Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполнение путевого листа грузового автомобиля в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступит в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновятся правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.
Как заполнять путевые листы в этом и следующем году
Наименование и номер путевого листа указываем в шапке документа. Обычно для наименования используют комбинацию: путевой лист + тип транспортного средства. Например, «Путевой лист для грузового автомобиля». И ведут внутреннюю нумерацию.
Путевые листы разделяют на однодневные и многодневные, со сроками начала и окончания. Максимального срока действия путевого листа нет.
Собственником (владельцем) транспортного средства может быть юрлицо или ИП – от его имени и заполняем документ.
Исчерпывающую информацию приводим в графе «Сведения о ТС»:
-
тип ТС,
-
марка и модель (при наличии прицепа – марка и модель прицепа),
-
государственный регистрационный номер (при наличии прицепа – госномер прицепа),
-
дата и время предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС,
-
дата и время выпуска ТС на линию и его возвращение.
Срок действия путевого листа в 2022 году
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
| Продолжительность рейса | Когда оформлять | Срок действия |
|
В день делается один или несколько рейсов в течение смены |
До старта первого рейса |
В течение дня |
|
Рейс продолжается больше одной смены |
До начала рейса |
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена |
Когда нужен путевой лист
Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 259-ФЗ). В нём указывают маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и другие сведения. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:
- зарплату водителя;
- надбавки водителям за разъездной характер работы;
- затраты на ГСМ;
- затраты на запчасти;
- затраты на парковку;
- компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.
Сколько действует путевой лист
Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены. В течение дня один и тот же автомобиль может совершать несколько рейсов. В этом случае оформляется один документ перед первой поездкой, в нём отмечаются все рейсы за смену. Путевой лист грузового автомобиля, отправляющегося в командировку более чем на сутки, тоже выписывают один. В нём отмечают все передвижения для отслеживания маршрута и расхода топлива.
Если машиной пользуются несколько водителей, можно оформить путевой лист на каждого или один на всех. Во втором случае в нём отражаются данные каждого из них — сведения о машине остаются одни и те же — с обязательным разграничением срока использования. Например, Петров выезжал с 9:00 до 12:00, километраж такой-то, маршрут и прочие данные о его рейсе, а Сидоров с 14:00 до 18:00 — и также отразить сведения о его поездке. Свободная форма бланка позволяет его корректировать.
Путевой лист грузового автомобиля скачать бесплатно
Какой формат использовать для индивидуальной разработки:
• 4-С – типовой, межотраслевой подойдет практически всем;
• 4-П – повременной, если работа водителя оплачивается сдельно за доставку груза в определенную точку, когда заполняется отрывной талон заказчиком. Так как их только 2, то и пункты, куда отвозят товар, не должны превышать это количество.
• ПГ-1 – упрощенная форма для индивидуального предпринимателя.
В интернете можно найти новые формы путевого листа грузового автомобиля. Чем они отличаются от унифицированных стандартных бланков госкомстата:
1. Отсутствует место для печати организации в шапке, данные о стандарте формы от Постановления №78 в правом верхнем углу путевого листа.
2. Место стоянки, гараж заменено парковкой.
3. Есть специальное поле для записи пройденного предрейсового, иногда послерейсового медконтроля.
4. Блок размещения сведений о техосмотре грузового автомобиля до и после рейса: день, время до минут, данные одометра.
5. В остальном можно использовать имеющиеся блоки, если информация в них актуальна для конкретного перевозчика. Если добавите что-то, чего нет в оригинале, руководствуясь внутренней необходимостью компании, ошибки не будет. Это разрешено.
Путевой лист, составленный из таких блоков подойдет транспортной организации. Принимается к списанию горючего, учитывается налоговыми службами, что подтверждает Письмо Минфина №03-03-06/2/161 (25/08-09 г).
Формы путевого листа грузового автомобиля
В 2022 году путевой лист грузового автомобиля — основной документ первичного учета, определяющий показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» с учетом изменений, внесенных Письмом Минтранса России от 14.05.2019 N ДЗ/10239-ис установлены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.
Типовые межотраслевые формы №4-с и № 4-п нового бланка путевого листа грузового автомобиля утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78
Первая применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам, вторая — применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.
С 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Какие сведения о транспортном средстве отразить в путевом листе
О транспортном средстве внесите следующую информацию (п. 4 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов):
• тип, марку и модель транспортного средства, а если оно используется с прицепом (полуприцепом) — также марку и модель прицепа (полуприцепа);
• государственный регистрационный номер транспортного средства, а если оно используется с прицепом (полуприцепом) — его регистрационный номер, и (или) инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);
• показания одометра (полные километры пробега) при выезде с парковки, предназначенной для стоянки транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя, а также при его заезде на парковку по окончании смены (рабочего дня);
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ);
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.
Можно ли ездить без путевого листа?
Осуществлять перевозки без путевого листа нельзя. Это регламентирует пункт 2 ст. 6 устава автотранспорта. Невыполнение этого требования водителю грузовика грозит предупреждением или штрафом в размере 500 рублей (п. 2 ст. 123 КоАП РФ).
Наличие и правильность заполнения путевого листа могут проверить сразу несколько структур:
- ИФНС;
- Ространснадзор;
- ГИБДД;
- ГИТ.
Как хранить путевой лист?
Помимо правил заполнения путевых листов существуют и правила хранения. Их регламентирует все тот же приказ №368, п.17-18 Порядка. Заполненные путевые листы нужно зарегистрировать в специальном журнале, предназначенном для этих целей. Вести его можно как в бумажном, так и в электронном формате.
Если журнал регистрации заполняется на бумаге, его листы нужно пронумеровать и прошить. Если в электронном – информацию необходимо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Также нужно обеспечить возможность распечатать данные электронного журнала в случае необходимости.
Прядок хранения документа
Путевой лист попадает в категорию первичной документации, которую необходимо хранить в организации в течение определенного периода времени. Как правило, такие документы хранятся на протяжении пяти лет. Однако если рассматривать «путевки», здесь имеются некоторые нюансы, из-за которых на многих предприятиях возникают проблемы.
Да, срок хранения «путевки» для автомобилей с повышенной грузоподъемностью составляет пять лет. Однако нужно помнить, если за этот период органы контроля не проводили проверки, нельзя уничтожать эти документы. Кроме этого, если работа является опасной, вредной и тяжелой, это дает водителю право на получение льготной пенсии. Нередко именно путевой лист является единственным подтверждением данного факта. В таких ситуациях хранить его необходимо не менее 75 лет.
Путевки оформляют до начала выполнения рейса, если его длительность превышает рабочую смену, или до начала первого рейса, если за одну смену водитель успевает сделать несколько рейсов. В случае оформления нескольких путевок на одно ТС (если им пользуется несколько работников) дату, время и показания одометра вносят в документы следующим образом:
- в путевку на первый выезд — данные при выезде ТС с парковки;
- в путевку на второй выезд — данные при заезде ТС на парковку.
Рассмотрим, как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля. В нем записывают данные о дате выезда грузовика и тип задания:
- командировка;
- работа по графику;
- работа в выходные или праздничные дни;
- колонна;
- бригада;
- и т.п.
Обязательным условием является точная информация о ТС и его водителе: надо вписать регистрационный номер, марку и гаражный номер ТС, данные на прицеп, если он используется, и Ф.И.О. водителя и сведения о его удостоверении. Рассмотрим детально пример заполнения путевого листа грузового автомобиля.
Обязательные реквизиты
Путевой лист грузового автомобиля ИП в 2021 году не имеет унифицированной формы. Каждый предприниматель имеет право самостоятельно разрабатывать бланк документа. Перечень обязательных реквизитов приведен в Разделе № 1 Приказа Минтранса № 368. При их отсутствии путевой лист ИП грузового автомобиля недействителен и не может быть использован для подтверждения расходов.
К таковым относится:
- Наименование и номер документа.
- Срок действия путевки.
- Информация об автомобиле.
- Информация о водителе.
- Информация о владельце машины.
- Сведения о перевозке.
Если ИП одновременно является и водителем автомобиля, он оформляет документ, указывая себя в качестве собственника и водителя. Ниже путевого листа ИП (примерная форма) могут все посетители нашего сайта.
Срок действия путевого листа
Периодичность выписки путевого листа для грузового автомобиля:
- на один рабочий день, если водитель совершает один или несколько рейсов в течение смены (рабочего дня). В этом случае укажите дату (число, месяц, год);
- на срок, соответствующий длительности рейса, если он превышает продолжительность смены (рабочего дня). В путевом листе укажите даты (число, месяц, год) начала и окончания рейса.
Согласно разъяснениям Минтранса России путевой лист можно оформить одним из двух способов:
- создать новый путевой лист;
- дополнить ранее созданный путевой лист обязательными реквизитами с показаниями одометра, датами и временем очередных выезда и заезда транспортного средства, проведения контроля его технического состояния и медицинских осмотров. При этом важно, чтобы все остальные реквизиты были неизменными.
Из этих разъяснений следует, что при выборе второго способа путевой лист может действовать больше одного дня и в том случае, если выполняется не один рейс.
Типовая межотраслевая форма №4-П «Путевой лист грузового автомобиля»
Унифицированная форма первичной учетной документации Типовая межотраслевая форма№4-П «Путевой лист грузового автомобиля» (ОКУД 0345005) утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 №78.
Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Форма №4-П (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.
Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией — владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагают соответствующий отрывной талон.
Путевой лист остается в организации — владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.
В случае, когда при повременной оплате за работу автомобиля будут перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и прилагается один экземпляр этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.
Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным.
Остальные данные заполняют работники организации — владельца автотранспорта и заказчики.
Путевые листы по форме №4-П выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.
Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.
Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.
Несколько граф в форме 4-С заполняются дежурным диспетчером автопарка:
- В графе «Нулевой пробег» диспетчер записывает общий километраж.
- Графа «Коэффициент изменения нормы» должна содержать перерасход бензина, данные о времени эксплуатации двигателя и специального оборудования. Все цифры незапланированного расхода подтверждаются подписанными документами. Проверив правильность заполнения, диспетчер заверяет информацию подписью.
- В графе «Последовательность выполнения заданий» диспетчер записывает, сколько рейсов сделала машина за смену (рейс).
- В графу «Товаро-транспортные документы в количестве» вносят сведения о всех сданных водителем автомобиля накладных.
- Графа «Сдал» – для подписи шофера автомашины, графа «Принял» – для подписи диспетчера.
Бланк формы 4-С можно скачать бесплатно здесь. На его основе можно составить собственный пример. Образец заполнения доступен здесь.
III. Особенности заполнения путевых листов формы N 4-п и N 4-м
17. В путевом листе формы N 4-п в разделе «Задание водителю» в графе 16 «В чье распоряжение» на основании заявки или разового заказа заказчика диспетчером записывается наименование и адрес заказчика, в распоряжение которого должен прибыть автомобиль для выполнения задания, в графах 17 и 18 — плановое время прибытия и убытия, в графе 19 — плановое количество часов работы и в графе 20 — количество ездок по плану.
18. Путевой лист формы N 4-п имеет отрывной талон заказчика, который является основанием для предъявления автопредприятием счета на оплату транспортных услуг и прилагается к нему.
19. В отрывном талоне заказчик:
19.1. На основании предъявленного водителем путевого листа заполняет в соответствующих строках номер и дату выдачи путевого листа, наименование автопредприятия, на подвижном составе которого производится перевозка грузов, марки и государственные номера прибывших автомобиля и прицепов.
19.2. В строке «Заказчик» записывает наименование организации, фамилию и инициалы должностного лица, ответственного за использование автомобиля.
19.3. В строке «Время» указывает время при прибытии и убытии автомобиля от заказчика.
19.4. В строках «Спидометр» записывает показания спидометра при прибытии к заказчику и убытии от него.
19.5. В строке «Приложенные ТТН» вписывает номера ТТН, один экземпляр которых прилагается к путевому листу, и указывает их общее количество.
Приложение ТТН к путевому листу автомобиля, выделенного для работы с оплатой по повременным тарифам, не является основанием для изменения формы оплаты за работу автомобиля.
19.6. В строке «Количество ездок» проставляет общее количество выполненных ездок.
19.7. В строке «Подпись и штамп заказчика» расписывается и ставит штамп, подтверждая правильность заполнения реквизитов соответствующих строк путевого листа.
20. В разделе «Выполнение задания» заказчик записывает маршруты движения откуда — куда по каждой ездке и удостоверяет эти записи своей подписью.
21. В путевом листе формы N 4-м в разделе «Прохождение контрольного пункта УТЭП, КДП и ГАС»:
- диспетчер автопредприятия в графе 26 записывает наименование контрольного пункта, пункта отдыха и ночлега, через которые должен следовать автомобиль, а также УТЭП, КДП и ГАС, на которых водитель получает загрузку автомобиля, в том числе и автомобилей, следуемых в попутном направлении, в графе 27.1 — дату и время их прохождения по графику;
- диспетчер УТЭП, КДП или ГАС в графе 27.2 записывает фактическое время и дату прохождения контрольного пункта, пунктов отдыха и ночлега, выводит отклонение от графика и записывает в графе 27.3 «Отклонение», в графе 28 расписывается и ставит штамп.