Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Штатный бухгалтер или аутсорсинг: что лучше?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Реалии текущего времени. В 2020 году большое количество компаний и ИП были вынуждены переводить своих бухгалтеров на дистанционную работу. Многие теперь склоняются к решению частично или полностью сохранить такой подход к организации бухгалтерии. Для этого уже есть и законодательная база — внесены соответствующие изменения в ТК РФ.
Совмещение разных вариантов бухгалтерии
Иногда затруднительно выбрать один вариант.
ЭДО позволяет обеспечить ведение бухучёта и сдачу отчётности, контроль и оперативное устранение ошибок в онлайн-режиме. Но он требует определённого материального и технического обеспечения, а также соответствующей профессиональной подготовки специалиста. Критически важно обеспечить и информационную безопасность, чтобы избежать утечки данных.
Многие хотят сохранить своих бухгалтеров, чтобы иметь возможность личного общения и сложившийся уровень доверия. ЭДО и в целом возможности современных технологий рассматривают как вспомогательные средства повышения качества ведения бухгалтерии, скорости операций и автоматизации рутинных процессов. Но при этом осознают потребность в оптимизации расходов.
Преимущество ЭДО в бухгалтерии — возможность выстроить такую организацию бухгалтерии, которая будет удобна, профессиональна, эффективна и оптимальна по затратам.
Плюсы и минусы аутсорсинга
Перечислим преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга в сравнении с штатом бухгалтеров.
|
Отдел бухгалтерии |
Бухгалтерский аутсорсинг |
|
|
Плюсы |
|
|
|
Минусы |
|
|
1. В какой программе специалисты будут вести бухгалтерский учет?
Стандартом считается 1С.
2. Будет ли доступ в базу?
Он должен быть обязательно, чтобы вы могли видеть, что там происходит. Но полностью не отдавайте базу чужому человеку, особенно, если вы работаете без договора.
3. Как забрать базу с данными, если вы захотели поменять бухгалтера?
Идеальный ответ: просто попросить. Вам ее должны передать без единого вопроса.
4. В какой программе будут вести кадровый учет?
И снова это 1С: зарплата и управление персоналом.
5. Нужно ли платить за выпуск электронной подписи?
Крупные аутсорсеры обычно делают это бесплатно, но если вас устроит другой ответ — ваше право.
6. Как проследить, вовремя ли бухгалтер сдает мои отчеты и подает декларации?
Должен быть способ общаться и фиксировать все поручения, договоренности и документы — например, приложение или личный кабинет. Если у вашего аутсорсера это есть, то это хорошо.
7. Будут ли согласовывать сумму налога?
Идеальный бухгалтер — тот, который может уменьшить сумму налога, не нарушая законодательство. Так что да, с вами должны согласовывать сумму налога. И не в последний день, а заранее.
8. Какую отчетность будет готовить бухгалтер?
Желательно все отчеты, которые сопровождают деятельность организации.
9. Куда будут приходить запросы из ИФНС, ПФР, ФОМС, ФСС? Кто будет отвечать на требования?
Удобнее всего (для вас) отслеживать запросы и ответы на них в личном кабинете, в котором вы общаетесь с аутсорсером, или в 1С (если умеете), а налогового инспектора завязывать на бухгалтере.
10. Кто готовит исходящие документы и отвечает на входящие? Какое количество в месяц? Как быстро документ будет готов после запроса?
Здесь все зависит исключительно от ваших потребностей. Например, счет клиенту может выставить менеджер по продажам. А оплатить счет может и владелец бизнеса: многие банковские приложения умеют создавать платежки по фотографии счета или QR-коду.
11. Ведение сотрудников включено в стоимость?
Бухгалтер все-таки нужен и для того, чтобы учитывать кадровые моменты, выплачивать сотрудникам зарплаты, авансы и отпускные. Если он этого не делает, то его услуги должны стоить значительно дешевле.
12. А кадровая отчетность перед государством будет?
Правильный ответ — да.
13. Кто несет ответственность за ошибки?
Это должны быть не вы, а ваш бухгалтер. Кто ошибся, тот пусть и исправляет.
Про то, что оказание бухгалтерских услуг оформляется письменным договором, вы, скорее всего, знаете. С текстом договора желательно подробно ознакомиться до подписания, для чего попросите выслать его вам на почту.
Аутсорсер, который несет ответственность за качество оказываемых им бухгалтерских услуг, пропишет в условиях договора не только обязанность клиента своевременно оплачивать произведенную работу. Среди договорных условий будут указаны обязательства заказчика в документообороте – когда и в каком виде должна быть передана документация клиента, кто несет ответственность за нарушение сроков и т.д. Если исполнитель услуги не считает этот пункт важным, значит, он вряд ли серьезно подходит к обязанности сдавать вашу налоговую и бухгалтерскую отчетность в срок.
Очень важным условием для вас, как для клиента, будет гарантируемая материальная ответственность аутсорсера за возможный ущерб, причиненный некачественным оказанием бухгалтерских услуг. Если по вине исполнителя вам выпишут штрафы и пени, то бухгалтерская компания должна обязаться их возместить.
К слову, от ошибок в учете не застрахован никто, в том числе и штатный бухгалтер, вот только он вряд сможет компенсировать ущерб в полном объеме, как это может аутсорсинговая компания, имеющая совсем другие финансовые возможности.
Как выбрать компанию для бухгалтерского сопровождения
Главным фактором при выборе компании обычно становится стоимость бухгалтерского аутсорсинга. Но выбирать партнера только по цене — большая ошибка. Важно учитывать, что такое сотрудничество — не разовый проект, а постоянная, повседневная работа. Кроме того от ее качества зависит, будет ли бизнес спокойно «жить» и развиваться, или руководителю придется постоянно контролировать работу аутсорсера, вмешиваться в нее, звонить в службу поддержки, требовать или просить, платить штрафы и неустойки.
Поэтому на первом этапе важно выяснить следующие моменты.
1. Сколько лет компания или специалист работают на рынке. Новички, как правило, не имеют преимуществ перед штатными бухгалтерами. У них нет необходимой технической базы, штата специалистов, опыта и квалификаций. Чем больше возраст компании, тем больше шансов, что сотрудничество будет максимально комфортным для заказчика.
2. Осуществляет ли компания страхование профессиональной деятельности. Фирмы-однодневки не страхуют себя от ошибок, тогда как профессиональные игроки защищаются от всех возможных рисков, в том числе ошибок собственных сотрудников.
3. Есть ли профессиональные аттестаты у специалистов. Бухгалтерский и налоговый аутсорсинг требуют постоянного повышения квалификации сотрудников. И компании, которые дорожат своей репутацией, не скрывают, а напротив, демонстрируют профессионализм специалистов. Потенциальный клиент может запросить информацию о том, как часто сотрудники проходят курсы повышения квалификации, каков их профессиональный уровень. Уважающий себя аутсорсер не откажет в этом требовании.
Ориентироваться также можно на отзывы клиентов, но воспринимать их нужно правильно. Если на сайте есть целый раздел, где размещены отзывы по типу: как я благодарен, и сотрудничество планируем продолжать в дальнейшем, — обращать на них внимание не стоит. Такие отзывы пишут под заказ. Информативными будут отзывы на фирменных бланках клиентов, с печатью и подписью. Размещение таких благодарственных писем на официальном сайте — одно из правил хорошего тона для авторитетного аутсорсера.
Бухгалтерский аутсорсинг или штатный специалист: что лучше и дешевле?
Каждый вариант — самостоятельное ведение учета, штатный бухгалтер и бухгалтерский аутсорсинг — имеет как плюсы, так и минусы. Но минусы, как правило, возникают только в одном случае — когда ваши ожидания не совпадают с результатом, который вы хотите получить. Чтобы такой ситуации не возникало, стоит разобраться в особенностях каждого варианта.
Сразу стоит отметить, что маленьким фирмам бухгалтерскую работу можно отдавать на аутсорс. Что касается среднего бизнеса и крупного, то без отдельно выделенного человека им не обойтись.
Если у небольшой компании в среднем 300 операций проходит в месяц, то в крупной столько операций проходит в день.
Поэтому им нужен человек, который будет держать руку на пульсе и решать проблемы здесь и сейчас.
Сравнение аустсорсинга в компании и фриланса
При сравнении сотрудничества с физическими и юридическими лицами учитывают стоимость предоставления услуг, объем и качество работ в рамках договоренностей, а также ответственность сторон при возникновении спорных ситуаций.
| Основные показатели | Бухгалтер-фрилансер | Аутсорсинговая компания |
| Стоимость услуг | Как правило, фрилансеры предлагают услуги по ведению бухгалтерского учета дешевле, чем компании. Сотрудничество с физическим лицом предполагает заключение гражданско-правового договора, что влечет за собой удорожание услуг до 43 % по отношению к первоначальному тарифу (расценок фрилансера). | Сотрудничество с аутсорсинговой компаний осуществляется на договорной основе как с юридическим лицом. Оплата услуг производится через расчетный счет, что позволяет внести такие расходы в статью затрат компании. Общие расходы организации на сотрудничество с аутсорсинговой компанией ниже, чем при работе с фрилансерами. |
| Объем предоставляемых услуг | Один человек физически не в состоянии выполнить объем работ, сопоставимый с услугами, предоставляемыми несколькими специалистами из компании. Если вам попадется ответственный бухгалтер-фрилансер, то он изначально ограничит объем оказываемых услуг в рамках договоренностей, что для большой организации явно неприемлемо – зачем нанимать несколько фрилансеров и делить между ними работу, если можно заключить один договор с аутсорсинговой компанией. | В компании, предоставляющей услуги по аутсорсингу бухгалтерского учета, работает целый штат специалистов – главные бухгалтера, бухгалтера, помощники и т.д. Гарантируется эффективное ведение финансовой деятельности и для небольшого предприятия, и для крупного ООО. Также возможно предоставление дополнительных услуг – сопровождение налоговых проверок, подготовка отчетностей, планирование и т.д. Есть услуги по ведению финансовой деятельности предприятия «под ключ». |
| Ответственность сторон и соблюдение договоренностей | Устные договоренности с фрилансерами – это отсутствие гарантий на качественное и своевременное предоставление услуг. Задержка подготовки и отправки отчетов – значительные штрафные санкции в отношении ООО. Взыскать неустойку с физического лица сложнее, чем с юридического. | Заключение официального договора с аутсорсинговой компанией определяет ответственность сторон по выполнению обязательств в надлежащем объеме и качестве. При возникновении претензий к предоставленным (или не предоставленным) услугам всегда можно обратиться в суд. |
При обращении в аусорсинговую компанию всегда можно рассчитывать на возможность связи с сотрудниками в рабочее время – при возникновении срочных вопросов, консультаций можно связаться по телефону или приехать в офис компании. Если же работа ведется с бухгалтером-фрилансером, который, к тому же, предоставляет услуги удаленно, то не всегда можно рассчитывать на постоянную связь даже в рабочее время для решения экстренных вопросов.
Как видно, обращение к специалистам компании, предоставляющей услуги по аутсорсингу бухгалтерского учета и ведению финансовой деятельности, выгоднее, чем сотрудничество с бухгалтерами-фрилансерами.
Услуги на аутсорсинге
Вы платите только за реальную работу. Сами выбираете список необходимых услуг, определяете их объем и порядок оплаты при заключении договора аутсорсинга.
Стоимость услуг аутсорсинга может быть разной — от 1 667 до 600 000 рублей в месяц. Все зависит от оборотов, наличия и количества сотрудников, системы налогообложения и т.д.
Есть риск, что менеджер компании, продающей аутсорсинг бухгалтерии, подпишет вас на дешевый тариф, а потом придется доплатить за услуги, которые окажутся вам нужны, если они не входят в тариф или рассчитываются отдельно. Например, если у вас увеличился оборот, штат сотрудников или изменилась система налогообложения.
С настороженность стоит отнестись к аутсорсинговым бухгалтерам, которые работают удаленно. Чтобы работать удаленно и качественно, нужны самомотивация и самодисциплина. Поэтому здесь стоит довериться не только репутации компании и рекомендациям, а также с большим вниманием отнестись к договору: обращайте внимание, что ответственность бухгалтера должна быть застрахована!
Какие функции выполняет бухгалтерский аутсорсинг?
В услугу аутсорсинга бухгалтерии может входить:
-
подготовка политики учета;
-
оформление документов сотрудников, поступающих на работу;
-
расчет зарплаты и взносов;
-
работа с отчетностью;
-
расчет налогов;
-
сдача деклараций;
-
создание поручений по платежам;
-
ведение регистров;
-
сопровождение налоговых проверок и поддержка в части взаимодействия с фискальными органами (налоговыми, таможенными);
- опционально, подготовка документации для заказчиков и покупателей.
Особенности аутсорсинга бухгалтерии
Аутсорсинг финансовых функций вообще, и бухгалтерии в частности, относится к одним из самых сложных форм аутсорсинга бизнес-процессов. Причиной тому является необходимость управления несколькими бизнес-процессами одновременно, на что зачастую руководителям не хватает управленческого опыта. К тому же, аутсорсинг финансовых функций, связанных с управлением финансами, учётом и отчётностью предприятия подразумевает доступ аутсорсера к сведениям и документам, которые могут представлять коммерческую тайну. Дополнительно широкому распространению аутсорсинга в России препятствует ряд факторов. Объективный — отсутствие нормативной базы. Стороны заключают договоры, руководствуясь общероссийским законодательством и общей терминологией. Далеко не всегда эти договоры составлены грамотно. Ещё реже они учитывают специфику деятельности и характер взаимоотношений клиента и поставщика услуг (аутсорсера).
Что включает в себя бухгалтерский аутсорсинг
Принято аутсорсинг бухгалтерских услуг подразделять на четыре направления:
- Оказание услуг по консультированию — является самым простым типом обслуживания. Его могут применять даже фирмы, где в штате есть бухгалтерский персонал. К нему прибегают при возникновении сложных вопросов и проблем. Например, если фирма работает на нашем рынке, но у нее возникла необходимость оформить разовую внешнеэкономическую сделку.
- Выборочный аутсорсинг — Данный тип используется фирмами также в тех случаях, когда у них есть собственные бухгалтеры. Но наиболее сложные и трудоемкие участки работы, например, зарплата, составление различных видов отчетности передаются специализированной компании. Все остальные же участки находятся в компетенции имеющихся бухгалтеров заказчика. Например, касса, банк, учет материалов, основных средств и т. д. Такой выбор руководства часто связан с возможностью осуществления контроля за имуществом фирмы. Также одной из причин привлечения выборочного аутсорсинга является возможность освободить своих загруженных бухгалтеров, без вовлечения дополнительных рабочих мест.
- Полное бухгалтерское и налоговое обслуживание — При таком типе весь объем по учету и оформлению отчетности передается сторонней специализированной организации. При этом наличие специалистов по бухучету в данном случае уже не требуется. Однако, подписание всех первичных документов и отчетов остается за руководством компании.
- Ведение учета от имени главного бухгалтера — В этой сфере аутсорсинга специализированной фирме вменяется не только ведение учета и оформление соответствующих видов отчетности в полном объеме, но и обязанность подписывать все документы, предусмотренные заключенным договором. Но руководство фирмы такое направления всегда выбирают с опаской, так как они не имеют возможности контролировать работу аутсорсера.
Преимущества обращения в аутсорсинговую фирму
Работу по ведению бухгалтерии для юридических лиц и предпринимателей может выполнять как штатный специалист, так и сторонний исполнитель. Аутсорсинг – это делегирование полномочий в сфере отчетности на лицо, которое не является наемным работником, но исполняет возложенные обязанности, несет ответственность за результат. Бухгалтерский аутсорсинг в Москве, выполняемый нами, имеет преимущества:
- экономия средств – затраты меньше, чем при найме бухгалтера на постоянную работу;
- эффективная оптимизация работы предприятия и снижение расходов;
- наши бухгалтеры имеют опыт более 10 лет и подтвержденную высокую квалификацию;
- мы гарантируем качественный результат;
- деятельность бухгалтера застрахована на случай ошибок и неточностей;
- мы предлагаем демократичные цены для своих клиентов.
Обращение в НАКА – это грамотное составление отчетности, исключение недопонимания с контролирующими органами, гарантированное отсутствие штрафов и выставления пени за несвоевременную или неправильную подготовку документов.
Аутсорсинг бухгалтерии
Аутсорсинг – это делегирование стороннему исполнителю всего объема бухгалтерских функций, полномочий. При этом признается, что аутсорсер принимает на себя возложенные обязанности и несет полную ответственность за их исполнение.
Исходя из организационно-правовой формы, степени деловой активности компании аутсорс может включать различные аспекты бухгалтерского сопровождения, касающиеся
организации и ведениях бух. учета, подготовки и сдачи налоговой документации, обеспечения кадрового делопроизводства, консультирования по профильным вопросам. Однако, независимо от масштабов участия исполнителя, аутсорсинг бухгалтерии всегда представляет собой партнерское взаимодействие, основанное на принципах профессионализма, ответственности и взаимовыгоды.
Заказчик должен оценивать важность раскрытия реальных сведений о компании, точно представлять пагубные последствия, которые повлечет за собой сокрытие данных и несвоевременное информирование о возникающих проблемах. Предоставляя аутсорс услуг организациям, компания-исполнитель, в свою очередь, обязана полностью следовать требованиям закона в области налогообложения и ведения отчетности, работать только в интересах Клиента.
Передача бухгалтерско-финансовых функций компетентному стороннему исполнителю – один из самых часто встречающихся примеров эффективного делегирования полномочий в бизнесе. Полноценный аутсорс не сопоставим с привлечением внештатного специалиста или с разовым обращением за услугами. Профессиональная компания располагает значительно большими ресурсами – человеческими, техническими, программными – все они одновременно призваны решать комплекс задач Клиента. Зачастую одиночный бухгалтер на аутсорсинге ценой может не отличаться от контракта с профильной компанией.
Аутсорсинг персонала бывает следующих видов:
- Бухгалтерский. Детская школа английского языка недавно открылась и пока не может содержать штат бухгалтеров. Руководитель решил, что более выгодно будет делегировать бухучет сторонней организации.
- Рабочего персонала. В небольшой офис агентства недвижимости 2 раза в неделю приходит уборщица со швабрами, тряпками и прочими инструментами, а еще раз в месяц приходит мойщик окон. К рабочему персоналу также относятся охранники, курьеры и другие работники неквалифицированного труда.
- Технического и строительного персонала. В салоне красоты хулиганы выбили окна. Менеджер магазина обращается к строительной компании, чтобы те выделили рабочих для починки окон. К техническому персоналу относятся все виды работ по ремонту, строительству, монтажу электроустановок, наладке и т.д. Салонам красоты, да и другим видам малого и среднего бизнеса, накладно держать штат строителей – их услуги требуются крайне редко.
- Складского персонала. Директор продуктового магазина обратился в аутсорсинговую организацию за товароведами, упаковщиками и кладовщиками. На первых порах это более выгодно и легче, чем нанимать собственных рабочих.
- Временного персонала. Руководитель отдела продаж предприятия пищевой промышленности обратился в аутсорс-организацию, которая специализируется на риск-менеджменте. Руководителю нужно выяснить, какие могут возникнуть риски при реализации новой линейки продукции (ему нужна разовая услуга).
- Персонала в IT-сфере. Руководитель образовательной интернет-платформы обратился в аутсорс-компанию, чтобы ее работники помогли внедрить быстрый анализ онлайн-статистики и сделали сайт доступным даже в пиковые нагрузки. Некоторые компании полностью делегируют обслуживание своей IT-сферы.
Воспользуйтесь услугами специалистов «РосКо» по ведению бухгалтерского учета
«РосКо» — это надежный партнер, который предлагает оказание услуг по ведению бухгалтерского учета с очевидными выгодами:
- гарантия качества услуг по ведению бух. учета организаций благодаря профессиональной команде. Мы всегда учитываем специфику и особенности конкретного бизнеса при планировании работы;
- оперативное решение сложных задач в области ведения бухгалтерского учета. Стремление повышать свою квалификацию, приобретать новые знания и расширять практический опыт позволяют нам браться за любые дела;
- экономия на оплате труда штатного бухгалтера, покупке ПО, организации рабочего места и т. д.
Специфика бухгалтерского аутсорсинга
- Вы не нанимаете конкретного удаленного специалиста, а заказываете услугу, например, по расчету заработной платы или полному ведению бухучета. Это обеспечивает заказчику беспрерывную работу: если сотрудник провайдера ушел в отпуск, на больничный или уволился, его тут же заменят другим специалистом.
- Аутсорсеры обычно разграничивают пакеты услуг—вы платите только за то, что вам действительно нужно.
- Всю информацию аутсорсинговой компании должен предоставить сам клиент. Руководитель отправляет необходимые документы и сведения, чтобы аутсорсер имел все основания для ведения бухгалтерского учета.
- Компания-аутсорсер несет ответственность за все свои ошибки. Вы можете взыскать с нее возмещение ущерба на основании законодательства (в отличие от приходящего бухгалтера).
- Аутсорсинговые организации прописывают в договоры зоны своей ответственности и даже страхуют ее.