2.4. Документация и документооборот в банках

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «2.4. Документация и документооборот в банках». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Порядок планирования операций с наличностью и их ведения

2. Как оценить состояние документооборота в вашей компании

3. Касса и бухучет — каковы правила отражения?

4. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

5. Стандартизация банковских документов

6. Задачи усовершенствования документации

7. Как составить график документооборота в бухгалтерии?

8. ДОКУМЕНТАЦИЯ И ДОКУМЕНТООБОРОТ В БАНКЕ

9. Как команда Doczilla помогла Абсолют Банку

10. Организация работы по ведению бухгалтерского учета в кредитных организациях

11. Что такое документооборот и зачем он нужен

12. Основные принципы организации документооборота

13. Организация документооборота на примере конкретного предприятия (стр

Ижевская компания DIRECTUM, созданная на базе ряда подразделений НПО «Компьютер» в 2003 г., быстро стала заметным игроком на рынке промышленных систем управления документооборотом. Залогом успеха стали исключительная гибкость и многосторонность ее решения – DIRECTUM. В последней, четвертой версии DIRECTUM, были значительно усовершенствованы модули управления деловыми процессами и управления электронными документами, а также появились новые модули – автоматизации взаимодействия с клиентами и управления совещаниями.

Порядок планирования операций с наличностью и их ведения

Любая компания должна прозрачно отражать движение средств, чтобы избежать проблем с налоговой и другими инспекциями. Для этого ей достаточно действовать по следующей схеме:

Назначьте кассира – подчиненного, ответственного за прием и выдачу денег; внимание, это может быть только штатный сотрудник (а не тот, кто устроен по договору), ознакомленный с текущими правилами ведения КО.
Установите лимит – максимальную сумму, разрешенную для хранения в течение суток, не считая дней выплаты зарплат, премий, пособий; в другое время излишки необходимо направлять на расчетный счет.
Фиксируйте любую транзакцию – каждое перемещение валюты должно быть подтверждено бумагой и зарегистрировано в журнале.
Отражайте КО в бухучете – все проводки нужны и важны, выполняйте их в соответствии с БУ-инструкциями.
Регулярно проверяйте соблюдение нормативов – тотальный контроль будет лучшей профилактикой нарушений и защитой от штрафов.

Как оценить состояние документооборота в вашей компании

Каждому руководителю хочется верить, что уж в его-то компании в документах все в полном порядке. Но так ли это? Проверить несложно: запросите у главбуха «первичку» по нескольким контрагентам, лучше — по тем, которые могут вызвать вопросы у налоговиков. Естественно, вам скажут, что все бумаги в наличии. Не советуем верить на слово, лучше убедиться в этом лично.

Дело в том, что бухгалтеры нередко выполняют рутинную бумажную работу в самый последний момент. И пока бизнес работает в штатном режиме, это не играет особой роли. Но если в компании неожиданно появятся проверяющие, то отсутствие «первички» может стать причиной серьезных проблем.

Когда мы ведем учет клиента, электронные копии всех его документов находятся в информационной базе. Поэтому при запросе налоговиков любые данные будут немедленно предоставлены. Но этим наше участие в проверке не ограничивается. Мы можем полностью взять на себя общение с проверяющими, вплоть до судебного разбирательства, если это потребуется (оплата за сопровождение проверки производится по отдельному тарифу).

Касса и бухучет — каковы правила отражения?

В бухгалтерском учете операции по кассе отражаются при помощи бухсчета 50. Кассовыми операциями считаются все действия, производимые с наличностью и денежными документами в компании и у любого предпринимателя.

Что это за операции, вы узнаете из нашей статьи «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».

Бухсчет 50 является активным, по его дебету отражается поступление активов, а по кредиту — выбытие. В зависимости от типа хозоперации счет 50 может корреспондировать со многими бухсчетами.

Так, например, оприходование наличности (снятие с банковского счета) в кассе предприятия отражается следующим образом: Дт 50 Кт 51. И наоборот, сдача наличности в банк из кассы предприятия — Дт 51 Кт 50.

Поступление наличности от покупателя в оплату товаров/услуг отражается так: Дт 50 Кт 62. Расчет наличными с поставщиком оформляется проводкой Дт 60 Кт 50. При этом надо соблюдать лимиты при расчетах наличными средствами между юридическими лицами, установленные Банком России в п. 6 указания от 07.10.2013 № 3073-У.

Поступление в кассу кредитных средств — Дт 50 Кт 66 (67), погашение кредита путем внесения наличности из кассы — Дт 66 (67) Кт 50.

Выплата зарплаты сотрудникам из кассы — Дт 70 Кт 50, а расчет наличными с учредителями путем выплаты дивидендов — Дт 75 Кт 50. Выдача наличности в подотчет отражается проводкой Дт 71 Кт 50, а возврат в кассу из подотчета остатка неизрасходованной суммы отражается так: Дт 50 Кт 71.

Продажа основных средств за наличные оформляется проводкой Дт 50 Кт 62, оприходование выручки от розничной продажи в кассу — Дт 50 Кт 90.

Подробности по ведению кассовых операций в компаниях содержатся в указании БР от 11.03.2014 № 3210-У (далее по тексту — Указание).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Значимость и важность наличия данного документа в полной мере смогли оценить участники спора, рассматриваемого судьями ФАС ЦО (Постановление от 09.10.2007 N А09-8896/06-4). Судьи указали, что произведение оплаты, подтверждаемое приходными кассовыми ордерами, не может быть признано обоснованным. Поскольку имеющиеся в деле приходные кассовые ордера о получении истцом от ответчика денежных средств носят односторонний характер, а потому не подтверждают факт перечисления должником указанной в нем суммы. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, являющийся первичной учетной документацией в соответствии с Постановлением N 88, представлен не был.

Стандартизация банковских документов

— установление единых норм и требований к расчетным документам, используемым при оформлении банковских операций.

Эти требования обусловлены значимостью документа. Так, многие виды стандартной банковской документации, являющиеся бланками строгой отчетности (чеки, квитанции и др.), должны иметь типографскую нумерацию, определенную степень защиты, особый режим хранения, выдачи и учета. Стандартизация банковских документов приобретает особое значение, при внедрении автоматизированных банковских систем и использовании средств телекоммуникаций.

Статистическая отчетность в банках

(англ. statistic accounts) — одна из форм информации о деятельности банков.

Составляется на основе данных бухгалтерского и оперативного учета в соответствии с утвержденным Перечнем отчетности и другой информации, представляемой кредитными организациями в ЦБ РФ. Она подразделяется: по способу представления — на срочную (по телексу) и почтовую; по периодичности — на ежедневную, еженедельную, пятидневную, ежедекадную, ежемесячную, квартальную, полугодовую, годовую, а также единовременную (в разовом порядке — по мере принятия решений о проведении статистического наблюдения по соответствующим показателям). Периодичность отчетности зависит от значимости отчетных показателей; например, ежедневно представляются: отчет уполномоченных банков о проведенных конверсионных операциях; отчет о заключенных конверсионных сделках; отчет об остатках средств на счетах по учету доходов федерального бюджета.

Пятидневная отчетность включает отчеты о кассовом исполнении федерального бюджета, о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций и др.; ежедекадная — отчет по картотекам к внебалансовым счетам по неоплаченным в срок расчетным документам из-за отсутствия средств на корреспондентских счетах кредитных организаций. Ежемесячно и ежеквартально представляются отчеты по различным направлениям деятельности банков. Наиболее полный объем показателей банковской деятельности содержит годовая отчетность: годовой бухгалтерский отчет, отчет о кассовом исполнении федерального бюджета, финансовая отчетность, а также публикуемая отчетность кредитных организаций, отчет о состоянии внутреннего контроля в банке.

Стратегия банковская

— концепция развития банка, рассчитанная на долгосрочную перспективу и определяющая цели банка, которые отличают его от конкурентов в глазах клиентов и служащих.

Банковская стратегия — это общее направление и способ использования средств для достижения поставленной цели и принятия управленческого решения. Достижение ранее поставленной цели предполагает выработку новой цели и, соответственно, новой стратегии. При этом стратегию банка можно определить как цель и методы ее реализации, а тактику — как совокупность конкретных средств, приемов и методов достижения цели. Стратегия и тактика между собой тесно взаимосвязаны. Тактика является конкретным средством воплощения в жизнь стратегии. Сочетание стратегических целей и оперативных задач, стратегического и текущего планирования позволяет коммерческим банкам избежать неудач в своей деятельности, полнее реализовать свой интерес в мире коммерции. Ясная стратегии, ориентация банка дает ему значительный импульс для развития предпринимательской деятельности. Банковская стратегия имеет ряд ограничений. К их числу относят: степень регламентации банковской деятельности в стране (имеется в виду роль государства в лице центрального банка в банковской системе, в частности, его роль в процессе денежно-кредитного регулирования банковской деятельности); экономические ограничения деятельности банка (банки вынуждены создавать страховые фонды с целью преодоления или минимизации внешних и внутренних рисков); конкуренцию (усиление межбанковской конкуренции, а также конкуренции между банками и кредитными институтами небанковского типа заставляет банки разрабатывать собственную стратегию с ее учетом); технологические ограничения (банки — это капиталоемкая отрасль хозяйства, поскольку они выступают одновременно и как предприятия сферы обслуживания, и как крупные потребители новейших технологий).

Западные банки при разработке банковских стратегий особое внимание уделяют анализу своих клиентов с точки зрения выявления платежеспособного элемента рынка. Анализируя круг собственной клиентуры, банк обязан ответить на вопрос — на каком рынке он будет развивать свою деятельность, будет ли он специализированным или универсальным и какие типы клиентов будут при этом преобладать (физические лица, юридические лица — предприятия, общественные организации, банки и др.). С точки зрения затрат банкир анализирует: вложения денежных средств в персонал (выплата заработной платы, премии, поощрения, оплата обучения, повышения квалификации и прочее); затраты на оснащение банка новой вычислительной и оргтехникой, приобретение программного обеспечения и внедрение новейших технологий; затраты банка на покрытие рисков (кредитных, процентных, валютных и пр.). При разработке банковской стратегии банкир оценивает собственные средства банка, в частности, его акционерный капитал, с позиций доходности акций. Известно, что банку сложно быть универсальным, поскольку эта стратегия требует большого акционерного капитала и его оптимального размещения, что определяет необходимость правильного выбора клиентуры; рационального использования средств и т.д.

Необходимым элементом банковской стратегии является также характер руководителя банка, его прозорливость, способность разработать оптимальную, реальную стратегию развития банка.

В основе стратегии любого банка лежит план. В обобщенном виде основные этапы разработки и реализации банковской стратегии выглядят так: Анализ – Диагностика – Цели – Планы — Контроль.

Этот классический подход при разработке и реализации банковской стратегии универсален. Данную методику можно применять к банку в целом и к его отдельным подразделениям; ко всем организационным структурам (в том числе небанковским); а также независимо от того, в какой стране или отрасли он применяется. Например, кредитная стратегия банка заключается в проведении анализа по следующим основным направлениям: отбор и подготовка персонала (корпоративная культура персонала в области проведения кредитной политики); оценка и контроль за состоянием кредитного портфеля; ценообразование с учетом степени риска; диверсификация операций банка — по секторам экономики, регионам, видам операций и услуг, для снижения общего кредитного риска банка; создание резервов на покрытие потерь по кредитам в соответствии с правилами бухучета и налогообложения; тщательный контроль и надзор за проблемными ссудами. С учетом полученных данных анализа банк разрабатывает концепцию дальнейшего развития. Хорошо проведенный анализ позволяет более точно определить
ориентацию банка, обосновать корректировки в выбранных банком направлениях развития.

Стратегические направления деятельности банка: выбор рынка; снижение нормы риска (например как отношение страховых фондов на покрытие рисков к общему, объему выданных ссуд); увеличение оборота банка; рост чистой (балансовой) прибыли. Определение стратегических направлений деятельности банка позволяет определить ближайшие, тактические цели (задачи) развития.

Задачи усовершенствования документации

В числе главных целей, направленных на усовершенствование документации, подчеркивают: выбор реквизитов для процедуры унификации и постановку всеобщих условий к реквизитам, включённых в разную документацию. Во время унификации реквизиты обязаны в полном объёме отвечать предназначению документации, где данная документация применяется, и методикам обработки. Одни из главных целей усовершенствования форматов документации:

Приемлемое сокращение в многообразии перечня документации по формату и требованиям к оформлению;
Образование, а также продвижение, как необходимый норматив конкретного лимита, позволяющего применять особо продуктивные требования и форматы оформления документации.

Не нашли что искали?

Как составить график документооборота в бухгалтерии?

Обнаруженная ошибка — не самое страшное. Гораздо печальнее, когда документ утрачен, еще хуже — если это коснулось значительного их количества. Причины могут быть самыми разными: халатность сотрудников, противоправные действия, стихийные бедствия и т.п.

В первую очередь необходимо оценить масштабы потерь, создав специальную комиссию. Если причиной является, например, пожар или кража, то нужно обязательно получить соответствующую справку в государственных органах.

Восстанавливать придется всю документацию, по которой еще не истек срок хранения. Но в первую очередь — постараться максимально быстро решить вопрос с данными за последние три года, которые могут «попасть» под налоговую проверку. Если информационная база не пострадала, то восстановить свои документы будет достаточно просто.

Сложнее с той «первичкой» которая получена от контрагентов, или на которой требуются отметки сторонних организаций. В этом случае необходимо запросить у всех контрагентов заверенные копии или дубликаты.

Важно!

Сохраняйте все подтверждающие документы, связанные с восстановлением утраченной «первички»: от акта обследования до переписки с контрагентами. Это поможет в случае, если налоговики захотят оспорить подлинность восстановленных документов.

В случае серьезных потерь для того, чтобы восстановить документацию и документооборот в бухгалтерском учете, может потребоваться помощь профессиональных консультантов.

Организация документооборота в бухгалтерском и налоговом учете во многом определяет состояние бизнеса в целом.

Без налаженной системы работы с документами неизбежны постоянные сбои всех бизнес-процессов. А если такая компания попадет в поле зрения проверяющих, то вряд ли удастся избежать серьезных санкций.

Организация бухгалтерского документооборота при помощи аутсорсинговой компании — мудрое решение организаций, которые хотят иметь идеальный порядок в документах как в текущей работе, так и в случае проверок.

1.1 Отдел кредитования физических лиц (далее именуемый ОКФЛ) является структурным подразделением КБ «Банк» (ООО), (далее именуется Банк). Отдел входит в структуру Управления кредитования клиентов (далее именуемого УКК) Департамента кредитных операций (далее именуемого ДКО) и подчиняется начальнику УКК, согласно утвержденной структуре Банка.

1.2 ОКФЛ в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, нормативными актами органов государственной власти и управления, нормативными актами Центрального Банка РФ, Уставом Банка, другими локальными нормативными документами Банка и настоящим Положением.

1.3 ОКФЛ УКК координирует свою работу со структурными подразделениями Банка в рамках своих полномочий с целью выполнения поставленных перед отделом задач и реализации функций Управления кредитования клиентов.

1.4 Все сотрудники ОКФЛ назначаются на должность и освобождаются от должности приказами Председателя Правления Банка по представлению начальника ОКФЛ и согласования с начальником Управления кредитования клиентов и начальником Департамента кредитных операций (именуемый далее ДКО). Сотрудники отдела осуществляют свои функции на основании утвержденных должностных инструкций, приказов и распоряжений Руководства Банка, настоящего Положения и распоряжений начальника ОКФЛ, начальника УКК и начальника ДКО.

1.5 Сотрудники отдела подчиняются непосредственно начальнику ОКФЛ.

1.6 Банк создает необходимые условия работы для выполнения каждым сотрудником Отдела своих обязанностей, в том числе предоставляет оргтехнику, коммуникационное, программное и канцелярское оснащение, обеспечивает специальной литературой и справочными материалами, способствует повышению квалификации персонала отдела. Для обеспечения оперативности проведения операций и сделок (приема и передачи необходимых документов, выезд к заемщику) Банк предоставляет сотрудникам ОКФЛ автотранспорт по мере необходимости.

1.7 Начальник отдела должен организовать работу таким образом, чтобы наиболее эффективно выполнять поставленные перед ОКФЛ задачи.

Основной целью деятельности ОКФЛ является:

2.1 Осуществление эффективной работы Управления кредитования клиентов по предоставлению кредитов физическим лицам и получения стабильного дохода от проведения кредитных операций Банка.

Основными задачами ОКФЛ являются:

2.2 Формирования качественного кредитного портфеля Банка на основании утвержденной кредитной политики.

2.3 Формирование кредитного досье заемщика, анализ полноты и качества предоставляемых документов.

2.4 Проверка качества и ликвидности обеспечения, предоставляемого заемщиками в Банк в качестве залога возврата кредитных средств.

2.5 Сопровождение кредитных договоров до полного выполнения заемщиком своих обязательств. Контроль за соблюдением заемщиками условий кредитных договоров. Осуществление текущего контроля за банковской ликвидностью на принципах платности, возвратности, надежности, целевого использования и срочности.

2.6 Своевременное предоставление Руководству Банка аналитической, статистической и другой отчетной информации (в виде отчетов, аналитических резюме, расчетов, таблиц, форм, графиков и т.д.) для анализа конъюнктуры кредитно-финансового и денежного рынков, а также анализа экономической эффективности работы ОКФЛ.

2.7 Приобретение и поддержание имиджа устойчивого Банка с положительной репутацией.

ДОКУМЕНТАЦИЯ И ДОКУМЕНТООБОРОТ В БАНКЕ

Следующие крупные изменения в порядке ведения кассовых операций были введены указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017:

Кассиру разрешается составлять общий приходный и (или) расходный кассовый ордер в конце дня на всю сумму, которую подтверждают фискальные документы (чеки и БСО онлайн-касс).
Подписи на кассовых документах сверяются только в случае, если документ составлен на бумаге.
Если расходный кассовый ордер составлен в электронном виде, то получатель денег может поставить на нем свою электронную подпись.
Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, то квитанцию кассир может отправить по просьбе вносителя денег на его электронную почту.
Вести кассовую книгу может не только кассир, но и другой уполномоченный сотрудник.

Ряд изменений претерпел также порядок выдачи денег под отчет. Читайте об этом здесь.

Последняя редакция кассового порядка введена с 30.11.2020 (указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У). С этой даты:

были внесены изменения в оформление расчетов с подотчетниками;
обособленным подразделениям разрешили не вести кассовую книгу, если они не хранят деньги, а сдают их в кассу юрлица;
исключено требование отражать в платежной ведомости депонирование не выданной в срок зарплаты;
кассиров обязали проводить контроль платежеспособности наличных денег при их приеме и запретили им выдавать банкноты даже с одним повреждением (такие банкноты нужно сдавать в банк);
определены правила ведения кассовых операций с применением автоматических устройств без участия работника.

К кассовым операциям относятся (п. 2 указания № 3210-У):

прием наличных денег, включая их пересчет (приходные операции);
выдача наличности (расходные операции).

Приходными операциями могут быть: поступление наличной выручки, получение денег со счета в банке, возврат неиспользованных подотчетных сумм и т. п. К расходным относятся выплата зарплаты, выдача подотчетных и командировочных сумм, сдача денег в банк и др.

Подробнее см. «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».

Все приходные и расходные операции в обязательном порядке документируются, исключение сделано для ИП, ведущих учет доходов, доходов и расходов либо физпоказателей в соответствии с выбранной системой налогообложения.

С 30.11.2020 при приеме наличных денег кассир должен проводить контроль их платежеспособности в соответствии с Указанием ЦБ от 26.12.2006 № 1778-У. Платежеспособные банкноты и монеты кассир обязан принимать. Это банкноты и монеты, не содержащие признаков подделки, без повреждений или имеющие повреждения следующего характера:

банкноты: загрязненные, изношенные, надорванные, имеющие потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, оттиски штампов, утратившие углы, края;
монеты, имеющие мелкие механические повреждения.

Кассирам запрещено выдавать банкноты, имеющие одно и более из повреждений, указанных в абз. 6–15 п. 2.9 положения ЦБ РФ № 630П (их нужно сдать в банк):

загрязнение поверхности лицевой и (или) оборотной сторон, приводящее к снижению яркости изображения на 8 процентов и более;
посторонние надписи, состоящие из двух и более знаков;
посторонний рисунок, оттиск штампа;
контрастное пятно диаметром 5 мм и более;
разрыв края банкноты длиной 7 мм и более;
сквозное отверстие, прокол диаметром 4 мм и более;
нарушение целостности банкноты, заклеенное клеящей лентой;
утраченный угол площадью 32 кв. мм и более;
утраченный край, вследствие чего размеры банкноты по длине и (или) ширине уменьшились на 5 мм и более;
частично утраченный красочный слой в результате потертости и (или) обесцвечивания.

Для документального оформления кассовых операций предназначены:

приходный кассовый ордер (ПКО);
расходный кассовый ордер (РКО);
кассовая книга;
расчетно-платежная ведомость;
платежная ведомость;
книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Унифицированные формы данных документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Далее мы расскажем об общих правилах оформления кассовых операций и подробно рассмотрим каждый из документов.

О том, как учитывать денежные средства, если у вас онлайн-касса, читайте в следующих материалах:

«Как вести учет денег при использовании онлайн-кассы»;
«Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?»;

Кассовые операции ведутся кассовым или иным работником, на которого руководитель организации или предприниматель возлагает обязанности кассира. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под подпись. Если кассиров у организации или ИП несколько, назначается старший кассир. При необходимости вести кассовые операции может также сам руководитель организации или ИП.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Кассир является материально ответственным лицом, с которым подписывается соответствующий договор. Его пример вы можете скачать по ссылке.

Все кассовые документы, включая кассовую книгу, могут составляться в бумажном или электронном виде. Документы на бумажном носителе оформляются от руки или на компьютере и подписываются уполномоченными лицами. Электронные документы оформляются с применением технических средств с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потери информации. Они подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Как команда Doczilla помогла Абсолют Банку

Проблема, с которой к нам обратились сотрудники АКБ Абсолют Банк — трата большого количества времени на подготовку кредитной и обеспечительной документации. Даже для типовых условий требовалось согласование между отделами банка, ручное введение данных из системы в документ, длительная подготовка текста, удаление сносок. Была поставлена задача ускорить процесс создания закладных и сложных документов с большим количеством условий и связей, исключить вероятность ошибок.

Что сделала команда Doczilla:

создала интерактивные закладные на базе обычных шаблонов;
для кредитного отдела перевела сложные шаблоны документов из Microsoft Word в интерактивные;
интегрировала конструктор документов с внутренней базой данных банка и подключила публичные реестры.

В результате работы:

в 4 раза увеличилась возможность бэк-офиса по количеству сделок без увеличения штата;
сократилось время подготовки закладной с 40 до 10 минут;
вероятность ошибок в документах стала равна нулю.

Автоматизация подготовки кредитных договоров позволила сотрудникам банка не тратить время на заполнение форм вручную, вычитку и длительное согласование. Также это обеспечило более быструю адаптацию нового члена команды к его должностным обязанностям. Как именно мы помогли банку оптимизировать документооборот и с какими сложностями пришлось столкнуться — читайте на нашем сайте.

Составление банковской документации — трудоемкий и рутинный процесс. Если его не автоматизировать, ежедневная подготовка документов будет отнимать у сотрудников время, которое можно направить на решение более глобальных задач. Сервисы, автоматизирующие работу с документами, упрощают труд работников банка и дают возможность в разы сократить время на оцифровку, подготовку и согласование документа. Чтобы избавиться от рутины и сократить time to money, попробуйте Doczilla Pro для банков.

Организация работы по ведению бухгалтерского учета в кредитных организациях

Важно!

Благодаря внедрённому нами процессу мы смогли получать заявки на кредит от потенциальных клиентов, а главное, у нас появилась возможность удалённо подписать кредитный договор с обеих сторон. Новые решения позволили:

обеспечить бесперебойность кредитного процесса даже в условиях новых пандемий (но мы очень надеемся, что их больше не будет);
выстроить полноценные и безопасные взаимоотношения с клиентами;
гарантировать юридическую силу документов и правомочность операций;
наладить простой и прозрачный диалог с надзорными организациями и госслужбами;
найти оптимальные способы использования электронных подписей;
отказаться от ручного ввода и хранения бумажной документации;
снизить число ошибок и погрешностей при работе с бумагами.

Кроме того, эти наработки смогут в будущем послужить хорошей основой для построения более функционального целевого решения.

Что такое документооборот и зачем он нужен

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборота.

График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненку.

Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучете№ 402-ФЗ.

Основные принципы организации документооборота

Правила организации документооборота должны соответствовать задачам, которые решает система. Это бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с минимальными затратами труда и времени.

Соблюдайте принципы документооборота, чтобы обеспечить бесперебойную работу системы и исключить утрату бумаг:

Четкая маршрутизация. Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
Непрерывность. Ее достигают за счет контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними.
Регламентация всех процедур исполнения документа. Все процедуры от создания или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
Исключение дублирования. Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов.

Организация документооборота на примере конкретного предприятия (стр

Характери стикой документооборота являе тся его объе м. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определе нного периода времени, как п равило года. Объем документооборота — важный показ атель, используемый в кач естве критерия при решении вопросов выбора организ ац ионной формы делопроизв одства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизв одства, ее штатного состава и д ру гих вопросов. П. М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания.

В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т. е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг. , «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году » Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.