информацию о переведенной сумме денег, а также об ордере. Все это важно заверить личной подписью сотрудника банка.

Каждый существующий ордер обязательно должен иметь как минимум еще один экземпляр, который можно оставить на хранение в определенном филиале банка. У некоторых возникает вопрос в связи с тем, для чего один экземпляр должен оставаться в картотеке банка. Кроме того, что в случае утраты одного документа, можно будет получить его копию, данный документ могут использовать для информационных выписок.

Документ такого типа используется и для полноценного перевода средств, например за поставку товаров, продукции, полученных услуг или за уплату налогов.

Если сказать коротко, то банковский ордер имеет много отличий с платежным ордером и платежным поручением. Данные понятия следует четко разграничить между собой и понять суть оказываемого ими влияния на проведение банковских операций по лицевым счетам. Однако то общее, что объединяет данные типы документов, состоит в том, что на их основании кредитные организации и банковские филиалы могут получать точную и актуальную информацию о клиентах, их реквизитах, а также о производимых банковских переводах.

Понятие банковского ордера было вынесено на обсуждение еще восемь лет назад, а по прошествии двух лет от начала рассмотрения, оно было внесено в законодательство РФ. Если отметить некоторые особенности оформления документа, то важно упомянуть о том, что при составлении печатного документа используется бумага, с которой активно работает как Сбербанк России, так и другие банки. Если сотрудники организации или банковского филиала, замечают какие-либо недостатки, тогда они обязуются внести соответствующие изменения, будь-то электронный или же печатный документ.

Кто должен использовать форму КО-1?

Использовать форму КО-1 с целью оформления приходных операций на кассе в данный момент должны только организации. Это обязательство установлено указанием № 3210-У.

Индивидуальные предприниматели в общем случае избавлены от обязательства использовать унифицированную форму КО-1 при оформлении кассовых операций. Но при желании они могут это делать. Задействование соответствующей формы российскими ИП также распространено в силу делового обычая. Во многом он сформировался в связи с тем, что один из ранее действовавших источников права, которые регулируют операции по кассам, — положение Банка России № 373-П от 12.10.2011 — предписывал ИП использовать форму КО-1.

Можно отметить, что ИП обязательно должны дополнять ПКО (в случае их использования) кассовым чеком либо бланком строгой отчетности (п. 5.2 указаний № 3210-У).

Подробнее о нюансах работы с ПКО и иными документами, используемыми при ведении кассы, читайте в статье «Какой срок хранения кассовых документов?».


Похожие записи:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *