Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Виды документов и их хранение на предприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В процессе хозяйственной деятельности любой компании, начиная со дня принятия решения о ее создании, возникает множество различных документов, самого разного назначения. Не успели Вы получить свидетельство о регистрации и открыть счет в банке, как уже у Вас на руках оказалась куча различных бумажек. А ведь это только начало – с этого момента их количество будет только увеличиваться.
В первой части статьи мы рассмотрим основные виды документов (по их назначению), правила учета и сроки хранения, а также ответственность, предусмотренную текущим законодательством РФ за их нарушение. Во второй – дадим практические советы, как организовать документооборот, а также обеспечить сохранность документов на предприятии.
Сторонний архив, равно как и организация — юридические лица. Их взаимоотношения оформляются договором (соглашением). Представляющие общественную, историческую значимость документы, сданные «на сторону», хранятся за счет казенных средств, а документы компании, которые она не хочет или не имеет возможности хранить на своей территории, – возмездно.
Рекомендуемый вариант договора содержит, кроме привычных реквизитов (наименование, дата, наименования сторон договора), такой пункт, как «Порядок реализации договора», в котором детально прописывается:
- как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
- кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
- кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
- каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
- в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.
Государственные, муниципальные архивные учреждения указывают в договоре, что документы представляют общественную либо историческую ценность. Формулировка может быть такой: «Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи в «Архив» документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях». На основании озвученного выше пункта в договоре фиксируется запись «безвозмездное хранение» или подобная ей по смыслу. Таким образом участники взаимоотношений в области архивного дела выполняют требования ФЗ №125, ст. 17-1.
Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией. По истечении срока (лет) документы уничтожаются».
Товарно-транспортная накладная
Это документ кладовщика на складе, который доказывает, что ТМЦ были переданы с помощью автомобильного или иного транспорта. Это значительное документальное подтверждение-основание для списания или оприходования на хранение. Если что-то ввозилось из-за границы, это допускается принимать на основании представленных отправителем груза отчетов. Заверенная реальная ТТН не всегда способна учесть особенности и внезапные изменения. Некоторые заведения промышленности составляют свои собственные формы документации. Если она нравится государству, то принимается и ее начинают использовать.
Печатается в 4 экземплярах. Один оставляете себе, остальные отдаются перевозчику. На основании этого документа поступает на склад ассортимент, а грузоперевозчик отвозит свои копии руководству для подписания. Форма Т-1 — в ней масса реквизитов обеих сторон — наименования, БИК, ИНН, юридический и фактический адреса, множество других вопросов. Но стоит отметить, что далеко не все необходимо непременно заполнять.
Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.
Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ — это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство.
Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях юридического лица, работающего с документами.
Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов. Перечисленные выше документы разрабатываются специально уполномоченными государственными организациями в соответствии с действующим законодательством. В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней. Разработка инструкции и контроль над выполнением ее положений возлагается на службу делопроизводства.
Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы.
Каждый руководитель должен учитывать, что недопустимо отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии. Именно руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся на предприятии.
Современное законодательство требует оформления большого количества документов, фиксирующих различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо определить, к какой группе документов или системе документации он относится.
Для осуществления функции управления кадрами и решения кадровых задач на предприятии создается самостоятельное структурное подразделение или назначается желательно освобожденный от других видов работ специальный сотрудник, организующий весь процесс управления кадрами совместно с руководством организации.
Предложенная вашему вниманию книга основана на личном опыте организации кадрового документооборота практически «с нуля» на уже функционирующем государственном предприятии.
С советских времен сложилось позитивное мнение о том, что в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции обязательного и строгого ведения кадровой документации, а в коммерческих организациях недооценивают роль документации по личному составу, нередко она вообще отсутствует или находится в неудовлетворительном состоянии. Действительно, руководители коммерческих организаций часто не считают необходимым создание отдельного структурного подразделения по учету кадров. Обязанности по оформлению трудовых книжек сотрудников и издание минимума приказов возлагают на секретарей или бухгалтеров, которые из-за большого объема основной работы ведут кадровое делопроизводство с нарушениями требований Трудового кодекса Российской Федерации, Инструкции по ведению трудовых книжек, не выполняют и не учитывают требований архивных органов к кадровой документации. Однако и в бюджетных организациях работа по учету, к сожалению, далеко не всегда поставлена как следует.
Занимаясь работой с персоналом, понимаешь, что правильная организация кадрового делопроизводства на предприятии требует знания большого количества нормативных материалов, умения ориентироваться в изменениях в законодательстве и новых формах применяемых документов.
Эта книга содержит подборку актуальных нормативных материалов в помощь как специалисту-кадровику, занимающемуся кадровым делопроизводством, так и секретарю, решающему кадровые вопросы своей компании.
Необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защитить интересы работодателя и не ущемить интересы работника, т.к. жизнь постоянно напоминает, что правовая грамотность и самоуважение людей в наше время все больше возрастают. Появляется все больше источников юридических знаний по трудовым вопросам. Поэтому необходимо быть грамотным кадровым работником, умеющим вести работу по документационному обеспечению управления персоналом, не нарушая прав и не ущемляя интересов обеих сторон.
Основные функции документов
Все официальные документы могут исполнять сразу несколько функций, удовлетворяя определенные потребности граждан. Вместе с тем, функции документов подразделяются на:
- Общие – информационная (создаются с целью сохранить информацию), социальные (создаются с целью удовлетворения социальных потребностей), коммуникативная (используются как средства связи между отдельными структурами, относящимися к одному объекту, в т.ч. фирме, предприятию, общественному учреждению и т.д. ) и культурная (создается в целях сохранения и передачи культурных традиций общества).
- Специфические – управленческая (документ создается как инструмент управления и включает в себя плановые, отчетные, организационные и другие виды документов), правовая (когда документ является средством изменения и закрепления правоотношений внутри общества, и, кроме того, выступает в качестве доказательной базы в судах), историческая (создается с целью сохранения в архиве исторических сведений, касающихся развития общества).
С чего начинается организация архивного хранения дел и документов — это выбор помещения для размещения в нем специального подразделения компании.
В соответствии с правилами в выделенном помещении располагаются:
- архивохранилище;
- помещение, в котором проводится прием новых единиц, их оформление и временное размещение до перевода в архивохранилище;
- помещение для использования бумаг, например читальный зал;
- кабинеты сотрудников, обособленные от архивохранилища.
Не допускается размещать специализированное подразделение на чердаках и в подвалах. Если есть такая возможность, архив размещается с северной стороны здания.
Архив располагается на удалении от лабораторных, производственных, бытовых помещений. От смежных помещений подразделение отделяется несгораемыми стенами. В самом помещении не допускается прокладка канализации или водоснабжения, из него должен быть предусмотрен выход к лифту или лестнице.
Само помещение оборудуется:
- вентиляцией, способной обеспечить стабильный режим температуры, влажности и рециркуляцию воздуха;
- противопожарной системой;
- решетками на окнах, если помещение расположено на первом этаже.
Материалы, используемые при строительстве и отделке архивного помещения, не должны выделять агрессивные химические вещества или служить источником пыли.
Особенности хранения документов в бухгалтерии
Архивирование в компании не должно противоречить нормам законодательства и внутренним нормативным актам. Сегодня организации сами определяют, в каком виде им хранить оригиналы — в бумажном или электронном. Но большинство бухгалтерских документов всё же можно оформлять и сохранять в цифре.
Независимо от вида документа, важно сохранить его для подтверждения легитимности финансовых операций. Ценность архива бухгалтерских документов для предприятия заключается в том, что он связан с сутью бизнеса — движением денежных средств. Обязательному хранению подлежат:
- договоры по финансовым операциям;
- первичные, кассовые и банковские документы;
- книги учета доходов и расходов;
- налоговые декларации;
- учетная политика организации;
- данные об инвентаризации;
- бухгалтерская отчетность;
- расчеты по страховым взносам и заработной плате;
- другие документы, связанные с финансовой деятельностью.
В чем удобство электронного документооборота в плане контроля
Чем больше уровень стандартизации операций и процессов, которые составляют основы оборота документов, тем проще реализовывать основные принципы – оптимизацию и беспрерывность. Также есть возможность автоматизации всех процессов. В наше время большая часть организаций уже применяют системы электронного оборота документации. И, в сравнении с бумажным, у него есть неоспоримые достоинства:
- Документацию просто разыскать и направить по назначению. Место хранения документа никак не влияет на скорость получения его исполнителем. Отыскать его и отправить исполнителю можно мгновенно. Также исполнителю доступен поиск нужной документации с использованием ключевых слов либо иных задаваемых критериев.
- Документацию можно хранить неограниченное время без уменьшения качества и потери информации. Документ, созданный на бумаге, со временем теряет первоначальный вид, выцветает, рвется, а электронная версия лишена этих недостатков.
- Доступ к электронному документу несложно разграничить. Файлы конфиденциального типа легко шифруются, что ограничивает нежелательный доступ. Также возможна их передача по защищенным каналам связи с применением спецкодов и ключей.
Электронный формат оборота документации позволяет вести строгий контроль перемещения документов. За счет этого исключается человеческий фактор и гарантировано своевременное исполнение поручений и обязательств. Это одно из условий успешной деятельности организации. При этом компания экономит средства на контроль документов. Можно единожды приобрести лицензию на нужное ПО и больше не беспокоиться. Популярны, к примеру, отечественные системы оборота документов «Диалог», КСЭД 3.0, «СЭД-Сириус», Directum, «Синкопа-документ» и другие.
Благодаря автоматизированному обороту документации высвобождаются человеческие ресурсы, исключаются неминуемые ошибки при обрабатывании документов вручную. Установка специальных программ дает возможность увеличить производительность, сжать сроки продвижения и выполнения управленческих решений.
Кадровая документация
Кадровые документы служат основой для оформления и закрепления трудовых отношений. В кадровых документах фиксируется информация о наличии и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры (прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение) приобретают документальное оформление. Кадровые документы отражают все направления деятельности кадровой службы организации.
Кадровые документы довольно специфичны и наиболее формализованы. Кадровым службам следует руководствоваться Трудовым Кодексом РФ, федеральными законами, в которых затронуты вопросы труда, Указами Президента, Постановлениями Правительства РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов федерации, а также актами органов местного самоуправления, содержащими нормы трудового права.
Кадровая документация в свою очередь систематизируется следующим образом:
- плановые кадровые документы;
- документы, подтверждающие трудовые правоотношения;
- нормативные кадровые документы;
- документы по оценке трудовой деятельности;
- учетные кадровые документы;
- отчетно-статистические кадровые документы;
- финансово-бухгалтерские кадровые документы;
- документы по социальному обеспечению;
- личные документы работников.
Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений. Значительно большее количество составляют технические операции и действия по составлению, согласованию, регистрации, контролю исполнения подготовленных документов.
Делопроизводство представляет собой часть технологии управления и обработки документов.
Процесс труда с документами можно подразделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие операции:
- к техническим относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документов, перемещение документа, контроль исполнения, подписание документов и др.;
- логические – включают ознакомление с документом, подбор необходимой информации, проведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.;
- творческие – определяют специфику труда руководителя, состоят из определения состава оптимального решения, документирования принятого решения и пр.
ΠΠ°ΠΊΠΎΠ²Ρ‹ Ρ‚Ρ€ΠµΠ±ΠΎΠ²Π°Π½ΠΈΡ ΠΊ ΠΏΠΎΠΌΠµΡ‰ΠµΠ½ΠΈΡ Π΄Π»Ρ Π°Ρ€Ρ…ΠΈΠ²Π°?
Π’ Ρ€Π°Π·Π΄. 4 ΠΡ€Π°Π²ΠΈΠ» ΠΏΠΎΠ΄Ρ€ΠΎΠ±Π½ΠΎ ΠΈΠ·Π»ΠΎΠ¶ΠµΠ½Ρ‹ Ρ€ΠµΠΊΠΎΠΌΠµΠ½Π΄ΡƒΠµΠΌΡ‹Πµ Ρ‚Ρ€ΠµΠ±ΠΎΠ²Π°Π½ΠΈΡ ΠΊ Π·Π΄Π°Π½ΠΈΡΠΌ ΠΈ ΠΏΠΎΠΌΠµΡ‰ΠµΠ½ΠΈΡΠΌ Π°Ρ€Ρ…ΠΈΠ²Π°. ΠΠΎΠ½ΠµΡ‡Π½ΠΎ Π¶Πµ, Π³Π΄Πµ Ρ€Π°Π·ΠΌΠµΡΡ‚ΠΈΡ‚Ρ Π°Ρ€Ρ…ΠΈΠ² — Π² ΠΎΡ‚Π΄ΠµΠ»ΡΠ½ΠΎΠΌ Π·Π΄Π°Π½ΠΈΠΈ ΠΈΠ»ΠΈ Π²Ρ‹Π΄ΠµΠ»ΠΈΡ‚Ρ Π΄Π»Ρ ΡΡ‚ΠΎΠ³ΠΎ ΠΊΠΎΠΌΠ½Π°Ρ‚Ρƒ, Π·Π°Π²ΠΈΡΠΈΡ‚ ΠΎΡ‚ Ρ€Π°Π·ΠΌΠµΡ€ΠΎΠ² ΡΠ°ΠΌΠΎΠΉ ΠΎΡ€Π³Π°Π½ΠΈΠ·Π°Ρ†ΠΈΠΈ ΠΈ ΠΊΠΎΠ»ΠΈΡ‡ΠµΡΡ‚Π²Π° Π΄ΠΎΠΊΡƒΠΌΠµΠ½Ρ‚ΠΎΠ², Ρ‚Ρ€ΠµΠ±ΡƒΡΡ‰ΠΈΡ… Ρ…Ρ€Π°Π½ΠµΠ½ΠΈΡ. ΠΡ€Π°Π²ΠΈΠ»Π° Π¶Πµ, ΠΊΠΎΡ‚ΠΎΡ€Ρ‹ΠΌ Π΄ΠΎΠ»Π¶Π½Ρ‹ ΡΠΎΠΎΡ‚Π²ΠµΡ‚ΡΡ‚Π²ΠΎΠ²Π°Ρ‚Ρ ΠΏΠΎΠΌΠµΡ‰ΠµΠ½ΠΈΡ Π΄Π»Ρ Ρ…Ρ€Π°Π½ΠµΠ½ΠΈΡ Π΄ΠΎΠΊΡƒΠΌΠµΠ½Ρ‚ΠΎΠ², ΠΎΠ΄ΠΈΠ½Π°ΠΊΠΎΠ²Ρ‹. ΠΠµΡ€ΠµΡ‡ΠΈΡΠ»ΠΈΠΌ ΠΎΡΠ½ΠΎΠ²Π½Ρ‹Πµ ΠΈΠ· Π½ΠΈΡ….
ΠΡ€Ρ…ΠΈΠ² Π½ΠµΠΎΠ±Ρ…ΠΎΠ΄ΠΈΠΌΠΎ Ρ€Π°Π·ΠΌΠµΡΡ‚ΠΈΡ‚Ρ Π² ΠΏΠΎΠΌΠµΡ‰ΠµΠ½ΠΈΠΈ, ΠΊΠΎΡ‚ΠΎΡ€ΠΎΠµ ΠΎΡ‚Π²ΠµΡ‡Π°ΠµΡ‚ Ρ‚Ρ€ΠµΠ±ΠΎΠ²Π°Π½ΠΈΡΠΌ ΠΎΠ³Π½ΠµΡΡ‚ΠΎΠΉΠΊΠΎΡΡ‚ΠΈ, ΠΏΡ€ΠΎΡ‡Π½ΠΎΡΡ‚ΠΈ ΠΊΠΎΠ½ΡΡ‚Ρ€ΡƒΠΊΡ†ΠΈΠΈ, Π½Π°Π»ΠΈΡ‡ΠΈΡ ΠΎΡ‚ΠΎΠΏΠΈΡ‚ΠµΠ»ΡΠ½Ρ‹Ρ… ΠΈ Π²ΠµΠ½Ρ‚ΠΈΠ»ΡΡ†ΠΈΠΎΠ½Π½Ρ‹Ρ… ΡΠΈΡΡ‚ΠµΠΌ. ΠΠΎΠΌΠµΡ‰ΠµΠ½ΠΈΡ Π°Ρ€Ρ…ΠΈΠ²Π° Π΄ΠΎΠ»Π¶Π½Ρ‹ ΠΈΠΌΠµΡ‚Ρ Π·Π°ΠΏΠ°ΡΠ½ΠΎΠΉ Π²Ρ‹Ρ…ΠΎΠ΄, Π² Π½ΠΈΡ… Π½Πµ Π΄ΠΎΠ»Π¶Π½ΠΎ Π±Ρ‹Ρ‚Ρ Π³Π°Π·ΠΎΠ²Ρ‹Ρ… ΠΈ Π²ΠΎΠ΄ΠΎΠ½ΠµΡΡƒΡ‰ΠΈΡ… ΠΌΠ°Π³ΠΈΡΡ‚Ρ€Π°Π»ΡΠ½Ρ‹Ρ… Ρ‚Ρ€ΡƒΠ±ΠΎΠΏΡ€ΠΎΠ²ΠΎΠ΄ΠΎΠ², ΠΏΡ€ΠΈ ΠΎΡ‚ΡΡƒΡ‚ΡΡ‚Π²ΠΈΠΈ Π² ΠΏΠΎΠΌΠµΡ‰ΠµΠ½ΠΈΠΈ Π°Ρ€Ρ…ΠΈΠ²Π° ΠΎΠΊΠΎΠ½ Π½ΡƒΠ¶Π½ΠΎ ΠΏΡ€ΠµΠ΄ΡƒΡΠΌΠΎΡ‚Ρ€ΠµΡ‚Ρ ΠµΡΡ‚ΠµΡΡ‚Π²ΠµΠ½Π½ΡƒΡ ΠΈΠ»ΠΈ ΠΈΡΠΊΡƒΡΡΡ‚Π²ΠµΠ½Π½ΡƒΡ Π²ΠµΠ½Ρ‚ΠΈΠ»ΡΡ†ΠΈΡ, ΠΎΠ±ΠµΡΠΏΠµΡ‡ΠΈΠ²Π°ΡΡ‰ΡƒΡ Π΄Π²ΡƒΡ…- ΠΈΠ»ΠΈ Ρ‚Ρ€ΠµΡ…ΠΊΡ€Π°Ρ‚Π½Ρ‹ΠΉ Π²ΠΎΠ·Π΄ΡƒΡ…ΠΎΠΎΠ±ΠΌΠµΠ½ Π² Ρ‡Π°Ρ. Π’ ΠΏΠΎΠΌΠµΡ‰ΠµΠ½ΠΈΠΈ Π°Ρ€Ρ…ΠΈΠ²Π° Π·Π°ΠΏΡ€ΠµΡ‰Π°ΠµΡ‚ΡΡ ΠΏΡ€ΠΈΠΌΠµΠ½ΠµΠ½ΠΈΠµ ΠΎΠ³Π½Ρ, Π½Π°Π³Ρ€ΠµΠ²Π°Ρ‚ΠµΠ»ΡΠ½Ρ‹Ρ… ΠΏΡ€ΠΈΠ±ΠΎΡ€ΠΎΠ², Π° Ρ‚Π°ΠΊΠ¶Πµ Ρ€Π°Π·ΠΌΠµΡ‰ΠµΠ½ΠΈΠµ ΠΏΠΎΡΡ‚ΠΎΡ€ΠΎΠ½Π½ΠΈΡ… ΠΎΠ±ΡΠµΠΊΡ‚ΠΎΠ². ΠΡ€ΠΈ ΠΏΡ€ΠΎΠ²ΠµΠ΄ΠµΠ½ΠΈΠΈ Ρ€ΠµΠΌΠΎΠ½Ρ‚Π½ΠΎ-ΠΌΠΎΠ½Ρ‚Π°Π¶Π½Ρ‹Ρ… Ρ€Π°Π±ΠΎΡ‚ ΠΏΡ€ΠΈΠ½ΠΈΠΌΠ°ΡΡ‚ ΠΌΠµΡ€Ρ‹ ΠΏΠΎ ΠΎΠ±ΠµΡΠΏΠµΡ‡ΠµΠ½ΠΈΡ ΡΠΎΡ…Ρ€Π°Π½Π½ΠΎΡΡ‚ΠΈ Π΄ΠΎΠΊΡƒΠΌΠµΠ½Ρ‚ΠΎΠ² (Ρ€Π°Π·Π΄. 4.2 ΠΡ€Π°Π²ΠΈΠ»).
ΠΠΎΡΡ‚ΠΎΡΠ½Π½ΠΎΠµ Ρ…Ρ€Π°Π½ΠµΠ½ΠΈΠµ Π΄ΠΎΠΊΡƒΠΌΠµΠ½Ρ‚ΠΎΠ² Π΄ΠΎΠ»Π¶Π½ΠΎ ΠΎΡΡƒΡ‰ΠµΡΡ‚Π²Π»ΡΡ‚ΡΡΡ Π² Ρ‚ΠµΠΌΠ½ΠΎΡ‚Πµ, Π° Π²ΡΠµ Π²ΠΈΠ΄Ρ‹ Ρ€Π°Π±ΠΎΡ‚ Ρ Π΄ΠΎΠΊΡƒΠΌΠµΠ½Ρ‚Π°ΠΌΠΈ Π΄ΠΎΠ»Π¶Π½Ρ‹ ΠΏΡ€ΠΎΠ²ΠΎΠ΄ΠΈΡ‚ΡΡΡ ΠΏΡ€ΠΈ ΠΎΠ³Ρ€Π°Π½ΠΈΡ‡ΠµΠ½Π½Ρ‹Ρ… ΠΈΠ»ΠΈ Ρ‚ΠµΡ…Π½ΠΎΠ»ΠΎΠ³ΠΈΡ‡ΠµΡΠΊΠΈ Π½ΠµΠΎΠ±Ρ…ΠΎΠ΄ΠΈΠΌΡ‹Ρ… ΡƒΡ€ΠΎΠ²Π½ΡΡ… ΠΎΡΠ²ΠµΡ‰ΠµΠ½ΠΈΡ (ΠµΡΡ‚ΠµΡΡ‚Π²ΠµΠ½Π½ΠΎΠΌ ΠΈΠ»ΠΈ ΠΈΡΠΊΡƒΡΡΡ‚Π²ΠµΠ½Π½ΠΎΠΌ). Π•ΡΡ‚ΠµΡΡ‚Π²ΠµΠ½Π½ΠΎΠµ ΠΎΡΠ²ΠµΡ‰ΠµΠ½ΠΈΠµ Π² Ρ…Ρ€Π°Π½ΠΈΠ»ΠΈΡ‰Π°Ρ… Π΄ΠΎΠΏΡƒΡΠΊΠ°ΠµΡ‚ΡΡ Ρ€Π°ΡΡΠµΡΠ½Π½Ρ‹ΠΌ ΡΠ²ΠµΡ‚ΠΎΠΌ, ΠΏΡ€ΠΈ ΡƒΡΠ»ΠΎΠ²ΠΈΠΈ ΠΏΡ€ΠΈΠΌΠµΠ½ΠµΠ½ΠΈΡ Π½Π° ΠΎΠΊΠ½Π°Ρ… ΡΠ²ΠµΡ‚ΠΎΡ€Π°ΡΡΠµΠΈΠ²Π°Ρ‚ΠµΠ»ΠµΠΉ, Π¶Π°Π»ΡΠ·ΠΈ, ΡΡ‚ΠΎΡ€ ΠΈ Ρ‚.Π΄. Π”Π»Ρ ΠΈΡΠΊΡƒΡΡΡ‚Π²ΠµΠ½Π½ΠΎΠ³ΠΎ ΠΎΡΠ²ΠµΡ‰ΠµΠ½ΠΈΡ ΠΏΡ€ΠΈΠΌΠµΠ½ΡΡΡ‚ Π»Π°ΠΌΠΏΡ‹ Π½Π°ΠΊΠ°Π»ΠΈΠ²Π°Π½ΠΈΡ Π² Π·Π°ΠΊΡ€Ρ‹Ρ‚Ρ‹Ρ… ΠΏΠ»Π°Ρ„ΠΎΠ½Π°Ρ… Ρ Π³Π»Π°Π΄ΠΊΠΎΠΉ ΠΏΠΎΠ²ΠµΡ€Ρ…Π½ΠΎΡΡ‚ΡΡ. Π”ΠΎΠΏΡƒΡΠΊΠ°ΠµΡ‚ΡΡ ΠΏΡ€ΠΈΠΌΠµΠ½ΠµΠ½ΠΈΠµ Π»ΡΠΌΠΈΠ½ΠµΡΡ†ΠµΠ½Ρ‚Π½Ρ‹Ρ… Π»Π°ΠΌΠΏ Ρ ΡƒΡ€ΠµΠ·Π°Π½Π½Ρ‹ΠΌ ΡƒΠ»ΡΡ‚Ρ€Π°Ρ„ΠΈΠΎΠ»ΠµΡ‚ΠΎΠ²Ρ‹ΠΌ ΡƒΡ‡Π°ΡΡ‚ΠΊΠΎΠΌ ΡΠΏΠµΠΊΡ‚Ρ€Π° Ρ‚ΠΈΠΏΠ° Π›Π‘, Π›Π¥Π‘, Π›ΠΆΠ‘.
