Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли выписывать путевой лист на месяц с 1 марта в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.
Путевые листы 2022: изменения
Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Что изменилось?
-
Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2022 года:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа,
- перевозка пассажиров и багажа по заказу,
- организованная перевозка группы детей,
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
- перевозка грузов,
- перевозка для собственных нужд.
Журнал учета путевых листов в 2022 году
ИП и компании могут в 2022 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.
Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:
-
Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.
-
Таблица, в которой указывают:
- номер путевого листа и дату его выдачи,
- данные водителя и его табельный номер,
- гаражный номер автомобиля;
- подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.
Как упростить заполнение путевых листов?
В этом помогают специальные программы для создания и ведения путевых листов. Благодаря им вы сможете использовать готовые формы путевых листов, которые будут автоматически обновляться в зависимости от требований законодательства.
- «Победасофт» — интегрируется с «1С:Бухгалтерия 8», также допускает автономное использование, стоимость решения 14 000 руб.
- «1С:Управление автотранспортом 8» Стандарт — коробочное решение 28 500 руб., аренда программы в облаке от 1470 руб./мес.
- «1С:Управление автотранспортом 8» ПРОФ — коробочное решение 59 700 руб., аренда программы в облаке от 1830 руб./мес.
Приказ об утверждении путевого листа в 2021 году
Путевые листы на месяц или любой другой период оформляются сотрудником, который имеет такую трудовую обязанность в соответствии с приказом руководителя. Он не только формирует документ и передает его под роспись водителю, но также принимает предыдущий путевой лист.
На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.
Путевой лист при аренде заполняется как обычно, только в поле «Организация» нужно прописать сведения о владельце машины — в данной ситуации об арендаторе: его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и ОГРН (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2021 № 152).
На основании Приказа Минтранса РФ от 11.09.2020 г. № 368 изменили перечень обязательных реквизитов и механизм заполнения путевок.
Теперь в них есть еще один реквизит – «Сведения о перевозке». По п. 6 Приложения к Приказу № 368 эти сведения должны включать данные о видах сообщения и видах перевозок.
Информацию можно найти в Уставе автотранспорта, утвержденного Федеральным законом о 08.11.2002 г. № 259-ФЗ:
- ст. 4 – о видах сообщения;
- ст. 5 – о видах перевозок.
Кроме того, на основании пп. 1 п. 4 Приложения к Приказу № 368 в путевки требуется вписывать модель ТС, а не только его марку.
Дополнительно с 2021 г. в путевках проставляются показания одометра при выезде автомобиля со стоянки и при заезде на стоянку в конце смены или дня. Об этом указано в пп. 3 п. 4 Приложения к приказу № 368. Кроме того, в новом приказе есть уточнения по поводу отметок о техосмотре автомобиля и медосмотре водителей до рейса и при возвращении.
Путевки регистрируются в журнале путевых листов. Согласно п. 17 и 18 Приложения к Приказу № 368, его разрешается оформлять и на бумаге, и в электронном виде. При первом варианте все листы требуется пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью. При втором варианте информация в журнале заверяется усиленной ЭЦП. Кроме того, пользователем должна быть организована возможность распечатать электронный журнал путевых листов.
Внимание! В связи с вводом в действие Приказа № 368 хозяйствующим субъектам необходимо внести соответствующие поправки в учетную политику, к примеру, закрепить форму электронного журнала путевых листов и правила его заполнения.
В 1С:Бухгалтерия госучреждения 8 (ред. 2) путевки можно заполнить по унифицированным формам, бланки которых регламентированы Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 г. № 78.
Чтобы соблюсти требования, установленные Приказом № 368, в формы документов в 1С внесены корректировки:
- включено новое поле «Сведения о перевозках»;
- добавлена возможность указать не только марку, но и модель ТС, а также прицепа.
Чтобы заполнить путевку по новой форме, нужно нажать кнопку «Печать», выбрать путевой лист, у которого в скобках – пр. № 368 от 11.09.2020 г.
- Не требуется отводить место для печати организации. С марта 2019 ее не ставят.
- Отсутствуют поля для отметки медработника о пройденном предрейсовом и послерейсовом медосмотре водителя. Их следует добавить. При использовании госкомстатовской формы печати ставят в шапке, где есть немного свободного пространства.
Ответственность и штрафные санкции (ФНС, ГИБДД)
Если путевой лист по служебному автомобилю не оформлен, либо выписан с ошибками, то за это могут наказать не только работники ДПС при проверке документов, но и ФНС.
Какое именно наказание понесет водитель, если у него нет на руках путевки, устанавливает КОАП. Считается, что за эксплуатацию транспорта отвечает он сам, поэтому в случае отсутствия путевого листа на водителя будет наложен штраф в 500 рублей.
Кроме этого, штраф могут также наложить на ответственное лицо организации, которое обязано производить оформление таких документов. На него может оформляться штраф в 20 тыс. рублей. Также штрафные санкции могут быть распространены и на компанию, за что на юридическое лицо наказывается на 100 тыс. рублей.
Еще один повод для штрафа — это неверное оформление бланка путевки, либо отсутствие на нем необходимых отметок. Так, если на документе не проставлен штамп о прохождении медосмотра, то может оформляться штраф в сумме 5 тыс. рублей на ответственное лицо и 30 тыс. рублей на компанию. Этот же размер штрафов действует и в случае непрохождения техосмотра перед выездом автомобиля.
Внимание! Необходимо отметить, что данные штрафы равно распространяются как на компании, так и на предпринимателей.
Поскольку путевые листы служат для подтверждения расходов компании, то эти документы может также проверять и ФНС. Если таких бланков нет, либо они были потеряны, то орган посчитает это нарушением учета доходов и расходов, из-за чего наложен штраф в 10 тыс. рублей.
Если в течение одного периода таких нарушений будет выявлено несколько, то размер санкций может быть увеличен до 30 тыс. рублей. Помимо этого, если будет принято решение, что организация произвела занижение налоговой базы, то дополнительно она будет оштрафована в размере 20% от суммы недоплаты.
Когда составлять путевой лист и сколько он действует
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.
Время оформления Срок действия Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня До начала первого рейса На один день Рейс превышает продолжительность смены До начала рейса На срок, соответствующий длительности рейса
или
На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный деньЕсли во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.
Вести учет путевых листов и ГМС по правилам — это просто.
Новый реквизит – «Сведения о перевозке»
«Сведения о перевозке» – новый обязательный реквизит в путевых листах. В соответствующем поле «путевки» указывайте вид сообщения и вид перевозки транспортного средства.
Возможные виды перевозок (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):
Виды сообщения (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):
перевозки пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении;
перевозки в городском сообщении в границах населенных пунктов;
перевозки в пригородном сообщении между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно;
перевозки в междугородном сообщении между населенными пунктами на расстояние более 50 км;
перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением Госграницы РФ, в том числе транзитом через Россию.
Какие реквизиты обязательны к заполнению
Как известно, официальных форм путевых листов не существует. В связи с этим организации и предприниматели вправе самостоятельно разработать бланк данного документа в зависимости от своих предпочтений. Но есть перечень реквизитов, которые нужно обязательно прописать в путевом листе. Они перечислены в приказе Минтранса от 11.09.20 № 368 (см. «С 2021 года путевые листы придется заполнять по‑новому»). А уточнения по заполнению этого документа содержатся в письме от 03.03.21 № Д3-468-ПГ («Путевые листы: Минтранс разъяснил, как заполнить новое поле «Сведения о перевозке»»).
Итак, путевой лист должен содержать:
Эти реквизиты обязательны в отношении легкового, грузового, специального транспорта и автобусов. Далее мы подробнее разберем правила заполнения этих пунктов путевого листа.
В 2008 году после отмены обязательных видов путевых листов, компании продолжили заполнять старые формы документов, добавляя в них новые обязательные реквизиты. У спецтранспорта никогда не было единой формы путевых листов.
Журнал учета путевых листов в 2022 году
В 2022 году предприниматели и организации могут сами устанавливать форму журнала для учета путевых листов. Форма закрепляется в учетной политике организации. Форма устанавливается сроком не более одного года. Журнал обычно включает в себя две части:
1 ЧАСТЬ. Лист с названием организации, кодом ОКПО. Здесь указывают срок ведения журнала.
2 ЧАСТЬ. Таблица с данными: номер путевого листа, дата выдачи ПЛ, водитель, табельный номер водителя, номер транспорта в гараже, подписи ответственных лиц.
Путевой журнал необходимо хранить в течение 5 лет. Для журнала в бумажном виде страницы нумеруются и прошнуровываются. Для электронного — подписываются ЭЦП.
Организации и индивидуальные предприниматели, занимающиеся перевозкой пассажиров и грузов, должны оформлять путевые листы. Для этих целей руководителем компании назначается ответственное лицо.
Составлять документ нужно на каждое транспортное средство, которое занято в перевозке грузов, багажа или пассажиров (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Причем это правило распространяется не только на автотранспортные предприятия – профессиональных перевозчиков, но и на обычные организации, использующие автотранспорт для собственных нужд. Главный критерий – наличие пассажиров или груза.
Составлением путевых листов решается ряд задач. Во-первых, представители Минтранса, ГИБДД, Росздравнадзора и Роструда могу проверить отметки о техническом состоянии автомобиля и медосмотре сотрудника, доказывающие, что машина исправна, а водитель прошел медосмотр и может ею управлять.
Во-вторых, путевой лист – первичный документ, подтверждающий экономическую обоснованность расходов компании на автомобиль (зарплата водителя, ГСМ и т.д.).
Оформление путевых листов: топ‑8 практических ситуаций
Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2022 год в приказе от 11.09.2020 № 368.
Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:
- Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
- Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
- Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
- Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
- ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
- Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
- Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.
Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:
- Форму N 4-с. Ее используют в компаниях, которые оплачивают труд водителей сдельно.
- Форму N 4-п. Этот документ применяют, чтобы учитывать рабочее время водителя, который получает деньги за отработанный период.
- Форму N 4-м. Этот путевой лист подойдет для тех, кто занимается междугородними перевозками и доставками.
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
Продолжительность рейса Когда оформлять Срок действия В день делается один или несколько рейсов в течение смены
До старта первого рейса
В течение дня
Рейс продолжается больше одной смены
До начала рейса
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена
Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.
Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. В 2022 нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Все о путевых листах: образцы и правила заполнения
Так называемые путевки — это учетные первичные документы, и ведение путевых листов на предприятии обязательно, если организации или индивидуальные предприниматели эксплуатируют автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов.
В зависимости от вида транспортных средств (ТС) и области их применения используют разные виды бланков. Отдельные их виды разработаны для владельцев и арендаторов:
- легковых автомобилей;
- грузовых автомобилей;
- специального транспорта;
- легкового такси;
- грузового такси;
- автобусов общественных и необщего пользования.
Необходимые предпринимателям формы утверждены более двадцати лет назад постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997. Они актуальны до сих пор, хотя за эти годы в бланки много раз вносились изменения различного характера. В соответствии с приказом Минтранса №476 от 07.11.2017 в путевке указывают дополнительные сведения о собственнике транспортного средства: индивидуальные предприниматели — ОГРИП, а организации — ОГРН.
Не всем организациям подходят унифицированные бланки, кроме того, они не для всех обязательны. Поэтому юрлицо (или ИП) вправе разработать собственный вариант, в котором учесть все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение собственного измененного бланка указывают в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяют и правила, регламентированные статьей 9 федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011 о бухгалтерском учете.
Путевой лист ТС необходим при выезде любого транспорта по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены не только для автотранспортных компаний, но и для всех остальных, он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.
В 2018–2019 гг. таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.
Приказом Минтранса №467 от 21.12.2018 в путевые листы с 01.03.2019 были внесены несколько важных поправок:
- Стало больше обязательных реквизитов. Теперь предпринимателям следует вписывать показания одометра при выезде ТС с парковки (места стоянки).
- Диспетчерам надо фиксировать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с парковки и заезда на нее.
- Изменился максимальный срок, на который оформляют путевку. Еще в начале 2019 года однажды оформленный документ действовал в течение одного месяца. Сейчас так делать нельзя: бумагу оформляют на один рабочий день или одну рабочую смену. Если за это время водитель совершает несколько рейсов, правилами допускается оформление одного путевого листа до начала первого рейса. Закрыть его разрешено по возвращении водителя на парковку.
- В ситуациях, когда одним транспортным средством управляют несколько водителей, на каждого из них оформляют персональную путевку. Но при выезде отметку о контроле технического состояния проставляют только в документе водителя, который первым выехал с места стоянки.
- Разрешили проводить технический контроль ТС либо перед сменой, либо перед рейсом (зависит от ситуации).
- Штамп медицинского работника стал необязательным. Это не значит, что отменили необходимость проходить медицинский осмотр, но медицинскому работнику теперь не обязательно подтверждать его штампом. Он вправе написать, что водитель прошел осмотр, указать дату и время осмотра, расписаться. Если в организации штамп имеется, им можно продолжать пользоваться. Но из-за отсутствия оттиска в путевом листе наказать уже не смогут.
Итак, с учетом поправок новые путевые листы 2020 года обязательно включают следующие сведения:
- название и номер самого документа;
- информацию о владельце автомобиля;
- период действия (срок — один или несколько дней), в течение которого путевой лист разрешено использовать, в формате «число, месяц, год»;
- данные о водителе ТС: Ф. И. О., дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра;
- информация о ТС: тип и модель, в том числе прицепа, если он имеется;
- регистрационный номер;
- показания одометра;
- дата и время выезда и заезда на парковку;
- данные о прохождении технического осмотра перед рейсом (сменой).
Если организации не подходит унифицированный бланк, разрабатывается собственная форма путевого листа легкового автомобиля или другого ТС, но с учетом всех обязательных реквизитов и необходимых показателей. Применение нового бланка обязательно указывают в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются и правила, регламентированные статьей 9 федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011 о бухгалтерском учете.
Документ заверяется подписью диспетчера, который его оформил, и руководителем организации. Печать ставят только те организации, которые ее используют по уставу. Форма готовится в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого документ возвращается уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтери��. С этого момента нужно выяснить, для чего нужны путевые листы.
Путевые листы необходимы организациям для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает:
- обоснованность рейса;
- законность перевозки груза и пассажиров;
- исправное состояние транспортного средства;
- право водителя управлять ТС.
Статьей 12.3 КоАП РФ (ч. 2) предусмотрен штраф за отсутствие путевого листа на руках у водителя, когда он обязателен, — 500 руб.
Похожие записи: