Оформление товаросопроводительной документации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление товаросопроводительной документации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

ТТН – это обязательный пункт, без которого перемещение товаров запрещено. Документ содержит 2 пункта: подтверждение сделки между продавцом и покупателем; подтверждение о необходимости перечисления денежных средств за услуги. На основании товарно-транспортной накладной происходит списание товара со склада отправителя, и проводится прием на складе получателя.

Что еще может потребоваться

Не всегда все ограничивается основными бумагами. Иногда условия меняются и тогда становится важной другая документация:

• паспорт на ТС, бланки, подтверждающие своевременный техосмотр;
• если за рулем не владелец автомобиля, то лучше захватить договор, на основании которого он занимается доставкой;
• накладная — когда в ТТН есть не вся информация о том, что находится внутри;
• если везут что-то съедобное, то рекомендуется иметь санпаспорт;
• ветпаспорт — если транспортируют живых животных, мясо, субпродукты;
• для легальной перевозки спиртосодержащих изделий потребуют соответствующие лицензии и справки;
• договор, в соответствии с которым произошла фактическая отгрузка;
• подтверждение обязательного страхования владельца ТС;
• сертификат, который подтверждает приемлемое качество изделий;
• если все движется в рефрижераторе, то понадобится информация о том, как поддерживается и отслеживается температура в кузове.

Осталось понять, какие документы нужны на провоз груза. В каждом конкретном случае могут появиться и другие бумаги, которые также необходимо своевременно оформлять и брать с собой в путь. Иногда без них ответственные лица подвергаются штрафу за несоблюдение законов, потому что в изготовлении части видов продукции есть свои особенности. А иногда это заканчивается выяснениями с компетентными органами. Поэтому перед первой транспортировкой стоит проконсультироваться у юристов, что еще может понадобиться, если автомобиль остановят с проверкой.

А теперь предлагаем разобрать часть указанных выше пунктов подробнее, чтобы разобраться, как они должны выглядеть.

Сопроводительные документы на перевозку груза

Есть документы, которые понадобятся независимо от типа перевозимого товара, и специфические, которые дополняют основной пакет.

Для осуществления перевозки у транспортировщика должно быть действующее водительское удостоверение с соответствующей категорией и все допуски, требуемые для работы с конкретным типом груза. Водитель должен пройти обучение и инструктаж о правилах работы на конкретном транспортном средстве.

В обязательном порядке требуются документы, подтверждающие право собственности или управления конкретным ТС. В пакет документации должен входить путевой лист, выписываемый компанией-отправителем перевозки.

При его оформлении должны обязательно указываться:

• сроки действия с конкретными датами;
• день и время, когда водитель прошел медицинское освидетельствование;
• фактический пробег автомобиля до отправления;
• расчет расхода ГСМ на конкретный маршрут.

Какие документы нужны для грузоперевозок?

Для правильной организации грузоперевозок необходимо наличие всех необходимых документов. В данном разделе можно ознакомиться с основными документами, без которых невозможно осуществление грузоперевозки по Москве, Московской области и всей России.

Ввиду большого количества необходимых документов на грузоперевозки целесообразно разбить их на 4 блока:

1. Документы на груз. Делаются со стороны заказчика (грузоотправителя).
2. Документы на автомобиль и водителя для осуществления грузоперевозки. Делаются и контролируются со стороны транспортной компании.
3. Документы для оформления грузоперевозки. Договор и заявка.
4. Договор на страхование груза. Страховой полис на грузоперевозку с учетом погрузки и выгрузки.

Электронная транспортная накладная

С 1 января 2022 года электронные транспортный накладные наделены таким же статусом, как и документ, оформленный на бумаге.

Транспортная накладная, выданная в электронной форме, также предназначена для подтверждения заключения договора перевозки. Ее форма приведена в приложении № 4 к постановлению правительства от 30.11.2021 № 2116, но формат электронной транспортной накладной должна разработать ФНС.

Чтобы подписать электронную транспортную накладную водитель может использовать простую электронная подпись или усиленную неквалифицированную электронная подпись. Но при последнем варианте документ надо дополнительно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью перевозчика.

Электронную транспортную накладную нужно направлять в государственную информационную систему «Электронный перевозочные документы». Порядок направления электронной транспортной накладной в эту систему разработает и утвердит правительство.

Если компания подключена к системе и перешла на электронный документооборот, бухгалтерии не нужно распечатывать транспортные накладные и хранить их на бумаге.

Какие документы для отправки груза необходимо иметь

Список документов может варьироваться в зависимости от того, кто конкретно осуществляет перевозку, а также какой именно груз поступает в пункт отправления. В свою очередь, наши специалисты проведут визуальный досмотр груза, а также проверку его соответствия представленного клиентом описания.

Если отправителем выступает юридическое лицо, необходимо предоставить:

• заверенную доверенность с печатью о том, что конкретное лицо совершает отправку;
• транспортную накладную на отправляемый товар с подробным описанием его характера и свойств;
• счет-фактуру, отгрузочную спецификацию, свидетельство о товаре или соответствующий сертификат (можно предоставить копии данной документации).

Если отправителем выступает физическое лицо, для отправки груза в нашу компанию необходимо предоставить:

• удостоверение личности (это может быть внутренний паспорт или загранпаспорт, водительские права — любой из этих документов);
• заполненный бланк на отправку груза или корреспонденции (в данном бланке клиент самостоятельно описывает объект отправки, а также указывает его приблизительную оценочную стоимость).

Возможна отправка груза от имени физического лица по официально оформленной доверенности.

Если отправителем выступает индивидуальный предприниматель, необходимо предоставить:

• свидетельство ИП о постановке его на учет в налоговой инспекции;
• удостоверение личности (непосредственно предпринимателя или доверенного лица, совершающего отправку);
• документы на отправляемый груз.

Товаросопроводительные документы: понятие и виды

Оформление товаросопроводительной документации и доставка “до двери” включают в себя создание следующих основных категорий бумаг:

1. Разрешительные. Сюда входят все документы, которые требуются для направления груза через границы. Нередко основные ошибки встречаются именно в этих бумагах. Результат — получение отказа на таможне.

2. Платежные. Это все документы, которые так или иначе связаны с финансовым обслуживанием процедуры доставки груза — официально зафиксированные условия оплаты, стоимость товарной единицы, банковские реквизиты и т.д.

3. Транспортный пакет документов. В эти бумаги включаются все сведения по грузу — его особенности, класс опасности, если таковой имеется и т.д.

Точный перечень необходимых бумаг во многом будет зависеть от того, каким именно транспортом проводится доставка:

• автомобиль. Здесь всегда будет нужна накладная, подготовленная в соответствии с официальным образцом, сведения об адресе и получателе, например, если в роли получателя выступает магазин или другая организация, а также путевой лист;

• грузоперевозка поездом. Здесь также потребуется накладная и опись на перевозку по общепринятой форме;

• самолет. Здесь нужна авианакладная, информация об адресе доставки, а также обо всех странах, через которые будет проходить товар;

• корабль. Нужна накладная, в которую включаются подробные характеристики и данные по каждому товару. Сюда может быть включено и дополнительное условие.

Классификация документов

Виды, какие сопроводительные документы нужны для перевозки груза, распределяют на три большие категории:

• Транспортные. Сюда относят бумаги про вид транспортного средства: воздушный, железнодорожный или автомобильный. Также содержаться отметки про условия оплаты и передачи товаров, отметки о необходимости пересечения границы и другое.
• Разрешительные. Сюда относят документацию по поводу качества, упаковки и комплектации, что тщательно проверяется сотрудниками таможенных органов при прохождении контроля.
• Финансовые. Содержат полную информацию о стоимости, количестве, вместимости продукции, а также описание каждой товарной группы.

Договора являются коммерческим документом, предметом которого являются перевозка грузов автотранспортными средствами. Договор выступает соглашением между отправителем — клиентом и перевозчиком — исполнителем, доставляющим багаж в обозначенное заказчиком место. В нем указывают, какую денежную сумму должна получить транспортная организация.

Договора могут быть заключены как для одного рейса, так и на любые сроки (месяца, года и т.д.). «Разовый» договор чаще всего действует при транспортировании индивидуальных грузов (в качестве примера можно рассмотреть перевозку мебели). В данном случае, документ может быть устным или письменным. В нем производят описание определенных обязательств сторон. При его подписании перевозчик подтверждает, что согласен осуществить перевозку, приняв багаж.

Что касается соглашений на долгосрочной основе, то они заключаются письменно. В условиях предусматривается, что заказчик должен в установленный срок предоставить к транспортированию грузы. В случае действия договора на организацию грузов, собственнику необходимо подать соответствующую заявку.

Чаще всего типовые договора на автоперевозку грузов могут быть заключены следующим образом: грузоотправитель — исполнитель/перевозчик или заказчик — перевозчик. Также обязательства и права сторон могут быть регламентированы контрагентами.

Базовый перечень документов для перевозок грузов по России

Основные документы на перевозку грузов должен иметь при себе водитель, по первому требованию предъявить контролирующим органам, ГИБДД в случае проверки транспортного средства.

Перечень:

• Удостоверение управляющего авто — категория в правах водителя отвечает типу грузовика.
• Путевой лист.
• Товарно-транспортная накладная — полный перечень, название единиц в партии. Оформляют документ на перевозку груза в 4 экземплярах, 2 остается логисту, по одному ТТН передают отправителю и получателю партии. Бланк обязательно должен быть заверен печатью, он содержит подробные данные о продукции, маршруте следования, водителе, характеристиках машины.
• Трехсторонний договор — заключается между перевозчиком-логистом, отправителем и получателем партии. Обязательно должен быть подписан сторонами, разрешено предъявлять копию.

Базовые документы для грузоперевозки по России любого типа продукции нельзя заменить другими бланками, исключить любой экземпляр из перечня. Не нужно оформлять ТТН, если перевозка организована между двумя сторонами, без участия компании-логиста. Аналогичная ситуация, если партию перемещает покупатель.

Иногда приходится перевозить нестандартные грузы. В таких случаях водителю и экспедитору потребуются дополнительные бумаги, дающие допуск на транспортировку. Если груз имеет сверхбольшие габариты, либо оригинальную конфигурацию, не позволяющую провести перевозку обычным способом, то потребуется специальное разрешение. В противном случае ТС будет запрещено движение по дорогам. Такие разрешения сопровождаются оплатой госпошлины.

Для транспортировки нестандартных грузов пакет документов должен содержать:

• безопасность перевозимого груза и свойства используемой тары должны быть подтверждены сертификатом;
• в маршруте обязательно прописываются сроки, разрешающие осуществление доставки;
• должны быть прописаны данные на всех лиц, имеющих отношение к процессу отправки и перевозки конкретной партии – ФИО, адреса, контактные телефоны;
• необычные товары маркируются специальным знаком отличия;
• оформленный по всем правилам ООН путевой лист с прописанным номером опасности;
• свидетельство для водителя, с подтверждением водительского стажа в течение 3 лет без перерыва деятельности, указанием прохождения спецподготовки и разрешением заниматься перевозками нестандартных, огромных грузов;
• свидетельство, подтверждающее соблюдение требований по подготовке ТС к указанным задачам транспортировки;
• удостоверение, подтверждающее право компании на транспортировку нестандартных, сверхбольших или опасных партий.

Если процесс транспортировки может как-то затруднить движение по магистрали, либо требует особых условий, все это должно быть согласовано и подтверждено документально.

Пакет документов на перевозку груза

При проверке компетентными органами законности процедуры транспортировки, водитель должен при себе иметь документы для перевозки грузов автомобильным транспортом:

• водительское удостоверение необходимой категории;
• товарно-транспортная накладная (ТТН) — основное свидетельство, предъявляемое при проверке. Выписывается он грузоотправителем и заверяется оригинальными печатями его организации. Состоит из двух разделов. Транспортный раздел включает в себя информацию о маршруте транспортировки, наименование грузоотправителя, название транспортной компании, данные о водителе и технические характеристики транспорта. Товарный раздел отражает наименование груза, его вес, количество и стоимость. Список дополнительных документов на груз также указывается в этом разделе. Накладная выписывается в 4-х экземплярах. Один забирает грузоотправитель, второй — грузополучатель. Оставшиеся два экземпляра необходимы транспортной компании для проведения расчетов с заказчиком (один образец после обработки перевозчиком вместе со счетом передается заказчику). В случае, если провоз осуществляется непосредственно покупателем, ТТН не требуется, достаточно накладной купли-продажи товара.

• договор на оказание услуг транспортировки — подписывается водителем или экспедитором (человеком, сопровождающим товар) и грузоотправителем/грузополучателем. Данный договор подтверждает законность провоза именно этим перевозчиком. Вместо оригинала договора возможно предъявление копии, обязательно заверенной оригинальными печатями компании. Законодательство допускает вариант замены договора доверенностью, также подтвержденной печатями организации
• путевой лист — оформляется предприятием, осуществляющим перевозку. Документ определяет показатели учета работы ТС, водителя и расчет за транспортировку. В бланке указывается:

1. Государственный номер и вид транспортного средства.
2. Наименование организации, выдавшей путевой лист.
3. Километраж на начало пути транспорта, т. е. информация о движении (расходе) горючего.
4. Дата выдачи бланка.
5. Номера ТТН, на основании которых осуществляется провоз.

Заполнение бланка производится диспетчером, техником и медицинским работником транспортного предприятия. Обязательно подтверждается допуск водителя к управлению ТС.

Путевой лист – это документ, содержащий в себе данные о маршруте перевозки. Он оформляется компаний, совершающей транспортировку груза. В бланке в обязательном порядке должна присутствовать следующая информация:

• тип транспортного средства, его марка и модель и индивидуальный регистрационный номер автомобиля. Если ваш автотранспорт не зарегистрирован, смотрите тут документы для регистрации авто;
• полное наименование организации, занимающейся транспортировкой груза;
• сведения о количестве расхода топлива, необходимого для совершения перевозки;
• дату заключения договора с компаний и оформления путевого листа;
• порядковый номер накладной, на перевозимый товар.

Путевой лист должен содержать в себе отрывной талон. Он оформляется в процессе заключения договора грузоперевозок и содержит в себе его печати. Документ проходит проверку в компании, предоставляющей услуги грузоперевозки, и отправляется вместе с чеком оплаты заказчику транспортировки продукта.

Существуют определенные риски при перевозке груза, поэтому автомобиль целесообразно застраховать во избежание неприятных последствий. На нашем портале вы найдете список документов, которые нужны для страховки автомобиля.

Какие документы необходимо иметь при доставке товара?

Осуществляя реализацию товара, продавец обязан выставить в адрес покупателя:

• счет-фактуру (исключение — применение спецрежима);
• товарную накладную по форме ТОРГ-12;
• прочие товарно-транспортные документы — товарно-транспортную накладную (ТТН) и транспортную накладную (ТН).

ТОРГ-12 является первичным документом, составленным продавцом в 2 экземплярах (один — для себя, другой — для покупателя). Он содержит информацию о реализуемых матценностях и является подтверждением перехода права собственности на них от продавца к покупателю.

ТН (приложение 4 к постановлению Правительства РФ от 15.04.2011 № 272) фиксирует стоимость услуг перевозки, т. е. сумму транспортных расходов. В ней указывается информация:

• о сторонах сделки;
• перевозимых ТМЦ;
• дополнительных документах;
• транспортном средстве, осуществляющем доставку;
• пункте и дате погрузки/разгрузки товара;
• дате доставки груза;
• прочие данные.

При этом ТН не является документом, на основании которого можно оприходовать товар, а служит первичным документом для обоснования транспортных расходов.

Образец акта об оказании транспортных услуг

Если вам нужно сформировать акт об оказании транспортных услуг, который вы прежде никогда не делали, посмотрите приведенный ниже пример, пояснения и комментарии к нему – с их учетом вы без особых проблем сделаете свой документ.

1. Первым делом напишите в бланке наименование акта, присвойте ему номер (при необходимости), поставьте место и дату его составления.
2. Обязательно отметьте, к какому договору он является приложением, также указав его номер и дату.
3. Следующую часть акта сформируйте по типу договора:
   • укажите название организаций,
   • должности и ФИО сотрудников, которые участвуют в составлении акта,
   • если считаете важным, можете внести и более подробные реквизиты (ИНН, ОГРН, КПП предприятий и т.д.).
4. Далее следует разбить акт на несколько пунктов. В них напишите, что часть договора, касающаяся оказания транспортных услуг, выполнена в полном объеме и в обозначенное время.
5. Также, если средства, которые были прописаны в договоре, как оплата за данные услуги уже переведены, это тоже нужно отметить (их надо вписать как цифрами, так и прописью, обязательно указав, с НДС работают организации или без).
6. Если считаете необходимым, можете дополнить документ и другими сведениями, имеющими значение в вашем конкретном случае (например, о маршруте движения транспортного средства, остановках и т.п.).
7. Также обязательно обозначьте все приложения к данному акту (это могут быть путевые или маршрутные листы и проч.).
8. В завершение обязательно напишите, что стороны претензий друг к другу не имеют и все работы выполнены в полном объеме, а также подпишите документ с обеих сторон.

Сопроводительные документы при перевозках товаров автомобильным транспортом по территории РФ Заполнение ТТН

В настоящее время значительная часть грузоперевозок выполняется коммерческими предприятиями, причем немалое место в этой деятельности принадлежит небольшим автотранспортным фирмам и индивидуальным предпринимателям.

Именно небольшие автотранспортные предприятия, которые еще не имеют такого большого опыта работы на рынке транспортных услуг, как крупные автокомбинаты (бывшие государственные), чаще всего сталкиваются с проблемами недостаточно корректного оформления документов, сопровождающих груз, что вызывает сложности во взаимоотношениях с государственными контролирующими органами.

Правильное оформление товарно-сопроводительных документов важно и для предприятий, пользующихся услугами транспортных организаций.

Поэтому мы считаем полезным напомнить основные правила оформления товарно-транспортных документов.

Отношения по перевозке грузов автомобильным транспортом регламентируются нормами Гражданского кодекса РФ.

Кроме того, продолжает действовать с изменениями и дополнениями Устав автомобильного транспорта РСФСР (УАТ), утвержденный Постановлением Совета Министров РСФСР от 08.01.69 N 12.

Заполнением накладной занимается отправитель груза, на основании инструкций и указаний, которые он получает от транспортно — экспедиторской компании, он же несет солидарную ответственность за правильность заполнения CMR.

Накладная CMR заполняется как минимум в трех оригиналах и подписывается отправителем и перевозчиком.

Первый экземпляр передается отправителю (красная часть)

Второй экземпляр сопровождает груз (голубая часть)

Третий экземпляр остается у перевозчика (зеленая часть)

Накладная СМР может заполняться только шариковой ручкой, либо с использованием оргтехники.

Конвенция была подписана в Женеве 19 мая 1956 года, и была ратифицирована большинством европейских государств. На основании Конвенции, Международным союзом автомобильного транспорта был разработан стандарт CMR накладной. Графы в накладной прописаны на трех языках, это гарантирует что документ принимается и признается по всей Европе, при прохождении полицейского и таможенного контроля.

Книжка МДП (Carnet TIR) — действует на основании «Таможенной конвенции о международной перевозке грузов с применением книжки МДП». Конвенция TIR – это система позволяющая грузоперевозчикам, перевозить грузы через границы государств в опломбированных таможней кузовах автомобилей или контейнерах, пересекать границы с упрощением таможенных процедур.

TIR (фр. Transports International Routiers, «Международные дорожные перевозки») — система международных автомобильных перевозок товаров, работающая на основе Таможенной конвенции о международной перевозке грузов с применением книжки МДП. Система была основана 14 ноября 1975 года в Женеве для упрощения и согласованности административных формальностей при международных автоперевозках. Компании, специализирующиеся на международных грузоперевозках, и являющиеся участниками ассоциации, пользуются таможенными документами, называемыми книжками МДП (Carnet TIR), по которым разрешается пересекать границу без уплаты пошлин в пункте пропуска через государственную границу.

Международная конвенция МДП и созданная на её основе система были приняты под эгидой Европейской экономической комиссии ООН. На сегодняшний день система действует в 57 странах

Похожие записи:

• Пенсионный возраст на севере для мужчин
• Что делать, если у виновника ДТП нет ОСАГО?
• Как сдавать РСВ 1 в 2023 году