Π’ ΠΏΠΎΠΌΠµΡ‰ΠµΠ½ΠΈΡΡ… Ρ…Ρ€Π°Π½ΠΈΠ»ΠΈΡ‰, ΠΎΠ±ΠΎΡ€ΡƒΠ΄ΠΎΠ²Π°Π½Π½Ρ‹Ρ… ΡΠΈΡΡ‚ΠµΠΌΠ°ΠΌΠΈ ΠΊΠΎΠ½Π΄ΠΈΡ†ΠΈΠΎΠ½ΠΈΡ€ΠΎΠ²Π°Π½ΠΈΡ Π²ΠΎΠ·Π΄ΡƒΡ…Π°, Π΄ΠΎΠ»Π¶ΠµΠ½ ΠΏΠΎΠ΄Π΄ΠµΡ€Π¶ΠΈΠ²Π°Ρ‚ΡΡΡ ΠΎΠΏΡ‚ΠΈΠΌΠ°Π»ΡΠ½Ρ‹ΠΉ Ρ‚ΠµΠΌΠΏΠµΡ€Π°Ρ‚ΡƒΡ€Π½ΠΎ-Π²Π»Π°Π¶Π½ΠΎΡΡ‚Π½Ρ‹ΠΉ Ρ€ΠµΠ¶ΠΈΠΌ, ΡƒΡ‡ΠΈΡ‚Ρ‹Π²Π°ΡΡ‰ΠΈΠΉ ΡΠΏΠµΡ†ΠΈΡ„ΠΈΠΊΡƒ Π²ΠΈΠ΄ΠΎΠ² Π΄ΠΎΠΊΡƒΠΌΠµΠ½Ρ‚ΠΎΠ²:
- Π΄Π»Ρ Π±ΡƒΠΌΠ°Π¶Π½Ρ‹Ρ… Π΄ΠΎΠΊΡƒΠΌΠµΠ½Ρ‚ΠΎΠ² — Ρ‚ΠµΠΌΠΏΠµΡ€Π°Ρ‚ΡƒΡ€Π° 17 — 19 Π³Ρ€Π°Π΄. Π¦ΠµΠ»ΡΡΠΈΡ, ΠΎΡ‚Π½ΠΎΡΠΈΡ‚ΠµΠ»ΡΠ½Π°Ρ Π²Π»Π°Π¶Π½ΠΎΡΡ‚Ρ Π²ΠΎΠ·Π΄ΡƒΡ…Π° 50 — 55%;
- Π΄Π»Ρ Ρ‡ΠµΡ€Π½ΠΎ-Π±ΠµΠ»Ρ‹Ρ… ΠΏΠ»ΠµΠ½ΠΎΡ‡Π½Ρ‹Ρ… ΠΌΠ°Ρ‚ΠµΡ€ΠΈΠ°Π»ΠΎΠ² — 15 Π³Ρ€Π°Π΄. Π¦ΠµΠ»ΡΡΠΈΡ ΠΈ 40 — 55%, Π΄Π»Ρ Ρ†Π²ΠµΡ‚Π½Ρ‹Ρ… — 2 — 5 Π³Ρ€Π°Π΄. Π¦ΠµΠ»ΡΡΠΈΡ ΠΈ 40 — 55%;
- Π΄Π»Ρ Π΄ΠΎΠΊΡƒΠΌΠµΠ½Ρ‚ΠΎΠ² Π½Π° ΠΌΠ°Π³Π½ΠΈΡ‚Π½Ρ‹Ρ… Π»ΠµΠ½Ρ‚Π°Ρ… ΠΈ Π΄ΠΈΡΠΊΠΎΠ²Ρ‹Ρ… Π½ΠΎΡΠΈΡ‚ΠµΠ»ΡΡ… — 15 — 20 Π³Ρ€Π°Π΄. Π¦ΠµΠ»ΡΡΠΈΡ ΠΈ 50 — 65%.
Π”Π²Π° Ρ€Π°Π·Π° Π² Π³ΠΎΠ΄ (Π² Π½Π°Ρ‡Π°Π»Πµ ΠΈ ΠΏΠΎ ΠΎΠΊΠΎΠ½Ρ‡Π°Π½ΠΈΠΈ ΠΎΡ‚ΠΎΠΏΠΈΡ‚ΠµΠ»ΡΠ½ΠΎΠ³ΠΎ ΡΠµΠ·ΠΎΠ½Π°) Π΄ΠΎΠΊΡƒΠΌΠµΠ½Ρ‚Ρ‹ (Π²Ρ‹Π±ΠΎΡ€ΠΎΡ‡Π½ΠΎ) ΠΈ ΠΏΠΎΠΌΠµΡ‰ΠµΠ½ΠΈΡ Ρ…Ρ€Π°Π½ΠΈΠ»ΠΈΡ‰ ΠΏΠΎΠ΄Π²ΠµΡ€Π³Π°ΡΡ‚ ΠΎΠ±ΡΠ»ΠµΠ΄ΠΎΠ²Π°Π½ΠΈΡ Π΄Π»Ρ ΡΠ²ΠΎΠµΠ²Ρ€ΠµΠΌΠµΠ½Π½ΠΎΠ³ΠΎ ΠΎΠ±Π½Π°Ρ€ΡƒΠ¶ΠµΠ½ΠΈΡ Π½Π°ΡΠµΠΊΠΎΠΌΡ‹Ρ… ΠΈ ΠΏΠ»ΠµΡΠ½ΠµΠ²Ρ‹Ρ… Π³Ρ€ΠΈΠ±ΠΎΠ². ΠΡ€ΠΈ ΠΎΠ±Π½Π°Ρ€ΡƒΠ¶ΠµΠ½ΠΈΠΈ Π±ΠΈΠΎΠ»ΠΎΠ³ΠΈΡ‡ΠµΡΠΊΠΈΡ… Π²Ρ€ΠµΠ΄ΠΈΡ‚ΠµΠ»ΠµΠΉ ΠΏΡ€ΠΈΠ½ΠΈΠΌΠ°ΡΡ‚ ΡΡ€ΠΎΡ‡Π½Ρ‹Πµ ΠΌΠµΡ€Ρ‹ ΠΏΠΎ Π΄ΠµΠ·ΠΈΠ½Ρ„ΠµΠΊΡ†ΠΈΠΈ ΠΈ Π΄ΠµΠ·ΠΈΠ½ΡΠµΠΊΡ†ΠΈΠΈ ΠΏΠΎΠΌΠµΡ‰ΠµΠ½ΠΈΠΉ ΡΠΈΠ»Π°ΠΌΠΈ Π°Ρ€Ρ…ΠΈΠ²Π°, ΡΠ°Π½ΡΠΏΠΈΠ΄ΠµΠΌΡΡ‚Π°Π½Ρ†ΠΈΠΈ ΠΈΠ»ΠΈ ΠΊΠ°Ρ€Π°Π½Ρ‚ΠΈΠ½Π½ΠΎΠΉ ΡΠ»ΡƒΠ¶Π±Ρ‹.
Штрафы за нарушение правил хранения архивных документов вырастут
Государственная дума приняла во втором чтении законопроект №759112-7 с поправками к КоАП РФ об ужесточении санкций за неправильное хранение архивной документации. Автором инициативы выступил Госсовет Республики Татарстан. Штрафы вырастут для должностных и юридических лиц.
Сейчас нормами статьи 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил:
- хранения;
- комплектования;
- учета;
- использования архивных документов.
Наказанием за подобное нарушение является предупреждение либо штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей. Для организаций ответственность за это не предусмотрена.
Законодатели предлагают сохранить предупреждение для должностных лиц за первое нарушение, а размер штрафа увеличить:
- для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
- для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.
Новые нормы начнут действовать спустя 10 дней после официального опубликования принятых и подписанных президентом поправок к КоАП, то есть еще в этом году.
Что относится к документам постоянного хранения?
- приказы по основной деятельности;
- акты об уничтожении дел и утрате документов;
- номенклатура дел;
- штатные расписания;
- журнал регистрации приказов по основной деятельности;
- описи дел постоянного хранения и по личному составу;
- целевые программы информатизации;
- ценники, тарифы на продукцию и услуги;
- уставные документы;
- реестры владельцев ценных бумаг;
- годовые бухгалтерские балансы, сметы, планы и отчеты;
- годовые отчеты в ФСС, ПФ и ИФНС;
- документы о приватизации;
- списки лиц, имеющих право на дивиденды;
- паспорта сделок;
- документы о долгосрочной кредитной и инвестиционной деятельности (гранты, таблицы, заключения);
- документы о благотворительной деятельности.
Номенклатура дел в текущем хранении документов
Важным аспектом в анализе текущего хранения документов является номенклатура дел. Номенклатура дел – это перечень наименований групп документов предприятия, которые систематизированы, то есть, классифицированы по определенным признакам. Номенклатура дел подразумевает в обязательном порядке указание срока хранения документа, а также надлежащее оформление самого документа.
Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:
-типовая номенклатура дел;
-примерная номенклатура дел;
-индивидуальная номенклатура дел конкретной организации[3].
Типовая номенклатура дел устанавливается для однотипных предприятий. Типовая номенклатура является нормативным документом.
Примерная номенклатура носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел, которые могут быть заведены в делопроизводстве предприятий, на которые она распространяется.
Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.
Но, следует отметить, что в каждом предприятии должна быть собственная индивидуальная номенклатура дел. Если для данного предприятия подразумевается типовая или примерная номенклатура дел, то она используется для создания и формирования индивидуальной номенклатуры дел.
Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения. Номенклатура дел предназначена для классификации и систематизации документов. А именно:
1) номенклатура дел служит планом распределения документов после их исполнения в дела. Благодаря этому определяется система текущего хранения документации на предприятии[4].
2) номенклатура дел содержит информацию о сроках хранения документов, то есть каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Секретарь, или другое уполномоченное лицо, когда формирует документы в дела в соответствии с номенклатурой, должен обязательно предварительно отметить ориентировочный срок хранения данного документа. Таким образом, номенклатура дел позволяет оценить предварительно, насколько ценен для предприятия тот или иной документ.
3) номенклатура дел может быть использована также при регистрации документов. Например, индекс дела по номенклатуре входит составной частью в регистрационный номер самого исследуемого документа.
4) номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры организации;
5) номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
6) номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
7) номенклатура дел может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т. е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.
В завершении раздела можно отметить следующее:
— было рассмотрено понятие и характеристик номенклатуры дел.
— номенклатура дел – это перечень наименований групп документов предприятия, которые систематизированы, то есть, классифицированы по определенным признакам. Номенклатура дел подразумевает в обязательном порядке указание срока хранения документа, а также надлежащее оформление самого документа.
— номенклатура дел должна быть на каждом предприятии, а также должна охватывать все документы, которые создаются и используются в производственном процессе предприятия.
Срок хранения бухгалтерских документов в организации
Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Здесь возникает противоречие, т.к. некоторые документы, например, накладные, относятся и к бухгалтерскому, и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее руководствоваться большим сроком.
В Перечне типовых документов от Минкультуры для некоторых документов назначены и более длинные сроки, вплоть до постоянного.
Постоянно придется хранить, например:
- годовые бухгалтерские отчеты с приложениями (в том числе консолидированные и по МСФО);
- передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;
- свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;
- Книги учета доходов и расходов (КУДиР) – организациям и ИП, которые применяют УСН. Здесь сроки из Перечня типовых документов вступают в противоречие с Налоговым кодексом. КУДиР – это документ налогового учета, а по Кодексу его нужно хранить не постоянно, а 4 года. В таких случаях безопаснее не уничтожать документ хотя бы 10 лет, т.к. в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок «постоянно» не может быть меньше 10 лет;
- договоры по лизингу имущества организации и документы к ним;
- документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации;
- акты о передаче прав на недвижимость с баланса на баланс;
- договоры дарения;
- документы по операциям с ценными бумагами;
- переписку о разделе совместной собственности юридических лиц;
- паспорта сделок.
75 лет нужно хранить документы по личному составу и о выплаченных доходах, например:
- трудовые договоры;
- реестры сведений о доходах физлиц;
- ведомости на выдачу дивидендов;
- лицевые счета и карточки работников. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат.
Если документы по личному составу были созданы после 2003 года, их хранят не 75, а 50 лет (статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
10 лет хранят документы, например:
- по продаже движимого имущества;
- договоры по залогу имущества организации и документы к ним;
- оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.
С чего начинается организация архивного хранения дел и документов — это выбор помещения для размещения в нем специального подразделения компании.
В соответствии с правилами в выделенном помещении располагаются:
- архивохранилище;
- помещение, в котором проводится прием новых единиц, их оформление и временное размещение до перевода в архивохранилище;
- помещение для использования бумаг, например читальный зал;
- кабинеты сотрудников, обособленные от архивохранилища.
Не допускается размещать специализированное подразделение на чердаках и в подвалах. Если есть такая возможность, архив размещается с северной стороны здания.
Архив располагается на удалении от лабораторных, производственных, бытовых помещений. От смежных помещений подразделение отделяется несгораемыми стенами. В самом помещении не допускается прокладка канализации или водоснабжения, из него должен быть предусмотрен выход к лифту или лестнице.
Само помещение оборудуется:
- вентиляцией, способной обеспечить стабильный режим температуры, влажности и рециркуляцию воздуха;
- противопожарной системой;
- решетками на окнах, если помещение расположено на первом этаже.
Материалы, используемые при строительстве и отделке архивного помещения, не должны выделять агрессивные химические вещества или служить источником пыли.
Ответственность и штрафы
Ответственность за ненадлежащее хранение документов несут как руководители, так и бухгалтеры. За организацию хранения всех видов документов предприятия в первую очередь отвечает руководитель, а за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, наряду с руководителем, несет ответственность и главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия (ст. 120 НК РФ).
Однако ответственность за хранение документов может быть возложена на любого сотрудника специальным постановлением внутри организации. Степень ответственности в таком случае определяет внутренний регламент предприятия (Федеральный закон от 21.12.2013 № 357-ФЗ).
Ответственность за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов может быть административной и налоговой. За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность. Административный штраф в данном случае может назначаться как за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП — 2 000-3 000 тыс. руб.), так и за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП — 300-500 руб.).
Если же говорить о налоговой ответственности, то отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 10 000 до 40 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Более того, потребуется восстановление утраченных документов, а значит, придется заново запрашивать их у контрагентов. В противном случае при следующей проверке штраф придется платить снова и в большем размере.
Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа.